Sådan Laver Du En Vellykket Kick-Off-mødepræsentation

Sådan Laver Du En Vellykket Kick-Off-mødepræsentation

Når du starter et nyt forretningsprojekt, er det afgørende at etablere en klar vision for succes. Et kick-off mødepræsentation er din mulighed for at etablere de stærke interessentrelationer, der fører til optimale projektresultater. Hvis du er interesseret i at udvikle en velinformeret tilgang til at starte projekter, kan du med fordel lære om kick-off mødepræsentationer. I denne artikel gennemgår vi, hvad en kick-off mødepræsentation er, hvordan man gennemfører en, hvad man skal have med i en og tips til succes.

Hvad er en kick-off mødepræsentation?

En kick-off mødepræsentation introducerer interessenter til teammedlemmerne, planer og procedurer involveret i et specifikt projekt. Et kick-off møde kan være internt med kun din virksomheds medarbejdere, eller det kan være mellem din virksomhed og repræsentanter for en anden virksomhed. Kick-off mødepræsentationer etablerer en fælles følelse af formål, positive arbejdsrelationer, gensidigt accepterede forventninger og en fælles definition af succes.

Relateret: Forståelse af projektledelsesfaserne

Sådan gennemfører du en kick-off mødepræsentation

Her er de trin, du skal tage, når du gennemfører din egen kick-off mødepræsentation:

1. Inviter interessenter

Kick-off møder er en kritisk mulighed for interessenter til at lære om og diskutere et projekts detaljer. Sørg for at vælge en mødedato og -tidspunkt i god tid, så de inviterede kan træffe de nødvendige arrangementer. Når du forbereder din liste over inviterede, skal du sørge for at inkludere:

  • Projektledere
  • Projektteammedlemmer
  • Repræsentanter fra involverede afdelinger
  • Repræsentanter fra entreprenørfirmaer
  • Projektsponsorer
  • Ledere fra kundevirksomheden

2. Organiser din præsentation

Giv dig selv god tid til at organisere din præsentation. De fleste kick-off mødepræsentationer er lysbilledshow. Selvom du følger en skabelon, skal du sandsynligvis bruge betydelig tid på at indsamle oplysninger fra en række forskellige kilder og udføre nogle uafhængige undersøgelser. Overvej før mødet at dele din præsentation med interessenter i din organisation for at undgå at gentage unøjagtige eller forældede detaljer.

Da de fleste kick-off mødepræsentationer afsluttes med en spørgsmål-og-svar-sektion, skal du oprette en liste over spørgsmål, som du forventer, at interessenter stiller, og bekræfte, at du har de konkrete oplysninger til at svare.

3. Sikre effektiv levering

Et vellykket kick-off møde er afhængig af en effektiv levering af din præsentations indhold. Afhængigt af din rolle i organisationen, kan du beslutte at uddelegere præsentationen til en kollega, der udmærker sig ved offentlige taler, eller du kan have flere parter til at bidrage under mødet. Hvis du er hovedpræsentanten, skal du øve et par gange på forhånd, så du kan tale trygt, når du faktisk er foran et publikum.

Læs mere: Sådan forbedrer du dine præsentationsevner

4. Del dit arbejde

Efter kick-off mødet skal du sende en opfølgende e-mail med tak til deltagerne og inkludere en kopi af din præsentation. Interessenter sætter pris på at have en reference, de kan bruge til at bekræfte detaljer i fremtiden. Hvis nogen ikke kunne deltage i mødet, er det en tankevækkende gestus at give dem en virtuel kopi, der sikrer, at alle parter er informeret.

Hvad skal du inkludere i din kick-off mødepræsentation

Her er de vigtigste komponenter, der skal inkluderes i din kick-off mødepræsentation:

Introduktioner

Selvom du kender de fleste af mødedeltagerne, har dit kick-off møde gavn af at starte med introduktioner. Identificer nøglerepræsentanterne for din organisation, så der er en gensidig fortrolighed blandt alle interessenter. Hvis det er relevant, kan du bede deltagerne om at dele en sjov fakta om sig selv. Din præsentation kan tjene som en introduktion til folk, der skal arbejde meget sammen, så det kan have langsigtede fordele at understrege venlighed og interpersonel forbindelse.

Projektbaggrund

Dediker tid til at forklare det grundlæggende om din virksomheds drift og årsagen til det nye projekt. Interessenter uden for din organisation forstår muligvis ikke dit teams kvalifikationer eller ekspertise. De nyder godt af en forklaring på, hvad de kan forvente af dig som deres partner. At diskutere projektets baggrund hjælper også dit nuværende team med at forstå, hvordan andre tidligere har løst et problem. De kan derefter orientere deres proces for at tage højde for tidligere lektioner og fejl. Dette er et godt tidspunkt at angive det overordnede mål for projektet.

Projektets omfang og begrænsninger

At kende et projekts ultimative mål er nyttigt, men det efterlader mange spørgsmål ubesvarede uden en diskussion af projektets omfang. Projektomfang definerer de resultater, du lover at opnå, mens du specificerer, hvad der ikke er dit teams ansvar.

For eksempel kan et museum hyre et sikkerhedskonsulentfirma til at designe et nyt sikkerhedssystem. Uden at diskutere projektets omfang, ved museets interessenter måske ikke, om sikkerhedsfirmaet rent faktisk installerer sikkerhedskameraerne eller lokaliserer de ekstra vagter, det anbefaler. Når din klient ved, hvad dine tjenester ikke omfatter, kan de enten forhandle for dig om at udføre yderligere arbejde eller finde yderligere hjælp.

Læs mere: Sådan opretter du din projektomfangserklæring

Leverancer og tidslinjer

Dit startmøde giver alle, der overvåger leverancer, mulighed for at bekræfte foreslåede tidslinjer. En interessent kan give anledning til bekymring over bestemte datoer på grund af andre forpligtelser eller personlige konflikter. Du kan muligvis foretage en tidslinjejustering under mødet, men hvis ikke, er det stadig en fordel at opdage disse potentielle problemer tidligt.

Det er også vigtigt at diskutere, hvordan dine leverancer påvirker hinanden. Nogle gange kan arbejdet ikke begynde på en del af et projekt, før holdkammeraterne har fuldført en separat opgave. Din præsentation giver mulighed for at gennemgå forholdet mellem forskellige dele af dit projekt og sikre, at alle forstår, hvordan deres ansvar påvirker andres succes.

Opgavefordeling

Sørg for at gennemgå, hvilket personale der har ansvaret for hver leverance eller administrativ funktion. Klare forventninger begrænser risikoen for forvirring og giver alle interessenter mulighed for at stille spørgsmål, der afklarer deres pligter. Gennemgang af opgavedelegering giver også alle mulighed for at vide, hvem de skal kontakte med særlige bekymringer. Især når du arbejder med en anden virksomhed, er det vigtigt, at du undgår at spilde tid i fremtiden ved at skabe betingelserne for nem kommunikation i nuet.

Læs mere: Delegation af myndighed: Definition og vejledning

Samarbejdsretningslinjer

Forklar, hvordan du forventer, at samarbejde opstår, mellem enkeltpersoner og mellem virksomheder. Samarbejdsretningslinjer kan omfatte instruktioner vedrørende kommunikation, rapporteringsprocesser, deling af information eller fordeling af omkostninger. Selvom dit startmøde er til et internt projekt, har du muligvis retningslinjer for samarbejde, der adskiller sig fra din sædvanlige praksis. For eksempel kan du implementere en unik sikkerhedsprotokol eller bruge en dedikeret database, som dit team skal kende til, før arbejdet begynder.

Forudsætninger

Nogle gange kan din projektplanlægning kræve, at dit team gør antagelser. Dette er typisk, men det er en fordel at dele, hvilke antagelser der ligger til grund for dine fremskrivninger, så andre interessenter kan forstå din tankeproces og identificere nødvendige forholdsregler. Antagelser i projektledelse refererer til enhver ubekræftet information, du brugte til at udvikle estimater eller design. For eksempel, hvis dit projekt kræver et materiale med en meget variabel pris, er det afgørende at dele, hvilket prispunkt du brugte i dine beregninger.

Læs mere: Projektantagelser: Hvad de er, og hvordan man administrerer dem

Begrænsninger og risici

De fleste projekter skal tage højde for mindst nogle få begrænsende faktorer. Dediker noget af din præsentation til at gennemgå eventuelle bekymringer, der kan påvirke din tidsplan, budget eller arbejdsordninger. Interessenter sætter pris på at vide om potentielle vanskeligheder på forhånd, og ved at holde alle informeret om dem, sætter du flere mennesker i stand til at træffe beskyttelsesforanstaltninger. For eksempel, hvis en byggeprojektleder har bekymringer om en tømmerleverandør, kan en projektpartner anbefale en alternativ kilde.

Næste skridt

Næste trin beskriver de handlinger, dit team skal udføre lige efter, at dit kick-off møde er afsluttet. Efter at have præsenteret så meget information, er det nyttigt at omfokusere samtalen omkring de specifikke opgaver, der skal udføres først. Dette er også din mulighed for at afslutte med et motiverende budskab, der begejstrer alle interessenter til at komme i gang.

Læs mere: Sådan opretter du en effektiv kommunikationsplan for projektledelse

Spørgsmål

Inden mødet afsluttes, opfordre interessenter til at stille spørgsmål, de måtte have. Et kick-off møde er et ideelt tidspunkt for enhver usikkerhed at blive elimineret. Især hvis alle de centrale projektledere er til stede, kan du effektivt diskutere bekymringer, der ellers ville kræve yderligere koordinering eller flere e-mails frem og tilbage.

Tips til en vellykket kick-off mødepræsentation

Her er nogle tips til at hjælpe dig med at få en vellykket kick-off mødepræsentation:

Overvej den rigtige tone

Når du planlægger din præsentation, skal du overveje, hvilken tone der ville være mest passende for dit projekt. Afhængigt af begivenhederne forud for den, skal din præsentation muligvis være meget seriøs, eller den kan være positiv og optimistisk. For eksempel vil en virksomhed, der påbegynder en revision af sin cybersikkerhed efter et databrud, understrege alvoren af ​​situationen med en streng tone. En virksomhed, der er begejstret for at erhverve et mindre brand, kan bruge en festlig tone til at ramme integrationen af ​​de to virksomheder.

Gør slides kortfattede

En kick-off mødepræsentation involverer en omfattende mængde detaljer. Det er dog vigtigt, at du ikke forsøger at få det hele ind i dine dias. Overfyldte dias distraherer publikum og er normalt udfordrende at læse. Brug hvert dias til at fremhæve nøgledatoer, navne eller funktioner i et projekt, og aflever yderligere detaljer verbalt. Hvis du har øvet dig på indholdet af din præsentation, kan du fokusere på at få øjenkontakt med dit publikum og få deres opmærksomhed med engagerende tale.

Der kan stadig være nogle oplysninger, du ønsker for at sikre, at dit publikum modtager nøjagtigt, såsom budgettal eller leveringsspecifikationer. Opret et ledsagende dokument til at distribuere ved kick-off mødet, så deltagerne kan give dig deres fulde opmærksomhed, og du kan være sikker på, at du har kommunikeret de kritiske detaljer.

Brug fortællingens kraft

Som med en traditionel historie begynder din præsentation med baggrundsdetaljer, introducerer de nuværende udfordringer og afsluttes med en beskrivelse af succes. Indtil projektet er færdigt, er det svært at vide, hvor nøjagtige dine projektioner var, men at etablere en overbevisende fortælling kan inspirere dit team og forbedre dine chancer for succes. Fortællinger hjælper mennesker med at forstå komplekse begivenhedsforløb og give mening om deres formål inden for en større gruppe. Når du planlægger og leverer din præsentation, skal du omfavne de fortællende elementer i dit projekt, så dit team internaliserer din vision og skaber personlige forbindelser til deres arbejde.

Nick Nissen
Nick Nissen Når du starter et nyt forretningsprojekt, er det afgørende at etablere en klar vision for succes. Et kick-off mødepræsentation er din mulighed for at etablere de stærke interessentrelationer, der fører til optimale projektresultater. Hvis du er interesseret i at udvikle en velinformeret tilgang til at starte projekter, kan du med fordel lære om kick-off mødepræsentationer. I denne artikel gennemgår vi, hvad en kick-off mødepræsentation er, hvordan man gennemfører en, hvad man skal have med i en og tips til succes.