Perpetual Inventory Systems Defined: Med Eksempler

At holde styr på strømmen af ​​varer er en vigtig del af mange forretningsmæssige regnskabsoperationer. Nogle virksomheder gør det ved at beregne lagerbeholdning med forudbestemte intervaller. Andre står for køb på salgsøjeblikket ved hjælp af softwareteknologi kendt som et evigt lagersystem. I denne artikel forklarer vi, hvad et evigt lagersystem er, fordelene ved at bruge denne form for system, og hvordan man bruger et evigt lagersystem.

Relateret: Hvad er evig inventar, og hvordan fungerer det?

Hvad er et evigt opgørelsessystem?

Et evigt lagersystem er en måde at spore strømmen af ​​varer og tjenester på salgsstedet. Disse systemer er normalt afhængige af point-of-sale-software til at tabulere salg af bestemte varer og sammenligne disse salg med virksomhedens forventede samlede produktbase. Du kan næsten til enhver tid køre en rapport i et evigt lagersystem, der giver en relativt præcis idé om, hvor meget lager der er på lager i det pågældende øjeblik.

Nogle gange vil en virksomhed tage en fysisk optælling af deres beholdning og sammenligne den med dette system for at sikre nøjagtighed og afstemme deres optegnelser. Nogle virksomheder gør det til en regelmæssig praksis for at hjælpe med at spore tab såsom shrink og tyveri.

Fordele ved at bruge et evigt opgørelsessystem

Mange fagfolk anser evigvarende varelager, hvor varelageret opgøres konstant på salgsstedet, for at være bedre end periodisk fysisk opgørelse, fordi det til enhver tid kan give et overblik over bestillingsbehov i realtid. Det er også mindre arbejdskrævende end et system, der kræver hyppige fysiske lageroptællinger.

Evig lagersystemer er normalt integreret med andre regnskabsfunktioner, såsom budgettering og indkøb, hvilket gør komplekse forretningsbeslutninger nemmere at navigere. Evigvarende lagersystemer strømliner også processen med at forklare uoverensstemmelser mellem et salgsstedssystem og en fysisk lageroptælling på grund af den detaljerede karakter af deres optegnelser.

Relateret: Sådan sporer du lagerbeholdning

Evig opgørelse vs. periodisk opgørelse

Evig opgørelse og periodisk opgørelse er forskellige systemer, der i sidste ende opnår noget forskellige regnskabsresultater. Her er nogle forskelle mellem disse to systemer:

  • Fleksibilitet: Brugere kan ændre evigvarende lagersystemer, så de let afspejler nye produkter eller processer. Virksomheder kan kun ændre periodisk opgørelse, når lageret fysisk tælles, hvilket kan medføre, at informationsrapportering halter bagud i en rimelig beslutningsperiode.
  • Hastighed: Evig lagerbeholdning opstår næsten øjeblikkeligt, når en forbruger køber et produkt, eller når varer på anden måde fjernes fra lager. Periodisk opgørelse sker kun med bestemte intervaller, så du skal muligvis vente til næste opgørelsessession for at få de oplysninger, du har brug for.
  • Arbejdsintensitet: Perpetual inventory er en elektronisk proces, der bruger point-of-sale-software til at holde styr på, hvor mange varer der sælges, og hvor mange der er på lager. Selvom mange virksomheder af og til fysisk tæller lagerbeholdning for at sikre, at deres system er korrekt, automatiserer systemsoftware til evigvarende lager det meste af lagerarbejdet. Periodisk opgørelse er mere arbejdskrævende, fordi det kræver en fysisk optælling af hver vare på lager, når en virksomhed ønsker at vide, hvor meget produkt de faktisk har solgt.
  • Afstemning af rapporter: De fleste evindelige lagersystemer inkluderer detaljerede oplysninger om salg, køb og andre former for produkttab, såsom affald eller tyveri. Som følge heraf er det relativt nemt at afstemme forskelle mellem fysiske og digitale lageroptegnelser. Uoverensstemmelser er mere udfordrende at forklare, når du bruger et periodisk lagersystem, fordi processen ikke ofte inkluderer sådanne specifikke detaljer.

Sådan skifter du til et evigt lagersystem

Hvis du ønsker at bruge et evigt lagersystem i din virksomhed, er her nogle trin, du kan følge for at komme i gang:

1. Identificer dine behov

Den første ting at overveje, når du skifter til et evigt lagersystem, er virksomhedens behov. Hvis du allerede har komplekse regnskabsmæssige foranstaltninger på plads, kan du overveje at bruge et system, der nemt kan integreres med dine eksisterende systemer. Hvis du ikke har en konkret regnskabsproces på plads, så tænk på mængden af ​​beholdning, du sælger, og omfanget af det beholdningssoftwareprodukt, du sandsynligvis vil bruge. Du vil måske også tænke over, hvor ofte du vil eller skal fuldføre den fysiske beholdning, når du vurderer dine behov for vedvarende beholdningssoftware.

2. Vælg et softwaresystem

Begynd at vælge et softwaresystem ved at undersøge, hvilke typer programmer der er tilgængelige. Hvis du har specifik slags hardware til rådighed for dig, såsom computerterminaler eller kasseapparater, skal du også tage højde for specifikationerne for disse enheder. En websøgning efter termerne "evig lagersystemsoftware" eller "lagerstyringssoftware" kan få din søgning i gang produktivt.

3. Migrer din beholdning

Når du har valgt dit evigvarende lagersystemsoftware, kan du tilføje dit lager og begynde at bruge det i din daglige drift. Mange softwarevirksomheder tilbyder træningssessioner for at komme i gang med deres produkter. Nogle tilbyder endda integrationssupport på stedet. Overvej at drage fordel af disse former for onboarding-muligheder, hvis de er tilgængelige.

Du vil måske også dokumentere dine oplevelser for at reflektere over senere. Hvis en specifik arbejdsgang for eksempel forekommer kompleks, kan du skrive en note for at vende tilbage til det element for yderligere træning.

Relateret: 21 af de bedste regnskabssoftware

Eksempler på, hvornår man skal bruge et evigt opgørelsessystem

Du spekulerer måske på, om det vil være gavnligt at bruge et evigt opgørelsessystem i din egen virksomhed. Her er nogle eksempler på tidspunkter, hvor en virksomhed måske ønsker at skifte til evig beholdning:

Vokser til skala

En virksomhed, der vokser hurtigt, kan vælge at bruge et evigt opgørelsessystem, fordi periodisk opgørelse er blevet for fysisk besværlig. For eksempel, hvis du ejer en boghandel, du pludselig har fordoblet dit salg, og du åbnede et andet sted, kan du vælge at skifte til et evigt lagersystem for at spare på arbejdsomkostningerne forbundet med fysiske lagre. I dette eksempel vil et evigt lagersystem også give dig mulighed for at administrere lager på flere lokationer på en strømlinet måde.

Få adgang til ny teknologi

Et andet godt tidspunkt at begynde at bruge et evigt inventarsystem er, hvis ny teknologi eller hardware bliver tilgængelig. For eksempel, hvis du ejer et bageri, du har brugt forældet hardware i årevis, og du nu har købt nye registerterminaler, kan du også vælge at integrere et evigt inventarsystem på samme tid. Hvis hardwarebegrænsninger har forhindret brugen af ​​evig inventar, kan opgraderinger være en god mulighed for at skifte.

Medarbejderuddannelse eller omsætning

Hvis du har planlagt en betydelig medarbejderuddannelse eller ansætter nye medarbejdere, der vil resultere i gruppeonboarding, har du måske også en god mulighed for at skifte til et evigt lagersystem. For eksempel, hvis du kører et sæsonbestemt tømmerflådeudstyr, kan du vælge at skifte til et evigt inventarsystem, før sæsonen begynder. På den måde, når dine sæsonansatte ankommer til træning, kan du integrere den nye software i deres regelmæssigt planlagte træningssessioner.

Viktor Duus
Viktor Duus At holde styr på strømmen af varer er en vigtig del af mange forretningsmæssige regnskabsoperationer. Nogle virksomheder gør det ved at beregne lagerbeholdning med forudbestemte intervaller. Andre står for køb på salgsøjeblikket ved hjælp af softwareteknologi kendt som et evigt lagersystem. I denne artikel forklarer vi, hvad et evigt lagersystem er, fordelene ved at bruge denne form for system, og hvordan man bruger et evigt lagersystem.