5 Almindelige Typer Budgetoverslag

At have en økonomisk plan er nøglen til ethvert projekts succesfulde gennemførelse. Denne plan gælder i virksomhedssammenhænge såvel som i individuelle livsopgaver. Udvikling af budgetter og budgetoverslag er en integreret del af projektplanlægningen. I denne artikel forklarer vi typerne af budgetoverslag, estimeringsteknikker og vigtigheden af ​​projektbudgettering.

Hvad er et budgetoverslag?

Et budget er en økonomisk plan, der er oprettet for en bestemt varighed af tid for at nå opstillede mål. Budgetoverslag falder ind under feltet projektledelse. Budgetoverslaget anslår den tid og de nødvendige ressourcer til at planlægge og fuldføre et projekt og udvikle og implementere et levedygtigt budget.

Du kan klassificere budgetoverslag i:

  • Grove skøn: Dette er de værdier, en virksomhed genererer i de tidlige stadier af projektstart for at bestemme de omtrentlige forventede omkostninger, og om den er godt rustet til at påtage sig projektet.
  • Kontraktestimater: Projektudviklere opnår også disse værdier i de indledende faser af projektinitieringen. De er dog mere nøjagtige, da man udleder dem fra optegnelser fra tidligere projekter, svarende til de potentielle. Udviklere tilføjer typisk disse værdier til projektforslag.
  • Definitive estimater: Disse er de mest nøjagtige estimater, da de er tættest på de faktiske omkostninger. De er dog de mest tidskrævende, da de kræver detaljerede oplysninger om alle projektaktiviteterne for at komme frem til et tal.

Relateret: Budget: Definition og typer

5 mest almindelige typer budgetoverslag

Overvej disse 5 mest almindelige typer budgetoverslag:

1. Indtægtsoverslag

Et indtægtsestimat er det beløb, en virksomhed formodentlig kan bruge på et projekt. Denne værdi er et afledt af virksomhedens årlige indtjening og er uafhængig af eventuelle lånte penge og ejede aktiver.

2. Omkostningsoverslag

Et omkostningsestimat er en tilnærmelse af den nødvendige kapital for at gennemføre et projekt eller program. Det involverer at overveje alle elementer i et projekt og komme frem til et samlet tal, der er afgørende for budgetudvikling. Afhængigt af projektet kan dette omfatte lønomkostninger, materiale- og udstyrsomkostninger og administrationsomkostninger.

3. Returoverslag

Et afkastestimat forudsiger den indkomst, der sandsynligvis vil blive genereret fra en investering eller et projekt. Professionelle trækker de estimerede omkostninger fra indtægtsestimatet for at opnå denne værdi. Det hjælper udviklere med at vælge mellem investeringer, da projekter med højere potentielle afkast generelt er mere attraktive.

4. Risikovurdering

Et risikoestimat er en prognose over sandsynligheden for, at der opstår risici i et projekt og de forventede konsekvenser, herunder beregning af risikoeksponering. Du kan bruge en teknik kendt som "referenceklasseprognose" til at forudsige disse risici. Denne teknik indebærer brug af registreringer af historiske risici påløbet i lignende projekter. Disse skøn er afgørende, da virksomheder økonomisk kan forberede sig på risici ved at inkludere dem i budgettet. Organisationer kan også beslutte at diskvalificere højrisikoprojekter baseret på disse værdier, hvis de ikke er godt rustet til at håndtere dem.

Relateret: Hvad er risikoanalyse i erhvervslivet?

5. Pengestrømsestimat

Dette estimat er det omtrentlige beløb, der går ind og ud af et projekt, baseret på omkostnings- og indtægtsestimater. Dette skøn er afgørende, da det bekræfter, at et firmas finansiering og budget er tilstrækkeligt til det aktuelle projekt.

Relateret: Guide til pengestrøm

5 teknikker brugt i budgetoverslag

Følgende er de fem metoder, der almindeligvis anvendes til budgetoverslag, samt deres fordele og mangler:

1. Analog

Eksperter baserer denne estimeringsteknik på omkostninger, der er afholdt på lignende projekter, som tidligere er udført af samme virksomhed eller fra eksterne kilder. Det er en hurtig og enkel teknik, men de præsenterede oplysninger har en tendens til at være unøjagtige. Dette skyldes, at på trods af at de har nogle få ligheder, er alle projekter individuelt særprægede, og der er en meget lille sandsynlighed for, at omkostningerne er de samme.

2. Parametrisk

Denne teknik bruger kendte parametre til at bestemme omkostningerne ved en specifik projektopgave. Den anvender målbare faktorer fra tidligere lignende projekter til at generere værdier. Den er af denne grund mere nøjagtig end den analoge estimeringsteknik. Ikke kun det, men det kan også være svært at finde datapunkter for nogle opgaver, da ikke alle faktorer er skalerbare.

3. Top-down

Dette er en omtrentlig estimeringsteknik, som en projektleder bruger i de indledende faser af et projekt efter at have etableret et groft skøn over projektomkostningerne. Dette budget nedbrydes derefter og allokeres til forskellige projektopgaver for at afgøre, om kundens budget er levedygtigt. Denne teknik giver unøjagtige værdier, men er hurtig.

4. Bottom-up

Denne teknik involverer at opdele hele projektet i individuelle opgaver, allokere midler til hver aktivitet og derefter opsummere alle omkostningerne for at komme med et samlet budgetoverslag. Det er den mest nøjagtige metode, men den mest tidskrævende og giver plads til omkostningsinflation.

5. 3-punkts estimat

Denne estimeringsteknik involverer at finde gennemsnittet af tre værdier. Værdien fås ved at summere projektets omkostningsestimater i best-case scenariet, worst-case scenariet, den mest sandsynlige omkostning og dividere denne værdi med tre. Denne metode er gavnlig, da den tager potentielle risici i betragtning, men er tidskrævende.

Relateret: Sådan laver du en budgetplan i 6 trin

Hvad er vigtigheden af ​​budgetoverslag?

Budgetoverslag er grundlæggende i planlægningen af ​​ethvert vellykket projekt. Følgende er nogle grunde til, at det er nødvendigt:

  • Budgetoverslag gør det muligt for organisationen at opfylde alle sine mål for det aktuelle projekt uden at overskride de tilgængelige midler. Ved udarbejdelsen af ​​et budgetoverslag skal udviklerne overveje alle projektopgaverne og allokere midler til hver enkelt af dem. Dette hjælper organisationen med at spore sine fremskridt i forhold til disse estimater.

  • Det giver udviklerne mulighed for at forberede sig på eventuelle risici gennem hele projektet. Risikovurderinger er en del af budgetoverslagene, og disse værdier hjælper med at udvikle en beredskabsfond for projektet.

  • Det giver udviklere kun mulighed for at bruge den tilgængelige kapital og ikke overstige dette beløb i løbet af projektet. Det forhindrer virksomheder i at afslutte projekter halvvejs eller gå konkurs.

Fagfolk, der udfører budgetoverslag

Følgende er en liste over nogle erhverv, hvor budgetoverslag er påkrævet:

  1. Byggeprojektleder: Disse fagfolk udvikler, koordinerer, budgetterer for og overvåger hele byggeprocessen. De sikrer, at deadlines overholdes og beregner arbejds- og materialeomkostninger.
  2. Finansiel rådgiver: Denne professionel hjælper organisationer med at oprette en finansiel plan, udvikle og gennemgå finansielle strategier, herunder budgetter.
  3. Revisor: Disse fagfolk hjælper organisationer med at fungere effektivt ved at analysere deres finansielle poster, rapporter, budgetter og regnskaber.
  4. Projektingeniør: Denne fagmand udvikler, koordinerer og overvåger alle aspekter af et tildelt projekt, herunder budgetterne.

Forskellen mellem et budgetoverslag og et budget

Et budgetoverslag er en prognose over den nødvendige kapital til projektaktiviteterne eller et program. Et budget er det maksimale beløb, en organisation eller en person er villig til at bruge på et projekt. Det er en mere detaljeret og specifik økonomiplan for projektet. Nogle gange bliver budgetoverslag de faktiske projektbudgetter efter godkendelse af projektudviklerne.

Typer af budgetter

Det ultimative mål med budgetoverslag er at gøre det muligt for virksomheder at udvikle en strategi for det aktuelle projekt og til sidst udvikle et detaljeret budget, når projektet er godkendt.

Følgende er de mest almindelige budgettyper:

  • Statisk budget: Tallene i dette budget er faste uanset de ændringer, der kan forekomme i løbet af gennemførelsesperioden. Alle de originale detaljer forbliver de samme i hele den tid, den bliver brugt.
  • Fleksibelt budget: Dette budget er bøjeligt. Ændringer kan foretages af udviklere, selv efter det er implementeret, baseret på relevante faktorer.
  • Beredskabsbudget: Dette er penge, der er afsat til at imødekomme eventuelle uforudsete omkostninger i projektets forløb, og dermed sikre, at organisationen er forberedt på sådanne situationer.
  • Strategisk budget: Dette budget planlægger en virksomheds udgifter i mere end et år. Typiske økonomiske budgetter formuleres årligt, men strategiske budgetter rummer en længere periode for at nå mere komplekse mål.

Relateret: Hvorfor budgettering er vigtig (plus 7 fordele ved budgettering)

Sådan opretter du et budget

Følgende er fem enkle trin til at udvikle et effektivt projektbudget:

  1. Opdel projektet: Opdel projektet i individuelle opgaver for at forstå dets omfang og bestemme alt, hvad teamet skal gøre for dets afslutning.
  2. Omkostningsestimat for hver opgave: Etabler og tildel en omtrentlig værdi for hver aktivitet på listen. Budgetudvikleren bør overveje omkostningerne til arbejdskraft, materialer, udstyr og alle andre ressourcer ved estimering.
  3. Læg estimaterne sammen: Beregn summen af ​​opgaveestimaterne og kom frem til et samlet tal.
  4. Inkluder uforudsete hændelser: Tilføj et skøn over tab, der sandsynligvis vil opstå inden for projektets varighed, for at have et budget, der tager højde for potentielle risici.
  5. Søg godkendelse: Indhent de samlede tal og fremlæg dem for den bestyrelse, der er ansvarlig for projektet, for tilslutning og implementering.

Robin Aagaard
Robin Aagaard At have en økonomisk plan er nøglen til ethvert projekts succesfulde gennemførelse. Denne plan gælder i virksomhedssammenhænge såvel som i individuelle livsopgaver. Udvikling af budgetter og budgetoverslag er en integreret del af projektplanlægningen. I denne artikel forklarer vi typerne af budgetoverslag, estimeringsteknikker og vigtigheden af projektbudgettering.