SMS Vs. E-mail I Virksomhedsindstillinger: Nøgleforskelle

Forretningsetikette er den adfærdskodeks, som fagfolk følger, mens de udfører bestemte arbejdssituationer, eller når de bruger bestemte meddelelsesplatforme. Virksomheder bruger mange former for kommunikation, når de kontakter kunder eller kolleger, og hver enkelt kræver typisk en unik form for etikette. Kendskab til korrekt sms og e-mail etikette sikrer, at du bruger den korrekte kommunikationsform for tid, indhold og modtager. I denne artikel definerer vi sms og e-mail etikette og diskuterer lighederne og forskellene mellem de to.

Relateret: 10 eksempler på tekstmeddelelsesmarkedsføring (med forklaringer)

Hvad er sms-etikette i erhvervslivet?

Tekstetikette i erhvervslivet er den adfærdskodeks, som de fleste fagfolk følger, når de bruger mobile enheder til at sende beskeder til andre og udføre forretningskommunikation. Dette er et nyere koncept, da sms-beskeder i forretningsmiljøer steg i popularitet, efterhånden som brugen af ​​mobiltelefoner blev universel. Da folk har mobiltelefoner med sig i løbet af dagen, kan det ofte være ret praktisk at bruge tekster til at kontakte forretningspartnere eller kunder.

Det er typisk vigtigt for virksomheder og kolleger, der bruger tekstbeskeder til at administrere, hvornår og hvor ofte de sender beskeder. SMS etikette i erhvervslivet kan omfatte:

  • Sms'er i åbningstiden: Ligesom du kan ringe til en virksomhed, mens den er åben, kan du prøve at sende sms'er til dine kolleger eller kunder i åbningstiden. Dette skaber en naturlig grænse mellem arbejdssamtaler og privatliv.

  • Send korte beskeder: Ikke alle telefonabonnementer har en tegnbegrænsning, men det er vigtigt at sende korte, præcise beskeder, som modtageren nemt kan læse og forstå. Hvis du har brug for at dele en længere besked, kan du overveje at bruge e-mail.

  • Tilbyd at skifte til et telefonopkald: Hvis en hurtig sms-samtale har potentiale til at blive en længere og mere detaljeret diskussion, så tilbud at oprette et telefonopkald. Dette giver plads til, at hver person kan forberede sig til samtalen og diskutere arbejdet til bunds.

  • Brug en dedikeret arbejdstelefon: Nogle virksomheder tilbyder adgang til en arbejdstelefon eller en mobilenhed, der udelukkende er dedikeret til professionel kommunikation. At opbevare alle dine arbejdsrelaterede tekstbeskeder på en separat enhed kan hjælpe med at etablere en klar grænse mellem arbejde og hjem.

Relateret: SMS Marketing: Hvad det er, og hvordan man bruger det

Hvad er e-mail etikette i erhvervslivet?

E-mail etikette er adfærdskodeksen for at bruge afsendelse af lange meddelelser fra virksomheds e-mail-konti som et middel til professionel kommunikation. E-mail i erhvervslivet antager mange former, herunder at sende marketingopdateringer til kunder, kommunikere med internt personale eller sende forretningsdokumenter som vedhæftede filer. Business-e-mails kan tilbyde en lang metode til at kommunikere, mens beskeden sendes direkte til brugerens indbakke. E-mail er en pålidelig og langvarig metode til kommunikation i virksomhedsmiljøer. E-mail etikette praksis i erhvervslivet omfatter typisk:

  • Kommunikation med mange mennesker på én gang: En funktion ved e-mailing giver dig mulighed for at sende den samme besked til flere personer, hvilket er nyttigt for grupper og teams. Du kan også videresende beskeder til kolleger, der har brug for at få adgang til væsentlige oplysninger fra en anden samtale.

  • Afsendelse af store vedhæftede filer: Det er bedst at bruge e-mail, når du skal sende en stor fil eller vedhæftet fil, hvilket begrænser behovet for papirkopier af vigtige dokumenter. Dobbelttjek eventuelle vedhæftede filer, før du sender beskeden, for at sikre, at alle oplysninger er nøjagtige.

  • Oprettelse af første kontakt: Når du første gang kontakter en klient, kollega eller kunde, kan det at bruge e-mail som den første kommunikationsmetode give modtageren et positivt og professionelt indtryk af dig. At etablere kontakt kræver ro, og ofte er et langt budskab en nem måde at formidle professionalisme på.

  • Forventer at vente på et svar: I erhvervslivet modtager folk mange e-mails hver dag, så det er vigtigt, at du er parat til at vente på et svar. Du kan dog sende en opfølgende besked, hvis du har ventet længere end 24 timer.

  • Formater din besked: I lighed med at skrive et brev, er det vigtigt at formatere dine e-mail-beskeder med en introduktion, inklusive en emnelinje, dit navn og årsagen til, at du henvender dig. Andre formateringstip omfatter brug af en professionel tone, korrekturlæsning, dobbelttjek af, hvem der modtager beskeden og inklusiv en signatur.

Relateret: 16 bedste praksis for e-mailetikette på arbejdspladsen

SMS vs. e-mail i virksomhedsindstillinger

I forretningssammenhæng afhænger succesen af ​​forskellige kommunikationsmetoder af timing, indhold og publikum. Her er nogle vigtige forskelle og ligheder mellem sms og e-mail i forretningsindstillinger:

Tilgængelighed

SMS'er er en tilgængelig kommunikationsmetode, da de fleste mennesker kan have deres mobiltelefoner med sig i løbet af dagen. Tekster kan have høj prioritet, så det er bedst at sende dem, hvis du gerne vil have, at modtageren skal se dine beskeder med det samme. Dette vil sandsynligvis øge hastigheden, hvormed din modtager svarer. For marketingkampagner sender sms'er kampagnen direkte til kundernes telefon. Denne umiddelbarhed kan gøre sms'er til en hurtig og pålidelig metode.

Du kan nemt e-maile andre ved at bruge en stærk internetforbindelse. Mens nogle mennesker får adgang til e-mail på deres mobile enheder, bruger andre kun e-mail på deres computere. Kommunikationssporet er dog tilgængeligt for alle parter, der er inkluderet i e-mail-tråden, hvilket gør det nemt at spore samtalen eller føre optegnelser over interaktionen.

Relateret: 20 måder at starte en e-mail på

Længde

SMS'er er en kommunikationsmetode i kort form, hvilket betyder, at den indebærer korte, præcise beskeder. Nogle telefonabonnementer pålægger tegnbegrænsninger, så prøv at sende beskeder på under 200 tegn. Dette sikrer, at den sender korrekt og præsenterer klar og læsbar tekst, så modtageren nemt kan se den. Tekstbeskeder indeholder for det meste ord, med ringe kapacitet til dokumenter, fotos eller andre ressourcer. Det er vigtigt at sende tekstbeskeder, der klart og hurtigt angiver information.

E-mails er langformede, hvilket betyder, at det indebærer længere, forklarende beskeder. E-mail giver brugerne mulighed for at forklare historier, diskutere emner i dybden og give detaljerede instruktioner. E-mails kan indeholde vedhæftede dokumenter, links eller andet digitalt marketingmateriale på grund af den ekstra plads.

Relateret: 13 e-mail marketing tips til at booste din strategi

Læsbarhed

Tekster kan være nemme at læse, da de leveres direkte til din mobile enhed. Meddelelsens korte længde øger også læsbarheden. Men på grund af længden kan en kollega være nødt til at svare og bede om flere oplysninger. Derudover, hvis du ønsker at formidle en bestemt tone, kan du overveje at bruge e-mail i stedet for tekster for at sikre, at du kommunikerer klart.

E-mails kan tage længere tid at gennemgå og skrive. E-mails kan indeholde billeder, videoer eller vedhæftede filer, som du selv eller modtageren kan se igennem, før du udarbejder et svar. Folk modtager mange e-mails hver dag, så at sende en opfølgende besked hjælper modtageren med at se din første e-mail og prioritere at skrive et svar.

Relateret: Top job-e-mail-skabeloner til brug (og hvordan man opretter en)

Tone

På grund af sin hurtige, tilgængelige natur har sms'er en samtaletone. Denne tone kan være effektiv for kolleger, der arbejder tæt sammen, eller til at sende marketingkampagner ud til tilbagevendende kunder. Overvej at bruge e-mail, hvis du ønsker at kommunikere i en formel eller professionel tone. At begrænse antallet af sms'er, du sender til kolleger og kunder, kan opretholde en sund balance mellem professionel og personlig samtale.

E-mail slår en professionel tone, da det typisk forstås som et forretningsværktøj. Langformede meddelelser giver mulighed for mere formalitet i sammensætningen og strukturen af ​​e-mailen. Visse omstændigheder kræver en formel, professionel tone, såsom den første introduktion til en ny kunde eller en forklaring på et projekt.

Thomas Thygesen
Thomas Thygesen Forretningsetikette er den adfærdskodeks, som fagfolk følger, mens de udfører bestemte arbejdssituationer, eller når de bruger bestemte meddelelsesplatforme. Virksomheder bruger mange former for kommunikation, når de kontakter kunder eller kolleger, og hver enkelt kræver typisk en unik form for etikette. Kendskab til korrekt sms og e-mail etikette sikrer, at du bruger den korrekte kommunikationsform for tid, indhold og modtager. I denne artikel definerer vi sms og e-mail etikette og diskuterer lighederne og forskellene mellem de to.