Den Endelige Guide Til Projektkickoff-skabeloner

Den Endelige Guide Til Projektkickoff-skabeloner

Når du leder et projekt, kan du bruge kickoff-møder til at hjælpe med at planlægge produktionsprocessen. At forstå, hvordan man opretter og bruger en projekt kickoff-skabelon, kan hjælpe med at forberede dit team til succes og støtte dine interessenter. I denne artikel definerer vi projektkickoffs, udforsker deres betydning, giver nyttige trin til oprettelse af projektkickoffskabeloner og deler en eksempelskabelon, som du kan bruge.

Relateret: En komplet guide til projektledelse

Hvad er et projekt kickoff?

Projektkickoff er en række møder, der finder sted, før et team begynder at arbejde på et væsentligt projekt. Projektledere kan inkorporere et kickoff under deres planlægningsproces eller lige efter. Målet med de fleste projektkickoff-møder er at sikre, at alle involverede forstår hvert trin i produktionen, deres ansvar og projektets tidslinje og er enige om et målresultat.

Et kickoff-møde kan også forbinde projektteamet med vigtige interessenter såsom kunder, specialister eller finansfolk. Ved at etablere denne kommunikationslinje før projektudførelse kan teams levere opdateringer gennem hele produktionsprocessen for at sikre, at deres arbejde matcher interessenternes forventninger. Der er to hovedtyper af projektstart, herunder:

  • Interne kickoff-møder: Også omtalt som team-kickoffs, disse møder involverer de personer, der skal arbejde på projektet. Under et internt kickoff-møde kan teammedlemmer stille spørgsmål om kunden og projektet. De kan også lære mere om organisationens ønskede resultater, hvilket kan forberede dem til at opfylde interessenternes forventninger.
  • Interessent-kickoff-møder: Nogle gange kaldet klientkickoff, hjælper dette møde med at etablere projektets omfang og giver interessenter mulighed for at anmode om justeringer af projektets mål. I stedet for at bruge dette kickoff til at forhandle leverancer og projektomfang, kan projektledere diskutere disse spørgsmål med kunder direkte og i stedet fokusere på at opbygge et positivt team-interessenterforhold under mødet.

Relateret: Forståelse af projektledelsesprocesser og -faser

Hvorfor er et projekt kickoff vigtigt?

Afholdelse af et projekt kickoff-møde sikrer, at alle parter forstår og har adgang til projektdetaljer, opdateringer og overordnede mål. Du kan også bruge disse møder til at afstemme virksomhedens, teamets og interessenternes forventninger. Denne tilpasning kan hjælpe med at forbedre effektiviteten og øge et projekts chancer for succes. Projektkickoff giver også følgende fordele:

  • Forøgelse af produktiviteten ved at definere ansvarsområder, udvikle projektplaner og opstille mål
  • Forbedring af tidsstyring ved at etablere projekttidslinjer og deadlines
  • Forudsige forhindringer og planlægge, hvordan man overvinder dem
  • Udvikling af en positiv teamdynamik
  • Opbygning af relation mellem teams og interessenter
  • Voksende eksterne partnerskaber baseret på gennemsigtighed

Hvornår skal man bruge en projekt kickoff skabelon

Hvis du organiserer et kickoff-møde til dit teams næste projekt, kan du overveje at bruge en skabelon til at hjælpe dig med at udføre følgende opgaver:

  • Introducer interessenterne til teamet
  • Definer hvert teammedlemmers projektrolle
  • Skitser projektets baggrund
  • Giv dybdegående detaljer om specifikke produktionsområder
  • Diskuter projektets betydning, og hvordan det kan gavne forretningen
  • Etablere kernemålet for projektet, herunder ønskede resultater
  • Definer projektets tidslinje
  • Præsenter planer for overvågning af succes under produktion og efter færdiggørelse

Sådan opretter du en projekt kickoff skabelon

Du kan følge nedenstående trin for at planlægge et projektkickoff tilpasset dine mål:

1. Angiv dit mål

I denne sektion af din projektstartskabelon kan du kort skitsere dine tilsigtede mål for mødet. Disse mål kan variere afhængigt af dit publikum. Du kan for eksempel starte mødet med følgende:

På dette møde er vores mål at introducere produktionsteamet, forklare deres roller, skitsere projektets omfang, fastlægge projektmål og tildele kickoff-relaterede opgaver.

2. Lav introduktioner

I et projekt kickoff-møde kan du overveje at bruge en isbryderaktivitet til at hjælpe nye teammedlemmer med at lære hinanden at kende. Giv tid til formelle introduktioner bagefter for at bekræfte teammedlemmernes navne og projektroller. Du kan introducere kunder, sponsorer og konsulenter og levere et dokument med vigtige kontaktoplysninger for at forenkle fremtidig kommunikation mellem teammedlemmer og interessenter. Du kan bruge følgende eksempel som vejledning til formatering af kontaktoplysninger:

Brian Tererro - projektleder
bterrerro@company.com
444-555-6666 udvidelse 777

3. Giv et projektoverblik

Dette afsnit afklarer større projektmål, dine planer for projekttilsynsplan og hvordan projektet opfylder overordnede forretningsmål. Når du udarbejder en projektoversigt, skal du overveje dit publikum. For eksempel kan en gruppe teammedlemmer have flere spørgsmål om din projektledelsesmetode. I mellemtiden vil interessenter måske gerne vide flere detaljer om finansiel planlægning, såsom projektets forventede investeringsafkast (ROI). Din projektoversigt kan også dække:

  • Projektets omfang
  • Forventede leverancer
  • Forudsagte resultater
  • Forretningsstandarder, lovmæssige overholdelsesbetingelser eller branchebestemmelser relateret til projektet

Relateret: 7 trin til at definere et projekts omfang

4. Beskriv projektplanen

Angiv flere detaljer om produktionsprocessen i projektplansektionen. Du kan også forklare dine planer for overvågning af fremskridt, såsom etablering af en tidslinje og fastsættelse af periodiske milepæle, så teammedlemmer kan styre deres tid mere effektivt. Du kan også inkludere følgende oplysninger:

  • Projektets tidsplan
  • Det samlede budget
  • Planer for reduktion af udgifter i forbindelse med projektet
  • Forventninger til kvalitet og planer for kvalitetssikring
  • Kommunikationsstandarder for teammedlemmer
  • Hyppighed af fremtidige projektmøder

Relateret: Sådan indstilles og spores projektmilepæle

5. Detaljer om projektets mål

I denne kickoff-sektion kan du uddybe projektets kernemål. Du kan definere succesparametre og bestemme, hvordan teamet planlægger at måle sin præstation. For eksempel:

Målet med dette projekt er at udvikle et nyt videospil rettet mod et folkeskolepublikum, som repræsenterer et nyt marked for virksomheden. Hvis det lykkes, planlægger vi at øge det kvartalsvise overskud og etablere en langsigtet kundebase på det nye marked. Vi kan betragte projektet som en succes, hvis softwaren tjener $500.000 i løbet af det næste kvartal, og virksomheden erhverver mindst 300.000 nye følgere på sociale medier i aldersgruppen 12 til 14 år.

Relateret: Sådan skriver du projektmål

6. Giv oplysninger om ansvar

I dette afsnit kan du dække de opgaver, der er tildelt hver projektrolle. Afhængigt af størrelsen på dit team og projektets kompleksitet, kan disse pligter gælde for et individuelt teammedlem eller gruppe. For at sikre, at alle deltagere har en fuldstændig forståelse, kan du give en kortfattet forklaring af hvert teammedlems ansvar. For eksempel:

Freida er softwaredesignleder. Hendes primære ansvar under projektudvikling er at administrere designerne, hjælpe dem med at fejlfinde programmeringsfejl og fungere som bindeled mellem kunden og produktionsteamet. Har du spørgsmål til designprocessen, er Freida den rette at kontakte.

7. Tildel opgaver

I løbet af denne del af et projekt kickoff kan du tildele opgaver, som teammedlemmer skal udføre inden næste møde. Disse opgaver kan vedrøre mødeforberedelse, journalføring eller projektrelaterede opgaver. For eksempel:

Lena, jeg vil gerne have, at du tager noter under alle vores kickoff-møder og laver detaljerede referater, vi kan referere til i begyndelsen af ​​hvert møde. James, jeg vil gerne have dig til at tage Lenas referat og udarbejde et udkast til næste mødes dagsorden. Aflever den til mig til gennemgang en dag før næste kickoff-møde.

8. Opsummer kickoff-mødet

I slutningen af ​​projektets kickoff kan du kort gennemgå vigtige punkter, minde teammedlemmer om opgaver og gentage yderligere handlingsplaner. Overvej at give fem til 10 minutter til spørgsmål, før du afslutter mødet. Hvis du ikke har ekstra tid, kan du bede deltagerne om at skrive deres spørgsmål og planlægge at besvare dem i en opfølgende e-mail, inden for mødeprotokollen eller i begyndelsen af ​​det næste møde. For eksempel:

Er der nogen, der har spørgsmål om vores planer for spiludvikling, projektets tidslinje eller vores forventede resultater?

9. Afslut mødet

Som afslutning på mødet skal du takke deltagerne for deres deltagelse og give instruktioner til at få adgang til væsentlige projektdokumenter, såsom gennem en delt mappe. Gentag derefter kontaktoplysninger efter behov, og bekræft datoen og tidspunktet for det næste møde. For eksempel:

Tak fordi du kom i dag. Du kan finde projektplanen og andre dokumenter, vi diskuterede i dag, i mappen Project April. Jeg har sendt jer hver et link til denne mappe via e-mail. Hvis du har yderligere spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Brian på bterrerro@company.com eller ringe til ham på lokalnummer 777. Vi ses torsdag kl. 11:30 til vores næste møde.

Eksempel på en projekt kickoff skabelon

Overvej at bruge skabelonen nedenfor til at oprette en dagsorden for interne og interessentmøder:

Objektiv erklæring

  • [ Opfyldelse af mål A ]
  • [ Opfyldelse af mål B ]
  • [ Opfyldelse af mål C ]

Introduktioner Introducer
mundtligt personale og interessenter eller del et dokument ved hjælp af formatet nedenfor:

[ Teammedlems navn ] - [ stilling eller projektrolle ]
[ Relevante kontaktoplysninger ]

[ Interessenters navn ] - [ virksomhedstilknytning ] - [ stilling ]
[ Relevante kontaktoplysninger ]

Projekt oversigt

[ Angiv generel projektinformation ved hjælp af et kort afsnit eller punktopstilling. ]

Projektplan

  • [ Kategori: Giv dybdegående detaljer om et emne, der er angivet i projektoversigtssektionen. ]

Projektmål
[ Angiv dine tilsigtede projektresultater, og hvordan du planlægger at måle dem ved hjælp af et kort afsnit eller punktopstilling. ]

Rollers ansvar
[ Rolle ]

  • [ Ansvar 1 ]
  • [ Ansvar 2 ]
  • [ Ansvar 3 ]

[ Rolle ]

  • [ Ansvar 1 ]
  • [ Ansvar 2 ]
  • [ Ansvar 3 ]

Opgaveopgaver
[ Teammedlems navn ] - [ opgave 1 ] - [ deadline, hvis relevant ]

[ Teammedlems navn ] - [ opgave 2 ] - [ deadline, hvis relevant ]

Kickoff resumé
[ Opsummer mødets nøglepunkter i en punktopstilling eller et kort afsnit. ]

Mødeafslutning
[ Tidspunkt og dato for næste møde ]
[ Giv information om, hvordan du finder vigtige projektdokumenter. ]

Nis Andersen
Nis Andersen Når du leder et projekt, kan du bruge kickoff-møder til at hjælpe med at planlægge produktionsprocessen. At forstå, hvordan man opretter og bruger en projekt kickoff-skabelon, kan hjælpe med at forberede dit team til succes og støtte dine interessenter. I denne artikel definerer vi projektkickoffs, udforsker deres betydning, giver nyttige trin til oprettelse af projektkickoffskabeloner og deler en eksempelskabelon, som du kan bruge.