10 Vigtige Fordele Ved En PMO: Projektledelseskontor

Udvikling af standardpraksis og -metoder kan hjælpe en organisation med at levere projekter af høj kvalitet konsekvent og mere effektivt. Denne standardisering er funktionen af ​​PMO, en gruppe inden for en organisation, der fungerer som et repository for projekter og et støttesystem for projektteams. Hvis du er involveret i projektledelse, kan du drage fordel af at vide, hvordan en PMO kan lette projektafslutning og måljustering. I denne artikel forklarer vi, hvad en PMO er, undersøger tre typer og beskriver 10 fordele ved at have en.

Relateret: Hvad er en PMO, og hvad gør den?

Hvad er en PMO?

En PMO er et projektledelseskontor, en centraliseret gruppe eller enhed, der koordinerer og håndterer projekterne i en organisation eller en afdeling i den. Det primære mål med en PMO er at standardisere de procedurer, hvorved en organisation udfører sine projekter. Gennem standardisering kan de forskellige projektteams i en organisation anvende pålidelige metoder til at producere konsistente projektrelaterede resultater. En PMO kan også administrere data og rapportering, uddanne personale, udvikle projektstyringsværktøjer og etablere metoder til at forbedre effektiviteten af ​​processer. Andre ansvarsområder for PMO'er omfatter:

  • Prioritering af projekter i forhold til organisationens strategiske mål
  • Håndtering af projektressourcer og løsning af ressourcerelaterede problemer
  • Vedligeholdelse, opdatering og rapportering af projektdata til interessenter
  • Vedligeholdelse af dokumentationen for hvert projekt
  • Overvåge fremskridt på organisationens projekter
  • Understøtte de teams og ledere, der arbejder på projekterne

PMO'en er ofte en højtplaceret gruppe, placeret under organisationens store beslutningstagere. Dens position i forhold til organisatorisk ledelse og til teamlederne hjælper PMO med at formidle vigtig projektinformation til den øverste ledelse og den øverste ledelses behov til personalet, der arbejder på projekterne.

At have en PMO kan være nyttig for organisationer, der administrerer et stort antal projekter eller forfølger projekter, der involverer flere afdelinger. PMO'en kan også hjælpe med at kontrollere projektudgifter gennem ressourceallokering og opretholde gennemsigtighed ved at fungere som en kanal for kommunikation.

Hvad er typerne af PMO?

De specifikke karakteristika ved en PMO kan variere afhængigt af den organisation, den opererer i, og de mål, den sigter mod at opnå. Der er dog nok fælles karakteristika mellem PMO'er til, at du kan organisere dem under tre kategorier:

Støttende

En støttende PMO indsamler og opbevarer alle en organisations projekter og yder support efter behov. Det udøver kun lidt kontrol over de forskellige projekter, men spiller i stedet mere en konsulentrolle for at sikre, at teams følger bedste praksis og har den viden, de har brug for for at holde sig på sporet. En understøttende PMO kan også give råd om, hvordan man går videre med nye projekter baseret på indsigt opnået fra tidligere projekter.

Styrende

En kontrollerende PMO udfylder den samme rådgivende rolle som en understøttende PMO, men har autoritet til at tvinge teams til at følge organisatoriske praksisser, såsom brugen af ​​særlige værktøjer og overholdelse af specifikke metoder. En kontrollerende PMO udøver et moderat niveau af kontrol over en organisations projekter.

direktiv

En direktiv-PMO kan fuldt ud lede en organisations projekter og udøve et højt niveau af ledelsesmæssig kontrol. Den tildeler projektledere til projekter, modtager rapporter fra disse ledere og er ansvarlig for resultaterne af hvert projekt. Fungerer som en organisations centraliserede autoritet på projekter, en direktiv-PMO kan hjælpe med at sikre sammenhæng på tværs af porteføljen.

10 fordele ved en PMO

At have en PMO i din organisation kan optimere, hvordan du administrerer projekter og give yderligere fordele som et resultat. Her er en liste over 10 fordele ved at have en PMO:

1. Standardisering

En PTO kan forene en organisations projekttilgang ved at standardisere dens metoder og processer. Standardisering kan hjælpe projektledere ved at etablere regler for, hvordan de skal udføre en opgave. For eksempel, overladt til deres egne præferencer, kan to separate projektledere have forskellige forventninger til at skrive rapporter, men standardisering kan sikre, at hver rapport indeholder samme format, typer af detaljer og mere. Dette kan også hjælpe den øverste ledelse med at sammenligne resultater mellem projektledere ved at etablere en basislinje.

2. Konsekvente, nøjagtige resultater

Standardisering kan især være nyttig, hvis et team støder på vanskeligheder, mens de udfører et projekt. Standarderne fastsat af PMO kan hjælpe teamet med at klare vanskeligheden og gøre fremskridt. Med den konstante dokumentation, som PMO'en vedligeholder, kan den også skabe et klarere og mere præcist billede af, hvordan man estimerer projektlængder, sætter budgetter og allokerer ressourcer til fremtidige projekter.

Relateret: Dokumentation på arbejdspladsen

3. Reducerede omkostninger

Forbedret nøjagtighed kan resultere i den ekstra fordel ved reducerede projektomkostninger. At have nøjagtige estimater af tid, penge og materialer, der er nødvendige for et projekt, mindsker potentialet for midtvejsrevisioner eller tilpasninger, hvilket kan føre til øgede omkostninger, der ikke er medregnet i budgettet. En PMO holder også løbende styr på projektdetaljer, såsom omkostninger, hvilket giver mulighed for realtidsstyring for at sikre, at teamet holder budgettet.

Relateret: Hvad er projektomkostningskontrol? (Med tips og procestrin)

4. Facilitering af projektafslutning

En PMO kan lette projektafslutningen ved at give projektledere og teams mulighed for at koncentrere sig om at eksekvere planen, fuldføre leverancer og opfylde milepæle, mens PMO'en håndterer backend-aktiviteterne med dokumentation, rapportering, kommunikation og analyse. Dens analyse kan også lette færdiggørelsen ved at informere om reviderede metoder, der kan øge produktiviteten.

5. Afstemning med organisatoriske mål

En af en PMO's vigtigste funktioner er at fastslå, at et projekt stemmer overens med organisationens langsigtede mål. Hvis PMO'en ser, at afslutningen af ​​et bestemt projekt muligvis ikke fremmer organisationen mod dets mål, kan den annullere projektet for at omdirigere tid, penge og ressourcer til andre projekter, der er bedre tilpasset. På den måde er PMO'en med til at sikre, at organisationens aktiviteter altid tilfører værdi.

6. Videnshub

Din organisations PTO kan fungere som et centrum for viden i forskellige former. Som koordinerende center for alle organisationens projekter kan PTO være opmærksom på eventuelle ligheder i omfang mellem projekter på tværs af afdelinger og kan dele viden, der kan guide projektteamene. PTO'en forstår også kravene til ethvert projekt og kan derfor dirigere teams til uddannelsesressourcer, der kan lette projektafslutningen.

Relateret: Hvad er vidensstyring, og hvorfor er det vigtigt?

7. Centraliserede data

På samme måde er PTO'en lagerenheden for alle projektdata i en organisation. Centralisering kan strømline teams indsats med at lokalisere de data, de har brug for. Det bevarer også synlighed for alle interessenter om projektdetaljer, såsom afhængigheder og årsager til stoppede fremskridt. Denne synlighed kan være nyttig til at kommunikere problemer mellem projektteams og den øverste ledelse og give dem mulighed for at arbejde sammen om at udtænke løsninger baseret på konkrete data.

8. Træning, mentoring og coaching

PMO'en kan identificere topledertalenter blandt projektledere og hjælpe med deres udvikling gennem træning, mentoring og coaching. Ved at hjælpe med at finpudse projektledelseskompetencer giver PTO professionel støtte, der ikke kun kan producere bedre kvalificeret personale; men også teamledere, der føler sig værdsat, hvilket kan bidrage til fastholdelse af medarbejdere.

Relateret: 20 strategier for fastholdelse af medarbejdere

9. Kvalitetssikring

PMO'en kan hjælpe med at opretholde kvalitetssikringen ved at tilbyde et unikt perspektiv på projektets ydeevne. En udefrakommendes syn kan ofte identificere områder, der trænger til forbedring, som dem, der er tættere på projektet, ikke kan se. For eksempel kan et medlem af PMO erkende, at et projektteam kunne bruge sine ressourcer mere optimalt og give indsigt i, hvordan dette kan gøres. Dette kan hjælpe teamet med at opfylde sine kvalitetsmål og fuldføre projektet mere præcist.

Relateret: Guide til kvalitetssikring og kvalitetskontrol: Definition, formål og hvordan QA implementeres

10. Bedre beslutningstagning

PMO er det sted, hvor den øverste ledelses, teamledelsens og projektteams forhåbninger og erfaringer krydser hinanden, hvilket giver PMO'en en omfattende mængde referencemateriale, hvorfra der kan hentes brugbar indsigt. Dette kan være værdifuldt i tilfælde af en forstyrrelse eller forhindring for et projekt. For at omgå forhindringen kan projektlederen rådføre sig med PMO for at overveje alternative handlinger baseret på tidligere projektløsninger.

Magda Høj
Magda Høj Udvikling af standardpraksis og -metoder kan hjælpe en organisation med at levere projekter af høj kvalitet konsekvent og mere effektivt. Denne standardisering er funktionen af PMO, en gruppe inden for en organisation, der fungerer som et repository for projekter og et støttesystem for projektteams. Hvis du er involveret i projektledelse, kan du drage fordel af at vide, hvordan en PMO kan lette projektafslutning og måljustering. I denne artikel forklarer vi, hvad en PMO er, undersøger tre typer og beskriver 10 fordele ved at have en.