Simpel Arbejdsplanskabelon: Med Eksempel

Hvis du forbereder dig på at lancere et nyt produkt eller koordinere et langsigtet projekt, kan en arbejdsplan hjælpe dig med at organisere detaljerne i ét dokument. At lave en skriftlig arbejdsplan opfordrer dig til at tænke igennem, hvad du vil opnå og bryde projektet op i mindre opgaver.

I denne artikel dækker vi de tre mest almindelige typer arbejdsplaner og de enkle trin, du kan tage for at lave en effektiv arbejdsplan for dit kommende projekt.

Hvad er en arbejdsplan?

En arbejdsplan er et skriftligt dokument designet til at strømline et projekt. Formålet er at skabe en visuel reference for mål, målsætninger, opgaver og teammedlemmer, der er ansvarlige for hvert område. Hvert medlem af dit team bør opdateres baseret på fremskridt og nuværende status.

Hvis du har et komplekst projekt, kan du lave din egen tilpassede arbejdsplan. Når du er klar over din strategi, og hvad du skal bruge for at få succes, kan en arbejdsplanskabelon spare tid, da du tilslutter opgaver, teammedlemmer, mål og tidslinjer.

En arbejdsplan indeholder:

  • Opstilling af mål og mål
  • Etablering af teamansvar
  • Fastsættelse af projekttidslinjer
  • Etablering af et budget

At arbejde gennem disse detaljer, før du starter et stort projekt, kan identificere teammedlemmernes ansvar, reducere chancerne for, at du vil overskride dit budget og øge sandsynligheden for at nå dit mål inden for den tildelte tidsperiode.

Relateret: Sådan opretter du en projektledelsesplan

Typer af arbejdsplaner

Der er flere arbejdsplaner, du kan oprette afhængigt af, hvem der skal bruge dokumentet. Formålet og typen af ​​projekt kan påvirke de specifikke detaljer, der skal medtages. De mest almindelige typer arbejdsplaner er:

Medarbejderens arbejdsplan

Enkeltpersoner og små grupper bruger almindeligvis denne type dokumenter som et værktøj til at udvikle og udføre en effektiv plan med retningslinjer og handlingstrin for at fuldføre et projekt. Denne plan kan omfatte:

  • Målet med projektet
  • Et fremskrevet budget
  • Materialer og udgifter til projektet
  • En estimeret tidsplan for færdiggørelse

For eksempel kan et marketingteam oprette en arbejdsplan for en ny reklamekampagne. Deres mål kan omfatte at øge salget med 25 % og webtrafikken med 15 %. De kan også angive rollerne for hvert teammedlem, såsom at skrive annonceteksten, kontakte distributionspartnere og tildele forfaldsdatoer for hver.

Lederens arbejdsplan

I lighed med medarbejdernes arbejdsplan har dette dokument et større projektomfang og kan omfatte:

  • Fordele projektet ville have for virksomheden
  • Detaljerede lister over omkostninger og budget forbundet med projektet
  • Statistikker, der viser, hvordan forretningen vil stige på grund af projektet

For eksempel kan lederen i en marketingafdeling lave en kvartalsvis strategisk plan. Målene kunne omfatte at øge onlinesalget med 20 %, listemål som at lancere en onlineannoncekampagne og ansætte en SEO-strateg for at øge online synlighed. Det kan omfatte et detaljeret budget, statistikker og oplysninger om månedlig vækst.

Virksomhedsejerens arbejdsplan

I lighed med en slank forretningsplan, som en iværksætter kan bruge, kan virksomhedsejerens arbejdsplan fokusere på årlige mål eller et nyt produktforslag. Disse typer af arbejdsplaner vil også omfatte markedsundersøgelser og langsigtede fremskrivninger.

For eksempel kan en ejer af en e-handelsvirksomhed oprette en arbejdsplan, der inkluderer årlige mål som at øge nettooverskuddet med 25 %, med specifikke mål for, hvordan det kan opnås. Det kan dog også omfatte markedsundersøgelser om aktuelle markedstendenser og en plan for at udforske nye muligheder for at generere indtægter.

Relateret: En komplet guide til Key Performance Indicators (KPI'er)

Sådan laver du en arbejdsplan

1. Sæt mål og mål

Det første skridt til at skabe en arbejdsplan er at sætte klare mål og målsætninger. Dine mål skal fokusere på det store billede, og målene skal være specifikke og håndgribelige. Hvis du for eksempel lancerer et nyt produkt, kan målet være at drive 50.000 mennesker til hjemmesiden i løbet af de næste 12 måneder. Et mål for det mål kunne være at lancere en ny kampagne på sociale medier.

2. Etabler teamansvar

Når du har identificeret målene, skal du tildele teammedlemmer til at drive disse initiativer. Hvis du udpeger et team til at nå individuelle mål, skal du udpege en leder til at holde teamet på sporet. Hvis projektet er stort og komplekst med mange teams, tildel hierarkiniveauer. Her kunne en projektleder overvåge flere teamledere, kun mødes med disse personer og fokusere på det overordnede fremskridt for at holde et projekt kørende efter tidsplanen.

3. Sæt projekttidslinjer

Tidslinjer er afgørende for at holde teammedlemmer på opgave og udgifter nede. Hvis du har en bestemt tid til at nå dit mål, kan du ændre strategi hurtigere, hvis du ser en mulighed for at bruge en mere effektiv tilgang.

Overvej at bruge retningslinjerne for SMART-mål til at lave din arbejdsplan. SMART står for:

  • Specifikt: Dine mål, mål og handlingstrin skal være klare og specifikke.
  • Målbar: Det skal være let synligt, når dit mål er nået.
  • Opnåelige: Dine mål og mål bør være noget, dit team realistisk kan opnå inden for den angivne tidsramme.
  • Relevant: Målet, målene og opgaverne skal være i overensstemmelse med dine værdier og langsigtede mål.
  • Tidsbaseret: Din plan skal have en realistisk slutdato, der giver dig mulighed for at prioritere din tid.

4. Opstil et budget

Budgettering skal ske i slutningen af ​​denne proces, da en del af planen kan omfatte indhentning af tilbud fra tredjepartsleverandører. Budgettet skal nedbryde omkostningerne og tildele forskellige opgaver til de enkelte teams. Hver gang et team når en ny milepæl eller opnår et mål, vil du være i stand til at gennemgå dine udgifter og afgøre, om teamet holder budgettet. Hvis et team eller en opgave ikke er inden for budgettet, kan du omfordele ressourcer fra andre områder eller bestemme, om de økonomiske ressourcer kan øges. En detaljeret arbejdsplan giver dig mulighed for nemt at se, hvor der er behov for flere midler, og hvor der kan være problemer med udgifterne.

Relateret: Sådan involverer du projektinteressenter

Arbejdsplan skabelon

Nedenfor er en arbejdsplanskabelon, du kan bruge og justere i overensstemmelse hermed for at organisere dit næste projekt. Klik her for at downloade denne enkle projektplanskabelon.

Eksempel på arbejdsplan

Følgende er et eksempel på en arbejdsplan for en virksomheds marketingstrategi for at øge onlinesalget:

Niels Bech
Niels Bech Hvis du forbereder dig på at lancere et nyt produkt eller koordinere et langsigtet projekt, kan en arbejdsplan hjælpe dig med at organisere detaljerne i ét dokument. At lave en skriftlig arbejdsplan opfordrer dig til at tænke igennem, hvad du vil opnå og bryde projektet op i mindre opgaver.