Sådan Opretter Du Et Notat: Med Skabelon Og Eksempler

Memoer er en almindelig kommunikationsmetode på mange arbejdspladser. Når du skal formidle kort, specifik information til en gruppe mennesker i din organisation, kan et notat være et godt alternativ til at arrangere et møde. I denne artikel forklarer vi komponenterne i et notat og giver en guide til, hvordan du opretter et velskrevet notat.

Hvad er et notat?

Et notat eller memorandum er en meddelelse, der bruges til at kommunikere information inden for en virksomhed. Memoer kan bruges til at annoncere nye politikker, minde medarbejdere om eksisterende regler og generelt holde folk informeret. Et notat er mindre formelt end et brev, som du vil bruge, når du kommunikerer med personer uden for en organisation.

Formålet med et notat

Memoer skal være informative og give en kort, klar og direkte besked. Selvom mange notater har lignende elementer, kan du bruge dem til en lang række formål, herunder:

  • Dokumentation af virksomhedens politik
  • Opdatering af medarbejdere om en situation
  • Forklaring af procedurer
  • Instruktion af personalet i, hvordan man bruger nyt udstyr
  • Informere medarbejdere om en virksomhedsændring
  • Annoncering af en rolleændring eller forfremmelse

    Relateret: Dokumentation på arbejdspladsen

Dele af et notat

Uanset om de annoncerer en forfremmelse eller introducerer en ny politik, har alle notater de samme grundlæggende dele. Memoer kan variere i længde, men de fleste er en eller to sider for at holde publikum fokuseret og interesseret i dit budskab. Et notat indeholder hver af følgende:

  1. Header
  2. Emnelinje
  3. Erklæring
  4. Diskussion
  5. Resumé (valgfrit)

1. Overskrift

Den første komponent i et notat er overskriften, en liste over oplysninger, der giver kontekst for resten af ​​notatet. Overskriften inkluderer, hvem meddelelsen adresserer, og hvem meddelelsen er fra, såvel som referencenoter som dato, klokkeslæt eller sted. At inkludere en overskrift i dit notat hjælper med at skabe nøjagtige registreringer. Overskriften hjælper også medarbejderne med at holde styr på, hvilke beskeder der er vigtigst for dem, og hvornår virksomhedsændringer trådte i kraft.

2. Emnelinje

En emnelinje opsummerer emnet for notatet og kommer normalt direkte efter overskriften. Hvert notat bør kun fokusere på ét emne. Emnet skal være kort og klart og give et grundlæggende emne i stedet for en fuldstændig forklaring. Hvis dit notat vil blive opbevaret til reference, kan en præcis og enkel emnelinje hjælpe med at opretholde organisationen på dit kontor.

3. Erklæring

Erklæringen er den første del af brødteksten i din meddelelse. Det er her, du deler formålet med notatet og introducerer din hovedidé. Angiv blot de oplysninger, du deler med dine kolleger. Hvis der er vigtige baggrundsoplysninger, kan du inkludere det i denne del af notatet.

4. Diskussion

Diskussionsdelen af ​​et notat forklarer ændringer, du har foretaget, anerkender mulige udfordringer og giver yderligere detaljer. Afhængigt af målet med dit notat kan du også bruge denne sektion til at bede om feedback eller bede dine kolleger om at foretage en bestemt handling. Dette afsnit bør forblive fokuseret på de vigtigste dele af dit budskab for at holde informationen klar.

5. Resumé (valgfrit)

Nogle notater indeholder et kort resumé, der forbinder tilbage til emnelinjen. Et resumé kan også vise de sidste påmindelser og takke medarbejderne for deres hårde arbejde og samarbejde.

Sådan opretter du et notat

Oprettelse af et velskrevet notat, der giver klare oplysninger, kan spare dig for den tid, du behøver at afklare forvirrende beskeder. Følg disse trin for at oprette et notat:

1. Liste over din vigtigste idé

Du skal have en klar forståelse af dit budskab for at forklare det til andre. Angiv de vigtigste punkter, du skal forklare i dit notat. Hvis du har for mange, kan du overveje at bruge et rapportformat eller dele dit budskab på flere, mere specifikke notater.

2. Forstå dit publikum og din tone

Et notat, der annoncerer en firmafest eller årlige bonusser, vil sandsynligvis have en gladere og mere afslappet tone end et notat, der annoncerer et stort skift i virksomhedens politik. Dit ordvalg og din skrivestil skal være let at forstå for dine kolleger eller medarbejdere.

3. Brug en skabelon

Du kan bruge en skabelon til at sikre, at du bruger det rigtige format til dit notat. At udfylde en skabelon kan også sikre, at du deler alle de tilsigtede oplysninger.

4. Hold afsnit korte

Skriv dine notater med korte afsnit for at gøre dem nemmere at læse. Hvis det er muligt, skal du bruge punktopstillinger og lister til at understrege nøgleoplysninger.

5. Korrektur

Før du sender dit notat, skal du genlæse hvert afsnit for korrekt grammatik og klarhed. Bekræft, at din header er adresseret til de rigtige personer, og at dit emne matcher meddelelsen.

6. Distribuer notatet

Send dit notat rettidigt for at holde din organisation informeret. Mange organisationer sender notater via e-mail samt lægger dem op på et fremtrædende sted på arbejdspladsen. Gem en kopi af dit notat til dine filer, hvis du har brug for at henvise til det.

Memo skabelon

Din arbejdsplads kan bruge et bestemt notatformat, men de fleste notater kan generelt oprettes ved brug af en kontormemo-skabelon. Her er et eksempel på en skabelon til et grundlæggende kontornotat:

*Til: Modtager(e) af notatet*

*Fra: Person eller gruppe, der sender notatet*

*Dato: Udstedelsesdatoen*

*Emne: Emnelinje*

[ I det første afsnit af dit notat skal du tydeligt angive din hovedidé. Angiv alle vigtige oplysninger, der direkte påvirker modtageren af ​​notatet. ]

[ Dit andet afsnit skal udvide hovedideen og dele yderligere detaljer. Opsummer enhver diskussion om emnet for dit notat og bed om input fra personalet, hvis det er relevant. ]

[ Du kan inkludere et valgfrit tredje afsnit, der opsummerer notatet. Følg dette afsnit med en høflig afslutning og din underskrift. ]

[ Afslutning, såsom Med venlig hilsen/Tak, ]

[ Dit navn ]

[ Kontaktoplysninger, hvis relevant ]

Vedhæftede filer: [ Vis alle dokumenter, der henvises til i notatet ]

Eksempel på notater

Du kan finde det nyttigt at læse notater, der er blevet udsendt af andre i din organisation. At matche tonen og formatet i dit notat til andre, du har set på arbejdspladsen, vil hjælpe dine kolleger med at forstå dit budskab. Gennemse følgende eksempelmemoer for at guide din skriveproces:

Eksempel 1: Annoncering af en forfremmelse

*Til: Alt personale*

*Fra: Miko Tompkins, Human Resources Director*

*Dato: 6. august 2019*

*Emne: James Ndeba bliver regnskabsdirektør*

Fra den 10. august 2019 overgår vores nuværende regnskabschef James Ndeba til rollen som regnskabsdirektør. Alle nye projekter vil blive tildelt resten af ​​regnskabsteamet under denne overgang.

I løbet af sine tre års erfaring som vores hovedbogholder demonstrerede James exceptionelle lederevner, og vi ser frem til den indflydelse, han vil få på vores organisation som regnskabsdirektør. Hvis du har spørgsmål til denne overgang, så tøv ikke med at kontakte mig via e-mail.

Tak til jer alle for jeres hjælp til at gøre denne overgang så smidig som muligt. Kom venligst forbi James' kontor for at lykønske ham med denne forfremmelse.

Med venlig hilsen,

Miko Tompkins

Eksempel 2: Politikpåmindelse

*Til: Salgsteam*

*Fra: J'naya Burroughs, salgschef*

*Dato: 21. september 2019*

*Emne: Process for refusion*

Da vi har flere nyansatte, bedes du gennemgå vores politik for at få rejseudgifter refunderet. For hvert enkelt køb skal du udfylde salgsudgiftsskemaet og indsende det til regnskabsafdelingen senest den sidste dag i måneden. Udgifter afgivet efter forfaldsdatoen vil ikke være berettiget til refusion.

Tak fordi du har indsendt alle rejseudgifter til tiden. Dette hjælper os med at administrere vores månedlige rejsebudget og sikrer, at vi kan finansiere alle planlagte rejser. Du kan komme forbi mit skrivebord eller maile mig med spørgsmål.

Tak skal du have,

J'naya

*Vedhæftede filer: Salgsudgiftsformular*

Nick Sommer
Nick Sommer Memoer er en almindelig kommunikationsmetode på mange arbejdspladser. Når du skal formidle kort, specifik information til en gruppe mennesker i din organisation, kan et notat være et godt alternativ til at arrangere et møde. I denne artikel forklarer vi komponenterne i et notat og giver en guide til, hvordan du opretter et velskrevet notat.