Guide Til Fleksible Arbejdsplaner

Guide Til Fleksible Arbejdsplaner

At balancere arbejde og privatliv kan være udfordrende for nogle medarbejdere. For at hjælpe tilbyder mange virksomheder fleksible arbejdsplaner, som kan øge produktiviteten og effektiviteten og den overordnede medarbejdertilfredshed. I disse situationer giver fleksible arbejdstider værdi for både arbejdsgiver og medarbejder.

I denne artikel forklarer vi, hvad fleksible arbejdsplaner er, de forskellige slags, hvordan man håndterer dem og fordele og ulemper ved fleksible arbejdsplaner.

Relateret: 16 job med fleksible åbningstider

Hvad er fleksible arbejdstider?

Med fleksible arbejdstider har medarbejderne mulighed for at udføre opgaver, når de føler sig mest produktive, hvilket kan være uden for normal arbejdstid (kl. 9.00 til 17.00). Den type fleksible timer, medarbejdere arbejder, varierer afhængigt af medarbejdernes præferencer og lederens godkendelse.

Almindelige typer fleksible arbejdsplaner, som virksomheder tilbyder medarbejderne omfatter:

Komprimeret arbejdsugeplan

Medarbejdere, der får lov til at deltage i en komprimeret arbejdsuge, har mulighed for kun at arbejde fire dage om ugen i stedet for fem. De kan vælge at arbejde ti timer om dagen i stedet for otte, hvilket giver dem en tre-dages weekend. Nogle arbejdsgivere giver medarbejderne mulighed for at vælge, hvilke tre dage de kan have fri, hvis virksomheden har åbent i weekenden.

Regelmæssig fleksibel tidsplan

Når de arbejder med denne tidsplan, kan medarbejderne vælge at ankomme til kontoret tidligere eller senere end normalt, så længe de arbejder det nødvendige antal timer. For eksempel kan en medarbejder, der arbejder mere produktivt om morgenen, ankomme kl. 7 og gå kl. 16, hvilket giver dem en ekstra time til rådighed om aftenen.

Meget fleksibel tidsplan

Denne tidsplan giver medarbejderne mulighed for at arbejde efter deres egne personlige tidsplaner. De kan ankomme på kontoret, når det er mest bekvemt for dem, og gå, når de foretrækker det. Medarbejdere kan også arbejde hjemmefra, hvis de føler, at det er en mere produktiv mulighed. Mange arbejdsgivere, der tillader denne fleksible tidsplan, kræver ikke, at medarbejdere arbejder 40 timer om ugen, så længe de udfører alle deres opgaver og indsender arbejde inden for tidsfristerne.

Fjernplan

Medarbejdere kan arbejde det meste af deres timer eksternt, eller de kan arbejde med en helt fjern tidsplan. Det betyder, at de kan udføre deres arbejde hjemmefra eller hvor de vil, så længe de opretholder konstant kontakt med medarbejdere og arbejdsgivere via video- eller telefonopkald.

Relateret: 11 onlinejob for arbejdsfleksibilitet

Sådan administrerer du fleksible arbejdsplaner

Håndtering af en fleksibel arbejdsplan øger medarbejdernes produktivitet, hvis den administreres korrekt. Følg nedenstående trin for at sikre, at fleksible arbejdsplaner administreres godt.

  1. Hold et møde for at drøfte den nye tidsplan.
  2. Begynd at arbejde en fleksibel tidsplan én dag om ugen.
  3. Planlæg din arbejdsplan omkring møder.
  4. Skriv dine kommende deadlines ned.
  5. Hold teammedlemmer i tankerne, når du laver din tidsplan.
  6. Giv alle nødvendige parter besked om din tidsplan.

1. Hold et møde for at diskutere den nye tidsplan

Før du implementerer en fleksibel arbejdsplan, skal du holde et møde mellem medarbejdere og deres ledere samt medarbejdere og andre teammedlemmer. Under dette møde bør deltagerne diskutere deres plan for at arbejde med disse fleksible timer. Arbejdsgivere kan også bruge dette møde til at diskutere deres regler og retningslinjer for medarbejdere, der deltager i en fleksibel tidsplan.

Nogle arbejdsgivere udvider retningslinjer, som medarbejderne skal følge, f.eks. regelmæssigt at underrette ledere om deres tidsplan, sørge for, at de arbejder på kontoret på bestemte dage i ugen og lover konsekvent at overholde deadlines. De kan også tage stilling til eventuelle spørgsmål medarbejderne har om den fleksible arbejdsplan under dette møde.

2. Begynd at arbejde med en fleksibel tidsplan én dag om ugen

Hvis du gerne vil have en enkel overgang til at arbejde med en fleksibel tidsplan, så start med en begrænset fleksibel tidsplan og arbejd dig op til en almindelig fleksibel tidsplan. Du kan gøre dette ved at arbejde en fleksibel tidsplan i løbet af en dag i ugen.

En dag i begyndelsen eller slutningen af ​​ugen, som mandag eller fredag, kan give en smidigere overgang for medarbejdere, teammedlemmer og ledere. Hver eller to uger, fortsæt gradvist med at arbejde mere fleksible dage, indtil du har opretholdt en praktisk fleksibel arbejdsplan.

3. Planlæg din arbejdsplan omkring møder

Hvis du planlægger en anden fleksibel arbejdsplan hver uge, så prøv at planlægge den i overensstemmelse med dine ugentlige møder. For eksempel, hvis du har et møde kl. 16, skal du sikre dig, at din fleksible tidsplan giver dig mulighed for at være på kontoret og deltage i dette møde, medmindre din vejleder giver dig mulighed for at deltage via et telefon- eller videoopkald. Dette giver dig mulighed for at være til stede til møder, der kræver dit input, eller som indeholder vigtige oplysninger, du har brug for at vide.

4. Skriv dine kommende deadlines ned

Når du bygger din fleksible tidsplan for ugen, skal du notere den deadline, du har for hvert projekt i den pågældende uge. Dette hjælper dig med at sikre dig, at du er opmærksom på hver deadline, hvilket kan gøre det nemmere at planlægge din tidsplan, når du udfører de mere anstrengende eller tidskrævende opgaver i projektet, hvor og hvornår du føler dig mest produktiv.

For eksempel, hvis du har et stort projekt på vej, og du ved, at du er mere produktiv på kontoret om morgenen, skal du planlægge at udføre de mere komplekse opgaver inden for det pågældende projekt tidligt om morgenen på kontoret. Planlæg at færdiggøre de enklere projektopgaver derhjemme om eftermiddagen, hvis det er godkendt af din leder.

5. Hold teammedlemmer i tankerne, når du laver din tidsplan

Et udfordrende aspekt ved at arbejde med en fleksibel tidsplan er at samarbejde med teammedlemmer. Hvis du vælger at arbejde med en fleksibel tidsplan, der indebærer, at andre er på kontoret, når du er fjerntliggende, skal du jævnligt kontakte dem for at forblive samarbejdende og produktiv, især hvis du arbejder på et teamprojekt. Du kan også arbejde med dem, mens du opbygger din fleksible tidsplan for at sikre, at du er på kontoret, når de er et par dage om ugen.

6. Giv alle nødvendige parter besked om din tidsplan

Hvis din tidsplan ændres regelmæssigt hver uge, eller du beslutter dig for at forlade kontoret, når det er bedst for dig, så prøv at underrette både ledere og andre medarbejdere om denne tidsplan. Dette hjælper dem med at være opmærksomme på, hvornår du vil være tilgængelig.

For eksempel, hvis en medarbejder har brug for at tale med dig og planlægger at mødes om eftermiddagen, kan de blive overrasket over at finde dig utilgængelig om eftermiddagen, hvis du beslutter dig for at gå uanmeldt. Informer medarbejderne om dit fravær enten på forhånd, eller når du beslutter dig for at forlade. Dette giver dem tid til at tale med dig, før du rejser, hvilket kan hjælpe dem med at forblive effektive og til tiden med deres egen tidsplan.

Fordele ved fleksible arbejdstider

At arbejde med en fleksibel tidsplan kan give mange fordele, der fører til engagerede og effektive medarbejdere. Nedenfor er de positive aspekter ved at deltage i fleksible arbejdsplaner:

  • En ordentlig balance mellem arbejde og privatliv
  • Mere effektiv pendling
  • Øger medarbejdernes moral og engagement
  • Virksomhedens samlede omkostninger kan falde

Oprethold en ordentlig balance mellem arbejde og privatliv

Mange mennesker har travle personlige liv, der inkluderer venner, familie og børn. At bruge de fleste timer på arbejdet kan være udfordrende for at opretholde en sund balance mellem arbejde og privatliv. Med en fleksibel tidsplan kan medarbejderne planlægge deres arbejdsplan omkring deres personlige liv, så begge sæt behov bliver opfyldt.

At tillade medarbejderne at opretholde en ordentlig balance mellem arbejde og privatliv kan resultere i et mere afslappet og produktivt sind, som gør det muligt at indsende projekter af højere kvalitet.

Mere effektiv pendling

Da arbejdstiden typisk er omkring 9.00 til 17.00, pendler mange medarbejdere på arbejde i disse tider. For at gøre køreturen til og fra arbejde mere effektiv for medarbejderne kan de vælge fleksible timer, der giver dem mulighed for at køre, når trafikken er mindre. Dette holder medarbejderne mere sikre og giver dem mulighed for at udføre mere arbejde fra deres hjem i stedet for at bruge den tid på at køre i travl trafik.

Øger medarbejdernes moral og engagement

Medarbejdere, der får mere kontrol over deres tidsplaner, vil føle sig mere engagerede i virksomheden, da det skaber tillid mellem dem og deres vejledere. Denne tillid kan motivere dem til at forblive produktive og samtidig levere kvalitetsarbejde. Det øger også deres overordnede moral og engagement i virksomheden, hvilket kan føre til mindre medarbejderomsætning.

Engagerede medarbejdere med høj moral kan også være mere tilbøjelige til at fortælle andre om virksomhedens fleksible tidsplan. Dette tiltrækker andre medarbejdere til virksomheden, som kan være højt kvalificerede og imponerende kandidater, hvilket kan øge virksomhedens præstation markant.

Virksomhedens samlede omkostninger kan falde

Hvis der implementeres en fleksibel arbejdsplan, især en fjernarbejdsplan, kan omkostningerne til forskellige firmaartikler som stole, skriveborde og andet udstyr falde, da medarbejderne sjældent er på kontoret for at bruge dem. Der kan også implementeres et skrivebordsdelingssystem, der giver den ene medarbejder mulighed for at arbejde ved et skrivebord, når den anden er væk, hvilket sparer virksomheden penge på skriveborde og giver ekstra kontorplads.

Ulemper ved fleksible arbejdstider

Selvom der er mange positive sider ved en fleksibel arbejdsplan, står nogle virksomheder over for udfordringer, når de implementerer disse tidsplaner. Nedenfor er de almindelige ulemper for medarbejdere, der deltager i fleksible arbejdsplaner:

  • Svært ved at samarbejde med medarbejdere
  • Mindre supervision fra ledere
  • Kan begrænse klientinteraktion
  • Kun tilgængelig for visse medarbejdere

Svært ved at samarbejde med medarbejdere

At arbejde med teammedlemmer med fleksible tidsplaner kan være udfordrende, hvis de gennemfører projekter som et team og er afhængige af andre teammedlemmer til at hjælpe dem med disse projekter. Medarbejdere kan forsøge at løse dette ved at bygge tidsplaner omkring hinanden eller kommunikere via telefon eller videoopkald.

At opretholde en fleksibel arbejdsplan kan også være udfordrende for ledere og medarbejdere. Det kan være svært for medarbejdere at kontakte deres ledere med spørgsmål, hvis lederen arbejder efter en anden tidsplan, eller hvis de arbejder hjemme og ikke kan svare på beskeder.

Mindre supervision fra ledere

Arbejdsledere kan finde fleksible arbejdsplaner udfordrende at opretholde, da de kan have sværere ved at overskue det arbejde, deres medarbejdere udfører. Det kan også være mere udfordrende for ledere at træne og vejlede medarbejdere, der sjældent arbejder på kontoret med dem. Medarbejdere og supervisorer kan forsøge at koordinere tidsplaner, eller ledere kan kræve, at deres medarbejdere bruger en bestemt mængde tid på at arbejde inde på kontoret.

Kan begrænse klientinteraktion

For klientvendte medarbejdere kan det være mere udfordrende at regelmæssigt tale med klienter på grund af medarbejderens fleksible timer. De fleste kunder arbejder på et almindeligt skift fra 9.00 til 17.00 og kan forvente, at medarbejdere mødes og taler med dem, når det er nødvendigt i disse tider. Dette problem kan løses ved at arbejde med klienter på forhånd for at advare dem om denne skiftende tidsplan og forsøge at ændre tidsplanen efter deres behov.

Kun tilgængelig for visse medarbejdere

For medarbejdere, der primært arbejder på en computer ved deres skrivebord, kan det være nemmere at opretholde en fleksibel arbejdstid, da de kan bruge deres computer derhjemme eller hvor det passer. For andre medarbejdere, som f.eks. sygeplejersker, kan deres job sjældent udføres hjemmefra, eller de skal muligvis arbejde i bestemte timer, hvilket gør deres tidsplan vanskelig at tilpasse.

For at forsøge at overvinde denne udfordring kan medarbejderne forsøge at mødes med supervisorer for at forsøge at finde en tidsplan, der kan fungere med både virksomhedens eller afdelingens tidsplan og deres egen. De kan også anmode om, at de skifter tidsplaner med en anden medarbejder, som måske ønsker at arbejde på andre tidspunkter, hvis det er muligt.

Gustav Dalgaard
Gustav Dalgaard At balancere arbejde og privatliv kan være udfordrende for nogle medarbejdere. For at hjælpe tilbyder mange virksomheder fleksible arbejdsplaner, som kan øge produktiviteten og effektiviteten og den overordnede medarbejdertilfredshed. I disse situationer giver fleksible arbejdstider værdi for både arbejdsgiver og medarbejder.