Sådan Bliver Du Sekretær I 6 Trin

Sekretærer spiller en vigtig rolle i mange organisationer. De udfører en bred vifte af opgaver, der hjælper et kontor med at køre på daglig basis. Mange sekretærstillinger er gode startjob, hvilket gør dem til et godt sted at starte din karriere. I denne guide dækker vi de seks trin, du kan følge for at blive sekretær.

Hvad laver en sekretær?

En sekretær er en person med ansvar for de administrative opgaver for en organisation. Disse opgaver varierer fra arbejdsgiver til arbejdsgiver, men kan omfatte opgaver som:

  • Besvarer telefoner
  • Planlægning af møder
  • Opsætning af interviews
  • Onboarding af nye medarbejdere
  • Udarbejdelse af rejsearrangementer
  • Bestilling af kontorartikler
  • Indtastning af rapporter eller noter
  • Indtastning af data
  • Vedligeholdelse af hjemmeside
  • Svar på mails

Ud over grundlæggende kontorfunktioner udfører nogle sekretærer mere avancerede opgaver, hvis de er inden for brancher som medicin eller jura. Sekretærer er ofte det første kontaktpunkt mellem en organisation og dens kunder eller patienter, hvilket gør dem til en væsentlig del af teamet.

Relateret: Lær om at være sekretær

Sådan bliver du sekretær

For at blive sekretær skal du følge de seks trin nedenfor:

1. Tag relaterede kurser

Mens du stadig er i gymnasiet, kan du tage kurser, der vil hjælpe dig med at blive sekretær. Disse kurser inkluderer tekstbehandling, desktop publishing, skrivning, tale og alt, hvad der er relateret til forretningsnødvendigheder.

2. Få en gymnasial uddannelse

De fleste sekretærstillinger kræver en gymnasial uddannelse eller tilsvarende. Hvis du ikke har en gymnasieuddannelse, så overvej at tage GED. GED, eller General Educational Development, testene bruges til at demonstrere, at du har en gymnasial uddannelse.

3. Undersøg forskellige felter

Før du søger en sekretærstilling, bør du undersøge de forskellige typer af felter, der bruger sekretærer. Grunden til dette er, at nogle områder, som medicinsk og juridisk, kræver, at sekretærer har yderligere uddannelse. Ved at lære, hvad der kræves af forskellige typer sekretærer, kan du lære, hvilke jobtyper du skal søge på baggrund af dine kompetencer og erfaring.

4. Gennemfør et praktikophold

At arbejde som praktikant kan hjælpe dig med bedre at forstå rollen som en sekretær. For eksempel vil en praktikant, der arbejder på et kontor for små virksomheder, komme til at observere, hvad en sekretær gør til daglig. De kan også blive bedt om at bistå sekretæren og give dem erfaring med jobbet. Ved at arbejde som praktikant kan du finde ud af, hvor du måske vil arbejde som sekretær, og forbedre dit CV ved at tilføje relateret erhvervserfaring.

Relateret: Definitiv guide til praktikophold

5. Byg et CV

For at søge en sekretærstilling skal du typisk have et CV. Medtag din uddannelse, erhvervserfaring og færdigheder på dit CV. Nogle af de færdigheder, der skal inkluderes på dit CV inkluderer:

  • Organiseret
  • Effektiv time manager
  • Skriftlig og mundtlig kommunikation
  • Tekstbehandling
  • Desktop publishing
  • Pålidelig

Hvis du har taget specifikke kurser relateret til kontorledelse, enten i gymnasiet eller gennem et kollegium, skal du angive disse på dit CV. Tal i din erhvervserfaringssektion om specifikke opgaver, du tidligere har udført, som er relateret til sekretærarbejde. For eksempel, hvis du meldte dig frivilligt til at besvare telefoner for en velgørende organisation eller organiserede et arrangement for en skole.

6. Søg sekretærstillinger

Den nemmeste måde at finde ledige sekretærstillinger i dit område er ved at søge online. Når du gennemser åbne stillinger, skal du læse beskrivelsen omhyggeligt. Find ud af, hvilken type erfaring, uddannelse og kompetencer arbejdsgiveren søger. Hvis du mener, at du passer godt til den stilling, så start ansøgningsprocessen.

Når du søger, er det en god idé at tilpasse din ansøgning og CV ud fra det konkrete job. Du kan for eksempel redigere missionserklæringen i dit CV for at nævne virksomhedens navn, eller du kan inkludere forskellige arbejdserfaringer baseret på stillingens felt.

Hvad er gennemsnitslønnen for en sekretær?

Den nationale gennemsnitlige løn for en sekretær er $32.841 om året. Kompensation afhænger i høj grad af typen af ​​organisation, års tidligere erfaring og sekretærens kvalifikationer.

Kompetencer sekretærer har brug for

Nedenfor er nogle af de grundlæggende færdigheder, som de fleste organisationer kræver af deres sekretærer:

Bogføring

Bogføring er processen med at registrere finansielle transaktioner for en organisation. Nogle sekretærer er forpligtet til at indtaste data om finansielle transaktioner i regneark, databaser eller registrere oplysningerne i hånden. Sekretærer med ansvar for bogføring bør mindst have grundlæggende matematik- og computerfærdigheder.

Meddelelse

Sekretærer interagerer ofte med andre under deres arbejde, både gennem skriftlig kommunikation og mundtligt. At interagere med kunder, planlægge rejser, lave kontormeddelelser og svare på e-mails på vegne af virksomheden eller lederen er blot nogle af de almindelige opgaver for sekretærer, der kræver stærke kommunikationsevner.

Læs mere: 10 kommunikationsevner, du kan tilføje til dit CV

Kontorledelse

Kontorledelse omfatter at sikre, at kontoret kører effektivt i det daglige. Mange sekretærer er ansvarlige for at sikre, at medarbejdere på kontoret har alt, hvad de behøver for at udføre deres opgaver. Nogle almindelige opgaver inden for kontorledelse er:

  • Bestilling af forsyninger
  • Planlægning af arrangementer og møder
  • Booking af overnatning og transport
  • Arrangering af interviews
  • Implementering og administration af kontorprocedurer

Organisation

Organisation er evnen til at holde styr på vital information og udvikle et system, der giver mulighed for hurtig genfinding. Sekretærer har brug for stærke organisatoriske færdigheder, da de koordinerer mange kontorfunktioner, såsom møder og kontorartikler.

Rapportskrivning

Rapportskrivning er indsamling af information og fremstilling af et skriftligt dokument baseret på det. Sekretærer bliver nogle gange bedt om at tage noter om møder og give kopier af dem til deltagerne bagefter. Andre gange kan de have brug for at opsummere seneste begivenheder i organisationen, såsom seneste salgstal eller virksomhedsmilepæle. Sekretærer ved, hvilke oplysninger der er relevante for rapporten og er i stand til at præsentere dem tydeligt i skriftlig form.

Tidsadministration

En primær opgave for sekretærer er at administrere tid på et kontor. Som sådan har sekretærer stærke tidsstyringsevner. De møder op for at arbejde til tiden, kender tidspunktet for alle møder og sikrer, at alle deres opgaver er løst inden en deadline. Sekretærer koordinerer også møder mellem kolleger, hvilket betyder, at de også er i stand til at administrere tid for andre.

Tekstbehandling

Meget sekretærarbejde foregår nu på en computer. De fleste sekretærer har stærke tekstbehandlingsfærdigheder, hvilket giver dem mulighed for hurtigt at skrive og producere dokumenter. Dette omfatter besvarelse af e-mails, udsendelse af notater og fremstilling af dokumenter på vegne af virksomheden. Sekretærer har stærke skrivefærdigheder og er i stand til at bruge de mest populære tekstbehandlingssoftwareværktøjer.

Lasse Hansen
Lasse Hansen Sekretærer spiller en vigtig rolle i mange organisationer. De udfører en bred vifte af opgaver, der hjælper et kontor med at køre på daglig basis. Mange sekretærstillinger er gode startjob, hvilket gør dem til et godt sted at starte din karriere. I denne guide dækker vi de seks trin, du kan følge for at blive sekretær.