6 Trin Til Gennemførelse Af En Exit-samtale

6 Trin Til Gennemførelse Af En Exit-samtale

Der kan være mange grunde til, at en medarbejder forlader en organisation, lige fra at finde en anden rolle, der passer dem bedre, til at opleve et fjendtligt arbejdsmiljø. Mange virksomheder søger at forstå, hvorfor en medarbejder vælger ansættelse andetsteds, og en fratrædelsessamtale kan afdække disse detaljer. En fratrædelsessamtale kan også gavne en medarbejder og give dem mulighed for at tale åbent om deres oplevelse.

I denne artikel beskriver vi, hvad en exit-samtale er, giver trin til, hvordan man gennemfører en, deler nogle effektive exit-samtalespørgsmål, udforsker, hvad man må og ikke må ved at gennemføre exit-samtaler og dykker ned i, hvordan du kan behandle den medarbejderfeedback, du modtager. .

Hvad er en exit-samtale?

En exitsamtale er et møde mellem en medarbejder, der forlader virksomheden, og (normalt) et medlem af personaleteamet. Exitsamtalen fungerer som en mulighed for dig til at lære mere om en medarbejders grunde til at forlade virksomheden, hvilket kan give dig vigtig feedback, som du kan bruge til at forbedre arbejdspladsen for de andre teammedlemmer og fremtidige nyansættelser.

Læs mere: 8 tips til at forlade et længerevarende job på gode vilkår

Sådan gennemfører du en exit-samtale

Følg disse trin for at gennemføre en exitsamtale med en medarbejder, der forlader organisationen:

1. Vælg en interviewer

Det er almindeligt, at et medlem af personaleteamet gennemfører exit-samtalen, fordi de kan give en upartisk atmosfære, hvor medarbejderen kan dele deres tanker. De kan også foretage unikke handlinger som følge af den feedback, de modtager under udgangssamtalen. Du kan også vælge at bruge et eksternt firma, der kan gennemføre samtalen, så medarbejderne ikke føler noget pres under mødet. Men især for medarbejdere, der har nydt deres tid i organisationen, kan dette virke mere upersonligt.

Læs mere: 12 almindelige typer af HR-job

2. Forbered dig på forhånd

Hver medarbejder er forskellig, så selvom du har gennemført exitsamtaler med andre medarbejdere før, er det vigtigt at forberede sig på hver enkelt individuelt. Vid, hvad du vil spørge om, bliv fortrolig med medarbejderens rolle og ansvar og sæt dig klar til mødet. Du kan f.eks. medbringe en behagelig stol, som medarbejderen kan bruge, og sørge for at spærre din kalender ude, så ingen afbryder din samtale. Exitsamtalen skal afholdes privat.

Læs mere: Sådan forbereder du dig til 9 interviewtyper

3. Bed medarbejderen om at udfylde en skriftlig undersøgelse

Overvej at bede den spændende medarbejder om at udfylde en skriftlig undersøgelse inden dit møde. Dette vil give dem mulighed for at tænke over deres svar på forhånd. Du kan opleve, at medarbejderen faktisk er mere åben i en skriftlig undersøgelse, fordi de føler sig mere tilpas. Plus, når du er i stand til at læse deres tanker forud for dit møde, kan du udvikle spørgsmål, der styrer samtalen.

4. Planlæg samtalen på det rigtige tidspunkt

De fleste medarbejdere vil give to ugers varsel, så overvej at planlægge fratrædelsessamtalen omkring, når medarbejderen har omkring en uge tilbage. På dette tidspunkt i deres afrejse bør de stadig være investeret i deres rolle og åbne for at dele deres tanker. Nogle organisationer beslutter sig dog for at gennemføre exitsamtalen, efter at medarbejderen har forladt virksomheden, hvilket fører til en mere afslappet samtale, der giver medarbejderen meget plads til at svare på dine spørgsmål.

5. Lyt godt efter

Det er vigtigt at lytte aktivt til medarbejderen, så du kan forstå, hvad de siger. En del af dette er at stille dem de nødvendige spørgsmål for at undgå at komme med antagelser om den feedback, de giver. Når du lytter, giver du medarbejderen det indtryk, at det, de siger, er vigtigt for dig og organisationen.

Læs mere: Aktive lytteevner: Definition og eksempler

6. Spørg, om du kan dele deres svar med ledelsen

Sørg for, at medarbejderen ved, at fratrædelsessamtalen er fortrolig, men det kan være en god ide at spørge, om medarbejderen er åben over for, at du deler deres specifikke feedback med andre på arbejdspladsen, f.eks. deres direkte leder eller den leder, der er ansvarlig for deres afdeling. Uanset hvad, bør du forsikre medarbejderen om, at alt, hvad de ønsker at forblive privat, vil være det. Mange medarbejdere ønsker at sikre sig, at deres omdømme forbliver intakt og ser til dig for at forsikre dem om, at det bliver det.

Effektive exit interview spørgsmål

Det er vigtigt at have et produktivt møde med medarbejderen, der resulterer i en åben og ærlig samtale, hvor medarbejderen føler sig fri til at dele sine tanker med dig om sin tid i virksomheden. Her er nogle spørgsmål, du bør overveje at stille:

  • Hvorfor vælger du at forlade vores organisation?
  • Hvad er dine tanker om at arbejde her?
  • Hvad gør virksomheden rigtigt?
  • Hvad føler du, at virksomheden klarer sig dårligt?
  • Hvordan kan vi forbedre os som organisation?
  • Har du nogle specifikke tanker om din leder eller den afdeling, du arbejder i?
  • Er der medarbejdere, der føler det samme som dig?
  • Hvordan har de andre medarbejdere det med deres job eller virksomheden generelt?
  • Hvad er dine yndlingsting ved at arbejde her?
  • Har du ideer, som du ville ønske, at du ville have været i stand til at implementere under din tid her?
  • Hvad er dine yndlingsting ved din direkte vejleder?
  • Vil du have et råd til den person, vi ansætter til din stilling?
  • Hvem er nogle medarbejdere, ledere eller ledere, der har haft en positiv indflydelse på din tid her, og hvorfor?
  • Er der noget, vi bør gøre anderledes under medarbejderorientering?

Må og lad være med at udføre exit-interviews

Gennemgå disse dos and don'ts ved at udføre exit-interviews, så du kan forberede dig til et effektivt møde:

Bedste praksis for exit-samtaler

  • Mød personligt. Det er bedst at mødes personligt, når du gennemfører en exitsamtale, så medarbejderen ved vigtigheden af ​​mødet. Men hvis medarbejderen ville føle sig mere tryg ved at tale over telefonen, kan du give dem det valg.

  • Lad medarbejderen vide, hvorfor du laver en exitsamtale. En medarbejder bør vide, hvorfor du gennemfører exit-samtalen, så de kan svare korrekt og vide, at deres svar kan gøre en forskel.

  • Stil de samme spørgsmål til hver enkelt medarbejder. En grund til at stille medarbejderne de samme spørgsmål er at identificere mønstre. Hvis der for eksempel er flere medarbejdere, der arbejder i marketingafdelingen, som går af i løbet af et år, kan du måske se, om der er en tendens, som virksomheden eller afdelingen skal forholde sig til.

  • Lad medarbejderen vide, at de ikke behøver at svare på alt. Fratrædelsessamtalen er chancen for medarbejdere til at dele detaljer om oplevelsen af ​​deres ansættelse. Medarbejdere skal vide, at de har ret til at afslå at svare, hvis de ønsker det.

  • Følg protokollen for alle påstande om chikane eller diskrimination. Selvom en medarbejder forlader, er det vigtigt, at du undersøger eventuelle klager, som du ville gøre, hvis medarbejderen forbliver ansat i organisationen.

Hvad skal man undgå under en exitsamtale

  • Spørg ikke om bestemte personer. Du ønsker ikke at give indtryk af, at du spørger om nogen af ​​en bestemt grund. Hvis du specifikt spørger om nogen, kan det give medarbejderen det forkerte indtryk, at du forsøger at bygge en opsigelsessag mod en person. Undtagelsen er, hvis du stiller et generaliseret spørgsmål om ledelse.

  • Tag ikke fat i kontorsladder. Hvis en medarbejder vælger at diskutere bagtalelse eller sladder på kontoret, skal du ikke engagere dig. Du kan eventuelt overveje at lade medarbejderen vide, at de kan dele deres følelser, men at du ikke kan og har en mening om sagen.

  • Giv ikke dine meninger. Dette er medarbejderens chance for at tale, og det er vigtigt, at du lytter, stiller spørgsmål for at sikre, at du forstår, hvad de siger, opmuntrer dem under hele processen og giver dem et trygt rum til at føle sig godt tilpas ved at være åben over for dig.

  • Bed ikke en medarbejder om at genoverveje. En leder vil måske bede en medarbejder om at genoverveje, når de modtager medarbejderens to ugers varsel, men undlader at spørge under fratrædelsessamtalen. Formålet med samtalen er at lære mere om en medarbejders oplevelse.

Sådan behandler du medarbejderfeedback

Enhver exitsamtale, du gennemfører, bør give dig nogle nyttige oplysninger om organisationen og de erfaringer, medarbejderne har der. Sådan kan du behandle medarbejderfeedback:

1. Del relevant information med de relevante personer

Uanset om den spændende medarbejder har delt positiv eller negativ feedback, er det vigtigt at dele passende detaljer med de rigtige personer i organisationen, så længe du har godkendelse fra medarbejderen. Med positiv feedback er det en chance for at lade andre vide, hvad de gør rigtigt, så de kan fortsætte med at gøre det for alle de medarbejdere, der bliver tilbage og muligvis øge loyaliteten over for virksomheden. Du vil gerne dele negativ feedback med lederen eller højere niveau op, hvis det er nødvendigt, så ledelsen eller organisationen kan arbejde på at forbedre og derfor forhindre en høj medarbejderomsætning.

2. Opret et regneark

Det er altafgørende, at du tager noter fra udgangssamtalen. Dokumentation kan hjælpe dig og andre med at gå tilbage til et interview for at få vigtige oplysninger ud af det. Med den kan du organisere dine noter og scanne for ligheder for at gøre det nemmere at finde trends.

3. Se efter trends

Ved at lede efter tendenser i medarbejderfeedback, kan du muligvis løse problemer, før du fortsætter med at miste vigtige personer. For eksempel er noget feedback, du kan modtage fra flere spændende medarbejdere, at jobbet ikke endte med at blive, hvad de forventede. I dette tilfælde vil du måske se på jobbeskrivelserne for visse roller for at sikre dig, at de matcher, hvad de faktiske opgaver er for stillingen. Hvis medarbejdere rapporterer, at de føler sig umotiverede i deres rolle, kan du implementere fastholdelsesprogrammer eller give flere salgsfremmende muligheder.

Christopher Skovgaard
Christopher Skovgaard Der kan være mange grunde til, at en medarbejder forlader en organisation, lige fra at finde en anden rolle, der passer dem bedre, til at opleve et fjendtligt arbejdsmiljø. Mange virksomheder søger at forstå, hvorfor en medarbejder vælger ansættelse andetsteds, og en fratrædelsessamtale kan afdække disse detaljer. En fratrædelsessamtale kan også gavne en medarbejder og give dem mulighed for at tale åbent om deres oplevelse.