Sådan Skriver Du Et Benægtelsesbrev: Skabelon Og Eksempler

Mange ledelsesopgaver kræver beslutningstagning, hvilket kan resultere i afvisninger via afslagsbreve. At forstå detaljerne bag et afslagsbrev og de omstændigheder, der kan føre til et, kan hjælpe med dine daglige ledelsesopgaver. I denne artikel gennemgår vi, hvad et afslagsbrev er, hvornår du kan forvente at skrive et, lister trinene til at skrive et afslagsbrev og giver en skabelon og forskellige eksempler.

Relateret: Følgebrevsskabelon med tips og eksempler

Hvad er et afslagsbrev?

Et afslagsbrev er et brev, du skriver og afviser en medarbejders anmodning. For eksempel kan du afslå en lønforhøjelse, en forfremmelse, en overførsel, en orlov eller en ansættelsesanmodning. Afvisning af en anmodning berettiger et formelt afslag via et afslagsbrev, der forklarer årsagen til afslaget. Afsendelse af dette brev lukker i det væsentlige anmodningen fuldstændigt. Afvisningsbreve bevarer en formel og positiv tone og forbliver enkle, kortfattede og venlige i sproget. Selvom de ofte er korte, kan de variere i længde afhængigt af konteksten.

Hvornår skal du skrive et afslagsbrev?

Der er mange grunde til, at du muligvis skal skrive et afslagsbrev. Det kan for eksempel være, at afdelingen eller virksomheden ikke har de ressourcer, medarbejderen efterspurgte, eller anmodningen er måske ikke ankommet på et passende tidspunkt. Nogle scenarier, der kan føre til, at du skriver et afslagsbrev, omfatter:

• Du har allerede tildelt dit budget. Efter noget tid kan en af ​​dine medarbejdere bede dig om lønforhøjelse. At nægte en lønforhøjelse kan vise sig at være udfordrende, men hvis du allerede har tildelt midler på det tidspunkt, hvor medarbejderen beder om en lønforhøjelse, kan det være for sent for dig at godkende det.
• Der er ingen ledige stillinger til en forfremmelse. Efter at have arbejdet i din virksomhed i et stykke tid, kan nogle af dine medarbejdere bede dig om en forfremmelse. Selvom en medarbejder kan varetage det ansvar, der følger med en forfremmelse, er det måske ikke til gavn for din virksomhed at overbemande én afdeling, mens en anden er underbemandet.
• Overførsel er umulig. Hvis en medarbejder anmoder om overflytning til en anden afdeling eller filial, kræver det både dig og de øvrige lederes godkendelse. Selvom du er villig til at overføre medarbejderen, skal du muligvis stadig skrive et afslagsbrev, hvis den anden leder ikke er enig i overførslen.
• En orlov er måske ikke praktisk. En medarbejder kan bede om orlov på et ubelejligt tidspunkt, som når afdelingen har tilstrømning af arbejde. Hvis de tager afsted i en længere periode, medfører det uundgåeligt mere arbejde for alle andre på deres team. På grund af dette kan du blive nødt til at afvise deres anmodning.

Relateret: Sådan skriver du et ansøgningsbrev (med eksempler)

Hvordan man skriver et afslagsbrev

Brug følgende trin for at skrive et generelt afslagsbrev:

1. Gentag anmodningen

For at forhindre unødvendig forvirring skal du gentage den anmodning, din medarbejder fremsatte i et par korte sætninger. Da din medarbejder sandsynligvis fremsatte anmodningen for uger eller måneder siden, minder det både dig og dem om anmodningen, når du sender dem afslaget. Det er også muligt, at anmodningen har ændret sig, siden medarbejderen sendte brevet. I sidste ende hjælper et afslag, der gentager anmodningen, dem til bedre at forstå konteksten af ​​dit brev.

Relateret: Sådan skriver du et motivationsbrev (med tips og eksempler)

2. Vær specifik

Angiv en specifik grund til dit afslag. Medarbejdere kan finde større tilfredshed med dit brev - og dig som leder - hvis du forklarer dem, hvorfor du afviste deres anmodning. For eksempel, hvis du fortæller en medarbejder, at en anden leder afviste deres anmodning, og at situationen ikke er helt i din kontrol, kan det hjælpe dem med at forstå, hvorfor du var nødt til at afslå deres anmodning.

3. Tilbyd et alternativ, hvis det er muligt

Tilbyd om muligt en alternativ løsning på medarbejderens anmodning kort efter dit afslag. For eksempel, hvis en medarbejder bad om orlov på en dato, der ikke fungerer godt med teamet, afdelingen eller virksomhedens tidsplan, kan du overveje at foreslå en dato, der gør det. Skriv denne dato ned i kalenderen, hvis du har tænkt dig at skrive den foreslåede dato i dit brev.

4. Forbliv høflig og professionel

Skriv et hensynsfuldt og professionelt afslagsbrev for at bevare et godt forhold til din medarbejder. Derudover skal du holde det kort, men alligevel så detaljeret som muligt for at hjælpe dem med at forstå din holdning til afslaget. Hold en venlig tone gennem hele dit brev for at gøre det lettere at læse det.

Relateret: Sådan skriver du en hensigtserklæring (med eksempler og skrivetips)

Skabeloner til afslagsbreve

Brug denne afvisningsbrevskabelon til at konstruere dit eget afslagsbrev:

[ Medarbejders navn ]
[ Medarbejders adresselinje ]

Kære [ medarbejders efternavn ]

[ Nævn anmodningen og hvordan du betragtede den i første sætning. Fortsæt i et kort afsnit, hvor du nævner nogle faktorer, du overvejede, da du traf beslutningen. ]

[ Skriv et høfligt og formelt afslag på medarbejderens anmodning. Fortsæt ind i et lille afsnit, der opsummerer, hvorfor du ikke opfylder deres anmodning, og giv yderligere forklaring efter behov. Overvej at inkludere en alternativ løsning. ]

[ Tak dem for deres tid og tålmodighed med deres anmodning. ]

Med venlig hilsen
[ Dit navn ]

Prøve af afslagsbrev

Brug disse eksempler på afslagsbreve til at skrive dit eget afslagsbrev:

Afvisningsbrev for orlov

Overvej følgende eksempel på afvisningsbrev for en anmodning om orlov:

Joel Vancouver
9200 Allway Lane, NC 2056

Kære hr. Vancouver,

Jeg behandlede din anmodning om orlov. Som du ved, stræber vi efter at nå vores deadline-mål for denne uge før et møde med vores interessenter. Din tilstedeværelse og dit arbejde er meget vigtigt for os, ligesom din anmodning. Dette gjorde det lidt vanskeligt at træffe en beslutning. Jeg har konsulteret nogle kolleger i ledelsen, inden jeg besluttede mig.

Jeg må desværre meddele dig, at jeg ikke kan godkende din orlov på nuværende tidspunkt. Dit bidrag til dette projekt er en stor faktor i, hvorfor det har set så stor succes på tidligere møder. I betragtning af det kommende møde er det bedst at have din ekspertise med på holdet. Den kommende uge efter dette møde og ugen efter er dog langt mere velegnet til din orlov.

Hvis du beslutter dig for at indsende en anmodning til enten ugen efter eller næste uge efter mødet, accepterer jeg gerne din anmodning. Mange tak for din tålmodighed med mit svar.

Med venlig hilsen
Nathan Cott

Afslagsbrev for lønforhøjelse

Brug dette eksempel på afslagsbrev til en lønforhøjelse til at oprette din egen:

Joel Vancouver
9200 Allway Lane, NC 2056

Kære hr. Vancouver,

Der har været mange overvejelser ved modtagelsen af ​​din anmodning om lønforhøjelse. Siden dette år lige startede, gjorde vores virksomheds budgettildeling det også. Efter at have overvejet din anmodning, må jeg desværre meddele dig, at jeg ikke kan opfylde din anmodning om lønforhøjelse. Vi har allerede besluttet os for en budgettildeling, og at give en lønforhøjelse forstyrrer disse fastlagte planer. Efter indeværende kvartal er jeg dog glad for at modtage endnu et anmodningsbrev fra dig vedrørende en fremtidig lønforhøjelse.

Mange tak for din tid og din tålmodighed med at vente på mit svar.

Med venlig hilsen
Nathan Cott

Afslagsbrev for en prøve på kandidatleje

Følgende er et eksempel på afslagsbrev for en ansættelseskandidat, som du kan bruge til at oprette dit eget afslagsbrev:

Joel Vancouver
9200 Allway Lane, NC 2056

Kære hr. Vancouver,

Efter at have modtaget din anmodning om din nye ansættelseskandidat, gennemgik jeg ansøgerens oplysninger, du har givet. I øjeblikket, mens vi ikke ansætter udelukkende til den afdeling, så gjorde jeg mit bedste for at organisere de data, du har givet, i et pitch for den relevante afdelingsleder. Jeg sætter pris på dit samarbejde og for at inkludere mere end nok data, end vi har brug for til disse ansættelser.

Desværre må jeg informere dig om, at vi ikke kan ansætte denne kandidat på nuværende tidspunkt. Efter at jeg havde gennemgået hans oplysninger med afdelingslederen, traf lederen i sidste ende den endelige beslutning om ikke at fortsætte med ansættelsesprocessen. På trods af mine forsøg på at forfremme kandidaten, mente lederen, at afdelingen ikke er i stand til at ansætte på nuværende tidspunkt.

Jeg opfordrer dog stærkt din kandidat til at ansøge igen, når vi har en åbning. Selvom jeg er usikker på tidsrammen, tror jeg, han ville være en stor hjælp for den afdeling, han søgte. Derudover vil jeg gerne have, at du informerer ham om, at han er velkommen til at søge nogle af vores andre ledige stillinger, der kunne passe ham.

Mange tak for din tid og tålmodighed med denne sag.

Med venlig hilsen
Nathan Cott"

Afslagsbrev for en prøve på en lejeansøgning

Følgende er et eksempel på afslagsbrev for en lejeansøgning, som du kan bruge til at oprette dit eget afslagsbrev:

Joel Vancouver
9200 Allway Lane, NC 2056

Kære hr. Vancouver,

Tak for din interesse i vores lejebolig. Efter nøje overvejelse skal jeg informere dig om, at vi ikke gik videre med din ansøgning. Det ser ud til, at din ansøgning er ufuldstændig med hensyn til økonomiske oplysninger. Jeg kan ikke vurdere, om du har midlerne til at fastholde de første huslejebetalinger, som er et af vores politikkrav.

Hvis du genindsender din ansøgning til vores ejendom igen, vil jeg gerne genoverveje din ansøgning. Mange tak for din tid og tålmodighed.

Med venlig hilsen
Nathan Cott"