Afslutning Af Et Møde: Fordele Og Trin

I løbet af din professionelle karriere kan du være ansvarlig for at lede et forretningsmøde. Når du planlægger og forbereder et møde, er det vigtigt at overveje, hvordan du vil afslutte samtalen. Planlægning af en effektiv afslutning kan forbedre den overordnede succes for dine møder, booste moralen og forbedre arbejdspladskulturen. I denne artikel forklarer vi fordelene ved at lukke og giver dig de trin, du kan tage for at afslutte dit næste teammøde.

Læs mere: Sådan gennemfører du møder

Fordele ved at lukke et møde

Afslutning af et møde kan være med til at forbedre et mødes overordnede succes. Et effektivt møde tæt kan hjælpe mødeledere med at opnå følgende:

  • Øg deltagelsen: Afslutningen eller afslutningen kan være et godt tidspunkt for deltagere til at stille spørgsmål eller dele ideer. Nogle fagfolk afslutter et møde med at bede om feedback, spørgsmål eller kommentarer. Det øger deltagelsen og skaber en åben dialog, som kan forbedre arbejdspladskulturen.
  • Gennemgå nøglekomponenter: En måde at afslutte et møde på er ved at gennemgå nøglekomponenter. Dette kan hjælpe deltagerne med at huske vigtige detaljer.
  • Øg moralen: Ved at afslutte et møde effektivt kan du vise dine deltagere, at du respekterer og værdsætter deres tid. Dette kan øge arbejdspladsens moral og forbedre kulturen.
  • Fejr resultater: Afslutningen af ​​et møde er et godt tidspunkt at dele teamsucceser eller andre meddelelser. Dette kan hjælpe med at forbedre arbejdspladskulturen ved at skabe et positivt miljø.
  • Vurder generelle følelser: Under afslutningen kan mødelederen bede om feedback for at vurdere, hvordan deltagerne har det med emnet. Dette kan hjælpe dig med at forberede de næste trin til efter mødet. Det kan også hjælpe dig med at justere din mødestrategi og kan forbedre din næste præsentation.
  • Øg virkningen af ​​mødet: En effektiv afslutning kan øge virkningen af ​​mødet ved at minde deltagerne om mål og næste trin.

Sådan afsluttes et møde effektivt

Her er de trin, du kan tage for at afslutte et møde effektivt:

1. Forbered lukningen

Det er vigtigt at forberede sig på alle trin af et møde, inklusive det afsluttende. At have en klar plan kan forbedre effekten af ​​mødet. Når du forbereder dit næste forretningsmøde, skal du overveje, hvor meget tid du vil afsætte til afslutningen. Tænk også over, hvad du vil sige eller dække i løbet af denne tid for at sikre, at du kan komme til hver komponent.

Læs mere: Sådan planlægger du møder (med tips)

2. Medtag afslutning i dagsordenen

En mødedagsorden kan øge produktiviteten ved at sikre, at mødet forbliver ved emnet. Deling af mødedagsordenen på forhånd kan hjælpe deltagerne med at formulere spørgsmål eller talepunkter. Når du opretter en dagsorden, skal du tilføje et afsnit til afslutningen. Dette vil sikre, at du efterlader nok tid til en vellykket afslutning.

Læs mere: 9 tips til at sætte en dagsorden for et møde

3. Brug en timer

En timer kan hjælpe fagfolk med at holde sig til mødedagsordenen. Ved at time hvert afsnit kan du sikre dig, at du har tid nok til en grundig afslutning. Dette er ofte fem til ti minutter, men det kan variere afhængigt af det specifikke møde. Mens du leder mødet, skal du kontrollere timeren for at sikre, at du bevæger dig gennem information i et godt tempo.

4. Gennemgå nøglebegreber

Gennemgang af nøglebegreber kan hjælpe med at minde fagfolk om, hvad de diskuterede under mødet. Overvej at vende tilbage til målene, vigtige takeaways eller vigtige ideer under afslutningen. Prøv at opsummere de vigtige begreber kort. Hvis din dagsorden indeholder ønskede resultater, kan du gennemgå disse under afslutningen for at sikre, at du har gennemført alle mødeopgaverne.

5. Giv tid til spørgsmål

Under afslutningen kan oplægsholderne spørge publikum, hvis der er spørgsmål. Ved at afsætte tid til spørgsmål kan du hjælpe med at afklare oplysninger til dine deltagere. Dette kan forbedre den samlede succes for dit møde. Dette er også et godt tidspunkt at stille spørgsmål om overordnet feedback. Afhængigt af forretningen og mødet vil du måske spørge, om nogen har andet at tilføje for at øge deltagelsen og give plads til yderligere diskussioner.

Læs mere: Sådan opmuntrer du til deltagelse i teammøder

6. Giv en tidspåmindelse

En tidspåmindelse eller advarsel fortæller deltagerne, at mødet snart slutter. Du kan bruge en tidsadvarsel flere steder under et møde. For eksempel kan du fortælle deltagerne, at din del af mødet snart slutter, og der vil være tid til spørgsmål efter. Dette kan hjælpe folk med at forberede spørgsmål og sikre, at alle har en chance for at deltage, hvis de vil.

Du kan også bruge en tidspåmindelse i slutningen af ​​lukningen for at vise dine deltagere, at du respekterer deres tid og planlægger at afslutte mødet til tiden. Hvis deltagerne deler ideer under afslutningen, kan en tidsadvarsel sikre, at de har tid nok til at blive færdige. Oftest bruger fagfolk en to eller fem minutters advarsel. Du kan vælge at vise dette på skærmen under en præsentation, eller du kan bruge en verbal påmindelse.

7. Forbliv positiv

At holde mødet positivt og fokuseret kan øge den samlede effekt af mødet og forbedre dine deltageres moral. Du kan bruge det tætte til at dele holdpræstationer eller festligheder. Du kan også bruge denne tid til at omdirigere et møde på en positiv måde. Hvis mødet for eksempel diskuterede udfordringer, kan du bruge afslutningen til at fokusere på de positive forandringer eller succeser.

8. Afslut med næste trin

Du kan lukke mødet ved kort at dele de næste trin. Overvej at gennemgå trinene for hver deltager eller afdeling, afhængigt af størrelsen på dit møde. Du kan også bruge denne tid til at minde deltagerne om, hvornår og hvor det næste møde finder sted.

9. Mind deltagerne om, hvor de kan gennemgå oplysninger

Hvis det er relevant, kan du bruge lukketiden til at minde deltagerne om, hvor de kan gå hen for at finde informationen fra mødet. For eksempel kan du e-maile mødedagsordenen og de næste trin til alle deltagere eller lægge præsentationen online. Hvis du deler ressourcer efter mødet, skal du fortælle deltagerne, hvor og hvordan de kan få adgang til oplysningerne.

Læs mere: Sådan sender du en effektiv møderecap eller opfølgningsmail (med skabelon og eksempel)

10. Tak til de fremmødte

Til allersidst af afslutningen kan du overveje at takke deltagerne for deres tid og opmærksomhed. Dette kan hjælpe med at opbygge positive relationer ved at vise dine teammedlemmer, at du værdsætter og respekterer dem. Nogle fagfolk vælger at give hånd eller bruge humor i denne tid. Overvej din personlighed, ledelsesstil og arbejdspladskultur, når du udarbejder din afsluttende redegørelse.

Niels Mørk
Niels Mørk I løbet af din professionelle karriere kan du være ansvarlig for at lede et forretningsmøde. Når du planlægger og forbereder et møde, er det vigtigt at overveje, hvordan du vil afslutte samtalen. Planlægning af en effektiv afslutning kan forbedre den overordnede succes for dine møder, booste moralen og forbedre arbejdspladskulturen. I denne artikel forklarer vi fordelene ved at lukke og giver dig de trin, du kan tage for at afslutte dit næste teammøde.