8 Executive Assistant-interviewspørgsmål: Med Eksempelsvar

Hvis du har en lederassistentsamtale på vej, er det en god idé at planlægge og øve dine svar for at sikre, at du gør et godt indtryk på potentielle arbejdsgivere. I denne artikel diskuterer vi, hvad en executive assistant er, almindelige executive assistant-interviewspørgsmål, du kan blive stillet, og hvordan du besvarer et par eksempelspørgsmål.

Hvad er en executive assistant?

En direktionsassistent ligner en administrativ assistent eller sekretær, fordi de bistår og støtter andre personer med deres arbejde. Direktørassistenter er dog typisk ansvarlige for at assistere en leder, og de kan uddanne eller overvåge andre kontorpersonale. Nogle af de detaljerede ansvarsområder for en executive assistent inkluderer:

  • Besvarelse af telefoner, modtagelse af beskeder og viderestilling af telefonopkald til den rigtige person
  • Håndtering af simple bogføringsopgaver
  • Brug af computersoftwareprogrammer, såsom tekstbehandlingsprogrammer, e-mail, regneark og præsentationssoftware
  • Hils på besøgende
  • Booking af rejsearrangementer for ledere
  • Læsning og analyse af indkomne notater og indlæg
  • Udførelse af andre opgaver for ledere efter behov

Læs mere: Interviewspørgsmål til en administrativ assistent

Almindelige executive assistant interview spørgsmål med eksempelsvar

Hver virksomhed kan have specifikke spørgsmål vedrørende dine kvalifikationer, kravene til jobbet og den leder, du vil arbejde for. Men her er et par almindelige spørgsmål, du kan blive stillet under en executive assistant-samtale, samt tips til, hvordan du besvarer dem:

  • Hvorfor vil du være direktionsassistent?
  • Hvordan prioriterer du opgaver på din typiske hverdag som direktionsassistent?
  • Hvordan vil du vurdere din computerfærdighed?
  • Hvordan håndterer du svære personligheder på arbejdet?
  • Har du overvåget andre kontormedarbejdere før?
  • Hvordan håndterer du stress og pres?
  • Giv mig et eksempel på en gang, hvor du skulle samarbejde med et team for at løse et problem for en leder.
  • Hvordan går du frem for at forudse en leders behov?

Hvorfor vil du være direktionsassistent?

Intervieweren vil sandsynligvis stille dig dette spørgsmål for at få en præcis forståelse af din motivation for at arbejde som executive assistant. De vil også vurdere, om dette er en midlertidig stilling for dig eller en karriere, du søger at vokse i. Det er bedst, hvis du besvarer dette spørgsmål ærligt, giver detaljer om, hvorfor du valgte at blive executive assistant, og hvad du håber at opnå. i fremtiden.

Eksempel: "Jeg valgte at blive executive assistant, fordi jeg troede, at mit kompetencesæt ville passe godt til stillingen. Jeg nyder at organisere, arrangere arrangementer eller møder og hjælpe dem, der har brug for min hjælp. Jeg vidste også, at jeg kunne lære mange forskellige ting ved at blive executive assistant, fordi hver dag er anderledes, efterhånden som nye udfordringer byder sig. Jeg håber at fortsætte med at bruge mine færdigheder til denne vigtige stilling og støtte en af ​​dine ledere."

Hvordan prioriterer du opgaver på din typiske hverdag som direktionsassistent?

Du skal være meget organiseret som direktionsassistent og planlægge dine dage derefter. Din potentielle arbejdsgiver vil gerne have en idé om din proces for at se, om den matcher deres behov. Identificer nogle vigtige prioriteringsvaner, du har i dine nuværende eller tidligere stillinger, som vil hjælpe dig med at organisere og prioritere til denne fremtidige stilling.

Eksempel: "Jeg prioriterer opgaver ved hjælp af en elektronisk to-do-liste og kalender. Jeg evaluerer mine deadlines og udfører de mest presserende eller udfordrende opgaver først. Jeg er også i stand til at tilpasse mig hurtigt, når nye opgaver eller projekter byder sig."

Hvordan vil du vurdere din computerfærdighed?

Det meste af dit arbejde vil sandsynligvis blive afsluttet ved hjælp af computersoftwaresystemer. Din arbejdsgiver vil gerne være sikker på, at du ved, hvordan du bruger disse systemer nøjagtigt. Det kan være en hjælp, hvis du giver et overblik over de systemer, du ved, hvordan du bruger i din besvarelse.

Eksempel: "Jeg vil vurdere mine computerfærdigheder som meget dygtige. Jeg har arbejdet med en række forskellige software, og jeg ved, hvordan man fejlfinder mindre computerproblemer på egen hånd. Jeg ved, hvordan man laver regneark, bruger tekstbehandlingsprogrammer og planlægningssoftware."

Hvordan håndterer du svære personligheder på arbejdet?

Intervieweren ønsker at få en fornemmelse af dit temperament for at vurdere, om du vil være i stand til at håndtere de mennesker, du kan støde på, mens du arbejder som executive assistant i deres organisation. Det er bedst at besvare dette spørgsmål med forståelse og tillid.

Eksempel: "Jeg forstår, at nogle personligheder, jeg vil støde på i denne stilling, kan være svære. Jeg har tålmodigheden og kommunikationsevnerne til effektivt at håndtere vanskelige personligheder med lethed uden at blive personligt fornærmet."

Har du overvåget andre kontormedarbejdere før?

Dette spørgsmål giver dig mulighed for at forklare dit niveau af ekspertise og tilsynserfaring. Hvis du bliver stillet dette spørgsmål under en samtale, vil jobbet sandsynligvis kræve, at du overvåger andre ud over at styre dine egne opgaver.

Eksempel: "Jeg har superviseret en lille gruppe på fire teammedlemmer, inklusive praktikanter og receptionister, mens jeg har udført mit eget arbejde."

Hvordan håndterer du stress og pres?

Når du bliver stillet dette spørgsmål, er det for at vurdere din mentale udholdenhed. Mange kontorer er tempofyldte og kræver, at opgaver udføres inden for stramme deadlines. Prøv at nævne tidligere øjeblikke, der gjorde det muligt for dig at håndtere stress og pres godt.

Eksempel: "Jeg er godt klædt på til at arbejde i et tempofyldt og stressende miljø. Jeg har arbejdet godt inden for stramme deadlines, og jeg er villig til at lægge arbejdet i at løse de nødvendige opgaver korrekt og til tiden. Jeg sørger for at balancere mit arbejde med mit personlige liv for at undgå udbrændthed, derfor er jeg konstant opfrisket og klar til at præstere."

Læs mere: 16 tips til, når du er stresset over arbejdet

Giv mig et eksempel på en gang, hvor du skulle samarbejde med et team for at løse et problem for en leder.

Det meste af dit arbejde vil sandsynligvis blive udført individuelt, men der vil sandsynligvis være lejligheder, hvor du skal arbejde med et team for at hjælpe en leder med en opgave eller et projekt. Prøv at bruge et eksempel, hvor du præcist kan beskrive opgaven og resultatet.

Eksempel: "Jeg arbejdede med et team på fem for at kompilere og kondensere mange sider med vigtige data for en leder. Vores mål var at gøre dataene mere læsbare og handlingsrettede, så lederen kunne træffe en fornuftig beslutning for virksomheden baseret på dataene. Vi delte vores arbejde op i fem dele og mødtes dagligt for at diskutere fremskridt. Hver person bidrog, og jeg kompilerede den endelige rapport med de sammenfattede data og afleverede opgaven med succes til tiden."

Hvordan går du frem for at forudse en leders behov?

Intervieweren ønsker at vide, hvordan du vil handle, når du lærer adfærden hos den leder, du støtter arbejdet. Nogle opgaver, du udfører, vil sandsynligvis ikke kræve vejledning. Beskriv eventuelle processer, du tidligere har brugt til at observere din vejleder og deres behov.

Eksempel: "Den bedste måde, jeg har lært at forudse en leders behov, er at lære deres vaner ved at observere deres kan lide og antipatier, såvel som deres humør på en given dag. Jeg vil derefter tilpasse mit arbejde og pligter i overensstemmelse hermed for at forudse og opfylde deres behov."

Læs mere: Exekutivassistent CV-prøver

Jobs, der ligner direktionsassistenter

Hvis du udforsker stillinger som chefassistent, er der masser af andre lignende job at overveje. Her er 10 roller med relaterede opgaver og karakteristika for eksekutivassistenter:

1 . [ Kontorkoordinator ](https://www.Bonjoures.com/q-Office-Coordinator-jobs.html)

2 . [ Facilities manager ](https://www.Bonjoures.com/q-Facilities-Manager-jobs.html)

3 . [ Virtuel assistent ](https://www.Bonjoures.com/q-Virtual-Assistant-jobs.html)

4 . [ Administrativ assistent ](https://www.Bonjoures.com/q-Administrative-Assistant-jobs.html)

5 . [ Receptionist ](https://www.Bonjoures.com/q-Receptionist-jobs.html)

6 . [ Kontorassistent ](https://www.Bonjoures.com/q-Office-Assistant-jobs.html)

7 . [ Planlægningskoordinator ](https://www.Bonjoures.com/q-Scheduling-Coordinator-jobs.html)

8 . [ Dataindtastningsassistent ](https://www.Bonjoures.com/q-Data-Entry-Clerk-jobs.html)

9 . [ Personlig assistent ](https://www.Bonjoures.com/q-Personal-Assistant-jobs.html)

10 . [ Administrativ leder ](https://www.Bonjoures.com/q-Administrative-Manager-jobs.html)

Loke Busk
Loke Busk Hvis du har en lederassistentsamtale på vej, er det en god idé at planlægge og øve dine svar for at sikre, at du gør et godt indtryk på potentielle arbejdsgivere. I denne artikel diskuterer vi, hvad en executive assistant er, almindelige executive assistant-interviewspørgsmål, du kan blive stillet, og hvordan du besvarer et par eksempelspørgsmål.