De 7 Dele Af Et Forretningsbrev

På et tidspunkt skal du muligvis skrive et formelt forretningsbrev for at sende eller anmode om oplysninger til en enkeltperson, organisation, agentur eller klient. Mens størstedelen af ​​forretningskommunikation foregår virtuelt eller over telefonen, er trykte forretningsbreve stadig en vigtig metode til professionel korrespondance i nogle brancher. Traditionelle forretningsbreve har et specifikt format, der gør det muligt for modtagere nemt at forstå de oplysninger, du ønsker at formidle, herunder dine kontaktoplysninger og deres, samt brødteksten i dit brev.

I denne artikel vil vi skitsere hver af de syv nøgledele i et forretningsbrev med eksempler, så du nemt kan lave dit eget.

Relateret: Sådan skriver du en professionel e-mail

Elementer af et forretningsbrev

Uanset hvor du er i din karriere eller hvilket felt du er inden for, er det vigtigt at vide, hvordan man formaterer et forretningsbrev. Du bør bruge forretningsbreve, når du sender dokumenter til en offentlig myndighed, indgiver formelle anmodninger, sender professionelle dokumenter eller udformer et følgebrev. Et professionelt forretningsbrevformat omfatter typisk syv nøgleelementer. Her er, hvad du bør inkludere i hvert forretningsbrev:

1. Brevoverskrift

Brevoverskriften, der typisk findes i øverste venstre hjørne af siden, introducerer dig til modtageren og indeholder vigtige kontekstuelle oplysninger såsom dit navn, returadresse, telefonnummer, e-mail og dato. Inkluder kun de oplysninger, dit publikum har brug for. Når du skriver din brevoverskrift, skal du springe en linje over mellem dine kontaktoplysninger og datoen. Spring endnu en linje over, og medtag derefter din modtagers kontaktoplysninger. Spring endnu en linje over, og begynd derefter dit brev.

For eksempel:

Alicia Washington
kontorer i Burbank & Brooks
105 Burbank St.
a.washington@email.com

21. juni 2021

Ms. Riley Jones
River Tech
90991 River Tech Dr. Ste 1

Kære fru Jones,
...

Du behøver ikke at inkludere en returadresse, hvis brevet er trykt på brevpapir, der indeholder adressen. Brevpapiret er et firmalogo, der normalt er øverst i midten af ​​forretningsdokumenter, der er forbundet med en virksomhed, en offentlig myndighed eller anden organisation.

2. Modtageradresse

Efterlad en ekstra linje mellem datoen og modtagerens adresse, og den skal stå i venstre margen. Du skal inkludere navnet på den person, du sender forretningsbrevet til, inklusive deres navnepræfiks. Sørg for, at deres navn er stavet korrekt, og at adressen er så fuldstændig som muligt for at være sikker på, at de modtager brevet. Adressen skal vises i et standard kuvertvindue, når papiret foldes i tredjedele.

3. Emne

Emnet skal være kort og direkte og klart repræsentere for modtageren, hvad dit brev handler om. Hvis du har et referencenummer, såsom et skadesnummer, sagsnummer eller referencenummer, skal du medtage det på denne linje. Emnet behøver ikke at være skrevet som en hel sætning.

Dit emne starter muligvis også med "RE:" for at vise, at du skriver som svar på eller vedrørende en tidligere samtale eller anmodning. En emnelinje kan f.eks. læse "RE: Kravnummer 129523 - Indlevering af dokumenter og politikoplysninger." Dette giver læseren mulighed for at finde dit krav og lader dem vide, hvad de kan forvente i resten af ​​forretningsbrevet.

4. Hilsen

Hilsenen skal være formel og høflig. Det er bedst at starte med en professionel hilsen som "Kære", og personens præfiks, hvis du kender det. For eksempel ville du ikke skrive "Kære Taylor Spenser" , hvis du ved, at de er en læge. I så fald ville du skrive "Kære Dr. Spenser." Undgå at bruge kønsbestemte præfikser, hvis det er muligt – brug personens navn i stedet for. For eksempel "Kære Taylor Spenser," i stedet for "Dear Mr. Spenser."

Hvis du ikke ved, hvem der skal modtage dit brev direkte, bør du bruge andre referencer såsom deres titel, team, organisation eller jobpligt. For eksempel "Kære HR-chef", "Kære HR-afdeling" eller "Kære virksomhedsrekrutterer." Hvis det er muligt, så undgå at bruge "To Whom It May Concern", da det kan virke upersonligt eller forældet.

5. Krop

Brødteksten er der, hvor du skriver detaljerne i dit forretningsbrev. Start med en kort introduktion, der forklarer, hvorfor du skriver dem. Indledningen skal være en eller to sætninger og skal have de vigtigste detaljer. Resten af ​​kroppen indeholder detaljerne i dit brev.

Kroppen skal være fokuseret på, hvorfor du skriver, og skal være så direkte og høflig som muligt. Adskil hvert venstrejusteret afsnit ved at springe et mellemrum over. Afslut brødteksten med et afsluttende afsnit med to sætninger for at præcisere, hvorfor du skriver, og for at takke dem for deres overvejelse. Vær sikker på, at det afsluttende afsnit passer til tonen i brevet. Et godt afslutningsstykke kan se ud som: "Tak, fordi du opdaterede min påstand og kiggede nærmere på omstændighederne. Jeg ser frem til at høre fra dig snart."

6. Gratis lukning

Afslut altid et forretningsbrev med en professionel afslutning. Nogle eksempler er "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen" og "Tak." Du bør have din afslutning på sin egen linje, med det første bogstav med stort og et komma i slutningen.

Læs mere: 22 forretningsbrevsafslutningseksempler

7. Underskrift

Efterlad to til fire linjer mellem den afsluttende linje og skriv dit navn, så du kan underskrive forretningsbrevet. Dit navn skal være dit første, mellemste initial (hvis du har en) og dit efternavn. Medtag eventuelle passende suffikser til dit navn, såsom MA eller MD. Hvis du skriver for en virksomhed eller organisation, bør du inkludere din stilling umiddelbart under dit indtastede navn. Når du har udskrevet forretningsbrevet, skal du underskrive dit navn umiddelbart over dit indtastede navn med blåt eller sort blæk.

Relateret: Introduktionsbrev: Oversigt og eksempler

Billedbeskrivelse

Business Letter Format
1. Dato
2. Navn og adresse
3. Hilsen
4. Indledende afsnit
5. Afsluttende afsnit
6. Gratis lukning og underskrift

Bedste praksis for forretningsbreve

Her er nogle andre ting, du skal huske på, når du skriver dit forretningsbrev:

Dokumentformat

Forretningsbreve er designet således, at returadressen og modtagerens adresse vises i vinduerne på en standard ni-tommers konvolut. Du bør udskrive dit forretningsbrev på uforet 8,5" x 11" papir og have en tomme marginer på alle sider. Sørg for at læse korrektur på dit forretningsbrev flere gange for at fange eventuelle stave- eller grammatikfejl. Du bør bruge en standardskrifttype som Times New Roman.

Hver sektion skal adskilles ved at springe en linje over, og alt skal være justeret til venstre. Forretningsbreve kan være lige så lange, som du har brug for dem, så du behøver ikke at få alt, hvad du har brug for at sige, på én side.

Indhegninger

Hvis du sender andre dokumenter med forretningsbrevet, kan du gøre læseren opmærksom på, hvad der ellers er inkluderet, ved at skrive "Bilag" eller inkludere navnene på dokumenterne under overskriften "Bilag". Dette skal adskilles ved at springe en linje over under dit indtastede navn og skal være venstrejusteret i overensstemmelse med dato- og adresseoverskrifterne.

Andre formater

Nogle organisationer kan bruge lidt anderledes formatering, såsom at indrykke afsnittene i dit brevs brødtekst eller bruge en bestemt skrifttype. Hvis din organisation bruger en anden skabelon, bør du følge den, så enhver virksomhedskorrespondance fra organisationen er ensartet og konsistent.

Flere modtagere

Hvis du sender dit forretningsbrev til flere personer, skal du udskrive et for hver af dem og få det sendt direkte til dem. Sørg for at ændre modtagerens navn og adresse og hilsen, hver gang du udskriver brevet. Du bør også inkludere "CC:" og navnene på de andre personer, der modtager en kopi af brevet, så alle du sender brevet til ved, hvem der ellers har en kopi.

At skrive til en gruppe

Hvis du skriver til en gruppe, f.eks. en bestyrelse eller et interessentmøde, skal du skrive et brev adresseret til gruppen og sendt til deres officielle adresse. Din hilsen skal også henvende sig til hele gruppen. For eksempel kan en gruppehilsen være "Dear Willow Park Homeowners Association."

Skabelon for forretningsbrev

Her er en skabelon til forretningsbreve, som du kan bruge som en guide, når du skal lave en af ​​dine egne:

[ Navn ]
[ Firmanavn ]
[ Gadeadresse ]
[ By, stat og postnummer ]
[ Telefonnummer ]
[ Faxnummer ]
[ E-mailadresse ]

[ Dato ]

[ Modtagers navn ]
[ Firmanavn ]
[ Gadeadresse ]
[ By, stat og postnummer ]

[ Emne ]

Kære [ Modtagers navn ] :

[ Body paragraf 1 ]

[ Body paragraf 2 ]

[ Afsluttende afsnit ]

Med venlig hilsen

[ Dit navn og suffikser ]
[ Stilling i virksomheden ]
[ Dit firmanavn ]

[ Bygger ]

Eksempler på forretningsbreve

Her er et eksempel på et forretningsbrev, inklusive korrekt formatering og korrekt ordbrug:

Ms. Eliza Stockton
1351 Weeping Willow Lane
Memphis, TN
37501 555-555-5555
estockton@email.com

16. oktober 2019

Ms. Juanita Rodriguez
Greene Insurance Agency
3516 Main St.
Greensboro, NC 27401

RE: Krav 96792-01

Kære fru Rodriguez:

Jeg skriver for at anmode om flere dokumenter vedrørende krav 96792-01. Jeg har brug for en kopi af de fuldstændige vilkår for forsikringspolicen, resultaterne af den opfølgende undersøgelse og de seneste betalingsoplysninger.

Jeg er bekymret for, at mindst én aftale blev faktureret forkert, hvilket har ført til, at min konto er blevet forfalden. Når vi går videre med min behandling, vil jeg gerne have en fast forståelse af, hvad min forsikring dækker. Jeg vil også gerne vide, hvilke læger og medicinske faciliteter der betragtes som i netværk.

Du kan enten sende dokumenterne med post eller e-mail. Tak for din tid og omtanke i denne sag. Jeg ser frem til at høre fra dig snart.

Med venlig hilsen

Eliza Stockton

Malthe Lund
Malthe Lund På et tidspunkt skal du muligvis skrive et formelt forretningsbrev for at sende eller anmode om oplysninger til en enkeltperson, organisation, agentur eller klient. Mens størstedelen af forretningskommunikation foregår virtuelt eller over telefonen, er trykte forretningsbreve stadig en vigtig metode til professionel korrespondance i nogle brancher. Traditionelle forretningsbreve har et specifikt format, der gør det muligt for modtagere nemt at forstå de oplysninger, du ønsker at formidle, herunder dine kontaktoplysninger og deres, samt brødteksten i dit brev.