Sådan Skriver Du En E-mail Med Omlagt Møde

Hvis du har brug for at omplanlægge et møde, er det vigtigt at sende en e-mail med besked til deltagerne. At vide, hvornår du skal sende denne type e-mail, og hvordan du formaterer den, kan hjælpe dig med at bevare et bedre samarbejde med dine kolleger. I denne artikel forklarer vi, hvad en e-mail med omlagt møde er, hvornår du skal sende en, lister trinene til at skrive en e-mail med omlagt møde og giver dig en skabelon, eksempler og nyttige tips.

Relateret: Guide til at skrive en virksomheds-e-mail

Hvad er en e-mail med omlagt møde?

En e-mail med omlagt møde er en e-mail, du sender, når du skal ændre dato og klokkeslæt for et kommende møde. Mailen informerer mødedeltagere om, at du ikke længere kan mødes på den oprindelige dato og det oprindelige klokkeslæt. Det kan også give dem en begrundelse for, hvorfor I ikke længere kan mødes på den oprindelige dato og tid og foreslå en ny dato og et nyt tidspunkt for mødet.

Relateret: Sådan skriver du en professionel e-mail

Hvornår skal du sende en e-mail med omlagt møde?

Når du skal flytte et møde, er det vigtigt at udsende en e-mail med omlagt møde så hurtigt som muligt. Udsendelse af denne e-mail, så snart du kan, viser din respekt for hver enkelt deltagers tid og tidsplan. Det giver også dine modtagere mulighed for at planlægge noget andet på den pågældende dato og tidspunkt.

Sådan skriver du en e-mail med omlagt møde

Før du skriver din e-mail, skal du sørge for, at du har en gyldig grund til at ændre tidsplanen. Det kan for eksempel være, at du skal mødes med en klient før dit møde, eller du blev syg. Brug derefter følgende trin til at skrive en e-mail med omlagt møde:

1. Åbn med en hilsen

I begyndelsen af ​​din e-mail skal du skrive en hilsen efterfulgt af modtagerens navn. For eksempel kan du skrive "Kære James" eller "Hej, Cassandra." Hvis du skriver til en gruppe mennesker, kan du sige "Hej allesammen."

Relateret: 20 måder at starte en e-mail på

2. Angiv formålet med din e-mail

Efter din hilsen skal du nævne mødet og dets oprindelige dato og klokkeslæt. At nævne mødet minder dem om detaljerne og fortæller dem, hvorfor du skriver.

3. Anmod om omlægning af mødet

Indgiv din anmodning om at flytte mødet. Fortæl modtageren, at du stadig vil have mødet, du skal blot flytte det til en anden dato eller et andet tidspunkt. Giv dem så mange oplysninger som muligt om årsagen til omlægningen.

4. Giv dem din tilgængelighed

Når du har fremsat din anmodning om at omlægge mødet, skal du finde et nyt mødetidspunkt. Hvis du ved, hvornår du gerne vil mødes, så spørg dem, om de er tilgængelige på den dato og det tidspunkt. Du kan også tilbyde yderligere datoer og tidspunkter, der måske fungerer bedst for dem. Overvej at tilføje et link til din onlinekalender, som giver din modtager mulighed for at se din tilgængelighed.

Hvis du omplanlægger et møde med flere deltagere, skal du vente på at høre fra alle om deres tilgængelighed, før du indstiller en ny dato og et nyt tidspunkt for mødet. Dette sikrer, at alle kan deltage i det nye møde.

5. Afslut e-mailen

I slutningen af ​​din e-mail skal du takke din modtager for deres tid og undskylde for ulejligheden, som omlægningen måtte have forårsaget. En undskyldning er ikke kun en oprigtig gestus, men den viser også din påskønnelse af deres fleksibilitet.

6. Skriv en afmelding

Skriv en professionel afslutning som "Med venlig hilsen" efterfulgt af dit navn. Du kan også inkludere dit telefonnummer, hvis de har spørgsmål eller ønsker at tale med dig om omlægningen over telefonen.

Relateret: Sådan flytter du et møde: Skabelon, eksempel og tips

Skabelon

Når du skriver en e-mail med omlagt møde, skal du følge et bestemt format. Brug følgende skabelon til at skrive en e-mail med omlagt møde:

Kære [ navn ] ,

Jeg vil gerne informere dig om, at jeg er nødt til at flytte vores møde til [ årsag til mødet ] den [ dato ] kl . [ Valgfri forklaring på årsagen til, at du skal flytte mødet. ] Selvom jeg skal omlægge tidsplanen, vil jeg stadig gerne mødes for at diskutere [ årsag til mødet ] .

Jeg er tilgængelig til at mødes på [ foretrukken mødedato ] [ foretrukket mødetidspunkt ] . Hvis denne dato og klokkeslæt ikke virker for dig, så lad mig vide, hvilken dato og klokkeslæt du kan mødes.

Tak for din tid. Jeg beklager ulejligheden, som omlægningen måtte have forårsaget. Jeg ser frem til at møde dig på en ny dato og tid.

Med venlig hilsen
[ dit navn ]
[ dine kontaktoplysninger ]

Eksempler

Når du ved, hvordan du formaterer din omplanlagte e-mail, skal du tænke på et nyt tidspunkt og en ny dato for, hvornår du gerne vil mødes, og begynde at skrive din e-mail. Brug disse eksempler til at vejlede skrivningen af ​​din egen e-mail med omlagt møde:

Eksempel 1

Her er et eksempel på en e-mail med omlagt møde:

Kære Lily,

Jeg er nødt til at informere dig om, at jeg er nødt til at flytte vores møde for at diskutere den nye bygningsudvidelse den 15. januar kl. 10. Desværre har jeg nogle uventede familieforpligtelser, jeg skal tage mig af den dag. Selvom jeg skal omlægge tidsplanen, vil jeg stadig gerne mødes for at diskutere din vision for udvidelsen.

Jeg er klar til at mødes den 20. januar kl. 12.00 eller kl. 14. Hvis denne dato eller disse tidspunkter ikke fungerer for dig, bedes du fortælle mig, hvilken dato og hvilket tidspunkt du kan mødes.

Tak for din tid. Jeg beklager ulejligheden, som omlægningen måtte have forårsaget. Jeg ser frem til at møde dig på en ny dato og tid.

Med venlig hilsen
Alexandra Castillo
555-555-5555

Eksempel 2

Her er et andet eksempel på en e-mail med omlagt møde:

Hej Carly,

På grund af en uventet familienødsituation er jeg nødt til at omlægge vores telefoninterview, der er planlagt til den 10. januar kl. 15.00. Selvom jeg er nødt til at ændre mødedato og -tidspunkt, vil jeg stadig gerne mødes for at diskutere dine kvalifikationer og potentielle fremtid med Bamboo Creative.

Jeg er klar til at ringe til dig den 12. januar kl. 10.00. Hvis denne dato og klokkeslæt ikke fungerer for dig, bedes du fortælle mig, hvilken dato og hvilket klokkeslæt du er ledig.

Tak for din fleksibilitet. Jeg beklager ulejligheden, som omlægningen måtte have forårsaget. Jeg ser frem til at tale med dig på en ny dato og et nyt tidspunkt.

Med venlig hilsen
Finley Covington

555-555-5555

Tips

Mens du skriver din omlagte e-mail til mødet, skal du se efter måder at forbedre dens klarhed og det overordnede format. Brug følgende tips til at hjælpe dig med at skrive en effektiv og professionel e-mail med et nyt møde:

  • Skriv en detaljeret emnelinje. Udover at have en beskrivende e-mail, har du også brug for en detaljeret emnelinje, der lader dine modtagere vide, hvorfor du skriver. Skriv en informativ emnelinje, der indeholder vigtige oplysninger om mødet, såsom dit navn, mødets oprindelige dato og navnet på din virksomhed. Jo bedre din emnelinje er, jo større chance har du for, at din modtager åbner din e-mail.
  • Giv forhåndsmeddelelse. Af hensyn til mødedeltagere skal du give dem mindst 24 timers varsel. At sende din e-mail ud på forhånd giver dem mulighed for at ændre deres tidsplan og lægge andre planer i løbet af det oprindelige mødetidspunkt.
  • Tilbyd flere nye mødetider. Selvom du har en foretrukken dato og et foretrukket tidspunkt for, hvornår du gerne vil ændre tidsplanen, kan du tilbyde dine modtagere et udvalg af nye datoer og tidspunkter. Dette giver dig en bedre chance for at finde et nyt tidspunkt, hvor alle kan mødes.

Elo Frederiksen
Elo Frederiksen Hvis du har brug for at omplanlægge et møde, er det vigtigt at sende en e-mail med besked til deltagerne. At vide, hvornår du skal sende denne type e-mail, og hvordan du formaterer den, kan hjælpe dig med at bevare et bedre samarbejde med dine kolleger. I denne artikel forklarer vi, hvad en e-mail med omlagt møde er, hvornår du skal sende en, lister trinene til at skrive en e-mail med omlagt møde og giver dig en skabelon, eksempler og nyttige tips.