Hvad Er En Udgiftsrapport? : Med Skabelon Og Eksempel

Hvad Er En Udgiftsrapport? : Med Skabelon Og Eksempel

Hvis dit job kræver regelmæssige rejser eller underholdende kunder, skal du sandsynligvis indsende udgiftsrapporter. Virksomhedsejere og ledere bruger også udgiftsrapporter til at overvåge virksomhedens resultater.

Disse dokumenter er vigtige for både medarbejdere og virksomheder og er en del af en sund økonomisk optegnelse. I denne artikel forklarer vi, hvad en udgiftsrapport er, hvordan man opretter en og giver en skabelon og et eksempel, der hjælper dig med at komme i gang.

Hvad er en udgiftsrapport?

En udgiftsrapport er et dokument, der viser de udgifter, der er nødvendige for at drive en virksomhed. Den mest almindelige type udgiftsrapport er en, der indsendes af medarbejdere, der søger refusion for arbejdsrelaterede indkøb eller rejser. Udgiftsrapporter har dog andre værdifulde anvendelser.

For eksempel kan rapporterne bruges til at forklare køb foretaget med et firmakreditkort eller kilometertal på et firmabil. Andre typer udgiftsrapporter bruges i små virksomheder til at spore udgifter efter projekt eller kategorier af udgifter, der bruges til at indgive skat. Skatteprofessionelle bruger også en virksomheds udgiftsrapporter, når de udfylder årlige opgørelser.

Udgiftsrapporter genereres normalt månedligt, selvom nogle virksomheder kan oprette dem mere eller mindre ofte. Månedlige udgiftsrapporter hjælper virksomhedsejeren med at vide, om virksomheden opererer inden for sit budget. Årlige udgiftsrapporter er nyttige til at udarbejde årlige selvangivelser. Virksomheder, der bruger et elektronisk bogføringssystem, kan hurtigt generere en udgiftsrapport for enhver periode.

Sådan opretter du en udgiftsrapport

De fleste virksomheder bruger regnskabssoftware til at lave en udgiftsrapport, mens andre bruger tekstbehandlings- eller regnearksprogrammer. Disse programmer kan spare dig tid ved at bruge forprogrammerede skabeloner i stedet for selv at oprette et dokument. De nøjagtige trin, du bruger til at oprette en udgiftsrapport, vil variere afhængigt af, hvilket værktøj du bruger. Her er en oversigt over processen generelt:

  1. Mærk rapporten.
  2. Etabler de relevante kolonner.
  3. Indtast transaktionerne.
  4. Beregn subtotaler og totaler.
  5. Vedlæg kvitteringerne.
  6. Få de nødvendige underskrifter.

1. Mærk rapporten

Angiv virksomhedens navn og kontaktoplysninger øverst i rapporten. Skriv også navnet på den person, der udarbejder rapporten, og det dækkede datointerval. Dette trin gør det nemt for andre at identificere rapporten og at vide, hvem de skal henvende sig til for at få nødvendige afklaringer.

2. Etabler de relevante kolonner

Vælg de kolonner med data, du vil inkludere i din udgiftsrapport, så alle relevante oplysninger præsenteres. Du kan eventuelt rådføre dig med den, der udarbejder selvangivelserne for virksomheden, da nogle virksomheder foretrækker at matche kolonnerne med dem, der bruges i selvangivelsen. Her er nogle typiske købsoplysninger, du måske ønsker at inkludere:

  • Datoen varen blev købt
  • Hvor den er købt
  • Kunden, kontonummeret eller projektet, som købet var knyttet til
  • Hvem har foretaget købet, hvilket kan være anderledes end den person, der udarbejder udgiftsrapporten
  • Et notefelt til forklarende detaljer, der ikke passer ind i en anden kategori
  • Størrelsen af ​​hver udgift, inklusive eventuelle betalte skatter og drikkepenge

Et yderligere felt, som du måske ønsker at tilføje til din udgiftsrapport, er en type udgiftskategori. For eksempel, hvis dine medarbejdere regelmæssigt underholder kunder, så kan "klientunderholdning" være en passende kolonne at inkludere i din udgiftsrapport.

Når du opretter dine kategorier, skal du overveje de udgiftskategorier, virksomheden bruger på den årlige selvangivelse til Internal Revenue Service (IRS). Det kan være nyttigt for virksomheder at matche kolonneoverskrifterne med de kategorier, som den skattepligtige bruger på selvangivelsen, såsom annoncering, kontorudgifter, rejser og måltider.

3. Indtast transaktionerne

Indtast de enkelte transaktioner i dokumentet, når udgiftskategorierne og kolonneoverskrifterne er indstillet. Hver enkelt skal gå på sin egen linje med så mange detaljer som muligt inkluderet. Indtast dem i kronologisk rækkefølge, startende med de ældste transaktioner først. Dette skaber en historisk registrering, som alle andre kan følge, hvis der skulle opstå spørgsmål i forbindelse med transaktionerne.

4. Beregn subtotaler og totaler

Beregn en subtotal for hver udgiftskategori afspejlet på formularen, og læg derefter alle disse subtotaler sammen for at få en totalsum for rapporten. En anden mulighed er at opgøre alt efter klient til projektstyringsformål. Kategorisubtotaler giver dig mulighed for hurtigt at gennemgå udgifterne på en bestemt linjepost. Hvis du ikke har brug for subtotaler, kan du bare lægge alle udgifter sammen til en totalsum.

5. Vedhæft kvitteringerne

Vedlæg kvitteringerne for hver udgift som dokumentation til støtte for oplysningerne i rapporten. Medarbejdere, der anmoder om refusion for udgifter, skal altid indsende detaljerede kvitteringer til støtte for deres krav. God regnskabsskik kræver, at arbejdsgiveren kun refunderer anmodninger ledsaget af kvitteringer. Du kan scanne disse kvitteringer til et enkelt elektronisk dokument til lagring eller udskrivning.

6. Indhent eventuelle nødvendige underskrifter

Bestem, hvem der skal underskrive udgiftsformularen. De fleste virksomheder kræver en underskrift fra den person, der indsender formularen, samt underskrift fra et medlem af ledelsesteamet med bemyndigelse til at godkende udgiftsrapporten.

Når alle nødvendige underskrifter er sikret på papir eller elektronisk, er udgiftsrapporten klar til indsendelse. Du kan udskrive det, e-maile det, gemme det på din computer eller lægge det i dine filer.

Processen for indsendelse af udgiftsrapporter er mest effektiv, når virksomheden også har klare politikker om, hvad den vil og ikke vil godtgøre, rejsedagpenge, foretrukne leverandører og anden relevant information. Når forventningerne er klare, forløber oprettelsen og behandlingen af ​​udgiftsrapporter meget mere smidigt.

Relateret: Hvad er en leders ansvar?

Skabelon for udgiftsrapport

Her er en skabelon til grundlæggende udgiftsrapportering. Den er designet med fleksibiliteten til at tjene flere formål for medarbejdere og ledelse. Du kan tilføje subtotaler efter leverandør, klient, projekt, udgiftskategori eller andre kolonner, hvis disse oplysninger er relevante for din virksomhed. Ellers kan du have en samlet total for alt.

Udgiftsrapport
Firmanavn

For perioden fra Måned/Dag/ÅrTil Måned/Dag/År

Adresse
By, stat Postnummer
Udarbejdet efter navn
Udgiftsdato Sælger Kunde/projekt Udgiftskategori Køber Beløb Noter
Samlede udgifter
Ledelsens signatur:

Eksempel på udgiftsrapport

Her er et eksempel på en udfyldt udgiftsrapport. Hver virksomhed bør etablere et arkiveringssystem, enten elektronisk eller på papir, for at opbevare udgiftsrapporter på ubestemt tid. Et hvilket som helst antal forretningssituationer kan kræve gennemgang af historiske udgiftsrapporter fra tid til anden.

Udgiftsrapport

The Jones Company
24 First Street
New York, NY 54321

For perioden fra 7/1/2019 Til 31/7/2019

Udarbejdet af Maria Sanchez
Udgiftsdato Sælger Kunde/projekt Udgiftskategori Køber Beløb Noter
1/7/2019 Hjørne tankstation 45093 Rejse Maria Sanchez $32,78 Gaskøb til kørsel til kundemøde
8/7/2019 Kontorforsyningsdepot 45093 Kontorartikler Maria Sanchez $45,24 Købte et flashdrev til klientpræsentation
15/7/2019 Weston University Ingen Uddannelse Maria Sanchez 150,00 USD Årlig recertificeringsklasse
Samlede udgifter $228,02
Ledelsens signatur:

Robert Therkelsen
Robert Therkelsen Hvis dit job kræver regelmæssige rejser eller underholdende kunder, skal du sandsynligvis indsende udgiftsrapporter. Virksomhedsejere og ledere bruger også udgiftsrapporter til at overvåge virksomhedens resultater.