Sådan Får Du Et Job Som Administrativ Assistent Trin For Trin Og Bedste Tips

Et administrativt assistentjob kan fungere som et springbræt til mere ledende roller i administration og ledelse. Administrative assistenter udfører opgaver for at støtte kontoradministratorer i en række forskellige brancher. At få en stilling som administrativ assistent indebærer at have et skræddersyet CV, der fremhæver dine erfaringer og færdigheder og at vide, hvordan man besvarer interviewspørgsmål korrekt.

I denne artikel diskuterer vi, hvordan du får et administrativt assistentjob trin for trin og giver tips til CV-skrivning og interview.

Sådan får du et job som administrativ assistent

Hvis du overvejer et job som administrativ assistent, er her trin, du kan tage for at blive ansat:

1. Gennemfør gymnasiet

Du skal som minimum have en gymnasial eksamen eller tilsvarende for at få et administrativt assistentjob. I gymnasiet kan du tage kurser i maskinskrivning, tekstbehandling, grundlæggende bogføring og andre færdigheder, du skal bruge for at udføre en administrativ assistentrolle.

2. Gennemfør en associeret eller bachelorgrad

Mens du kan blive ansat med et gymnasieeksamen, foretrækker eller kræver mange arbejdsgivere, at administrative assistenter har en associeret eller bachelorgrad i Business Administration eller et beslægtet felt. Disse programmer kan lære dig det grundlæggende i administration og ledelse og kan give praktisk erfaring til at hjælpe dig med at arbejde i en stilling som administrativ assistent.

Hvis du har til hensigt at opbygge en karriere i en specifik branche, såsom sundhedspleje, ledelse eller jura, så overvej at tage kurser relateret til det felt for at opbygge en stærk baggrund.

3. Tilegne sig færdigheder

Når du har den uddannelsesmæssige kvalifikation, er det vigtigt at udvikle de færdigheder, du skal bruge for at levere på jobbet. Lær, hvordan du bruger de computerprogrammer, der er relevante for den branche, du ønsker at gå ind i, herunder tekstbehandling, regneark, regnskabsapplikationer og opgavespecifik software.

Læs mere: 8 must-have administrative assistentfærdigheder

4. Bliv certificeret

Administrative assistenter kan øge deres beskæftigelsesegnethed med flere certificeringer. Du kan blive certificeret i visse almindelige computerprogrammer, blive en registreret administrativ professionel eller lære at lave grundlæggende regnskab og lagerstyring.

5. Få erfaring

Der er mange måder at få erfaring som administrativ assistent på. Du kan være frivillig for en organisation i samfundet. Kontorpraktik kan give mulighed for at lære en administrativ assistents opgaver og hvad man kan forvente i en samtale.

Et praktikophold kan hjælpe dig med at udvikle dine kommunikationsevner og mestre de opgaver, du vil udføre, når du bliver ansat. Det kan også føre til en fast stilling, når en bliver ledig eller give dit CV det boost, det skal bruge for at imponere ansættelsesledere.

6. Opret et CV for administrativ assistent

Når du har de uddannelsesmæssige kvalifikationer og færdigheder til at søge administrativt assistentjob, skal du oprette et professionelt CV. Det er afgørende at udvikle forskellige CV'er for hvert job, du søger. Dette vil give dig mulighed for at skræddersy dine færdigheder og erfaring til jobkravene. Hvis du ikke har erfaring, skal du inkludere praktikophold, frivillige stillinger og relevante kurser for at demonstrere, at du har kapacitet til at udføre dine opgaver, hvis du bliver ansat.

Læs mere: Administrativ assistent CV-prøver

7. Begynd at søge job

Du kan bruge Bonjoures Job Search-værktøjet til at finde administrative assistentstillinger baseret på forskellige parametre såsom placering, niveau, løn og andre variabler. I mellemtiden kan du begynde at forberede dig til et interview. Du kan øve dig med interviewspørgsmål og -svar og opbygge selvtillid ved at øve dig foran spejlet eller et familiemedlem.

Når du søger administrativ assistentjob, er det ofte nemmere at blive ansat, hvis du søger indgangsstillinger. Hvis du ikke kan finde administrative job, så søg receptionistroller. Begge job har overlappende funktioner og kræver næsten det samme sæt færdigheder.

Nogle gange kan du kun finde midlertidige administrative assistentjob. Disse er en god måde at få dig selv ind i branchen. Med erfaring og positive resultater på jobbet er det muligt at få en fuldtidsrolle, der vil give bedre arbejdsforhold og højere løn.

Tips til at skrive CV'er for administrativ assistent

Her er tips til at hjælpe dig med at skrive et professionelt CV for administrativ assistent:

Brug det rigtige CV-format

Når du skriver et administrativt assistent-CV, er det vigtigt at bruge det rigtige format til den stilling, du søger. De fleste administrative assistentjob er på begynderniveau og kræver CV i kronologisk format. Afhængigt af din erfaring eller jobkrav, kan du også bruge et funktionelt eller kombineret CV.

Læs mere: Vejledning til CV-format (med tips og eksempler)

Medtag de fem vigtige CV-afsnit

Dit CV for administrativ assistent skal have mindst fem sektioner. De omfatter:

  • Overskrift med kontaktoplysninger
  • Faglig opsummering
  • Færdighedsafsnit
  • Erhvervserfaring
  • Uddannelsessektion

Hvis du har ringe eller ingen erfaring, skal du placere din uddannelsessektion før erhvervserfaring og fremhæve eventuelle certificeringer og kvalifikationer, der kan forbedre dine chancer for at blive ansat.

Gør CV'et jobspecifikt

Det er vigtigt at gøre dit CV jobspecifikt af mange årsager. Dette kræver, at du studerer jobbeskrivelsen for at identificere de legitimationsoplysninger, som arbejdsgiveren ønsker hos kandidater. Hvis du gør dette, får du en fordel i forhold til andre ansøgere og forbedrer din chance for at passere gennem ansøgersporingssystemet. Se efter søgeord i jobannoncen, og brug dem til at tilpasse dit CV, så ansættelsesledere og ATS-systemer kan se, at du kvalificerer dig til deres stilling.

Brug den rigtige CV-skabelon

Din CV-skabelon vil afhænge af den branche eller virksomhed, du søger til. Organisationer med en traditionel kultur foretrækker måske et klassisk CV-format. Andre virksomheder kan kræve veldesignede CV'er. Du kan undersøge arbejdsgiveren for at bestemme den skrifttype og type, de accepterer. Uanset hvilken skabelon du vælger, er det vigtigt at holde dokumentet læseligt og velorganiseret.

Læs mere: Bedste skrifttype til et CV: Sådan vælger du type og størrelse

Kvantificer præstationer med tal

I stedet for kun at angive dine pligter og ansvar i ord, skal du bruge tal og statistikker til at kvantificere arbejdspladsens bidrag. Dette vil vise ansættelsesledere din indflydelse på tidligere arbejdsgiveres virksomheder. For eksempel kan du nævne mængden af ​​penge, du har sparet gennem forsigtig ressourcestyring eller sparet tid med et nyt arkiveringssystem. Tal skiller sig ud i et CV og fanger rekrutteringsmedarbejderes opmærksomhed.

Fremhæv dine certificeringer og færdigheder

Hvis du har faglig uddannelse og certificeringer, der er relevante for stillingen, skal du sørge for at inkludere dem i dit CV. Nævn også kernekompetencer, der kan forbedre dine chancer for at få jobbet. Du kan også angive dit færdighedsniveau inden for et område, såsom begyndere, mellemliggende eller avancerede.

Når du oplister dine færdigheder, kan du oprette forskellige sektioner for generelle, bløde og hårde færdigheder. Dette vil gøre det lettere for ansættelsesledere at identificere de kvaliteter, der adskiller dig fra andre kandidater.

Fremhæv vigtige punkter med adjektiver

Fremhæv de afgørende punkter i dit CV med adjektiver. Nogle adjektiver, der skal inkluderes i et CV til en administrativ assistent, inkluderer dedikeret, flittig, professionel, systematisk, ressourcestærk og konsekvent.

Relateret: Ord, der skal undgås og medtages på et CV

Tips til administrative assistentsamtaler

Her er tips til at hjælpe dig med at imponere ansættelseschefen under en administrativ assistentsamtale:

  • Vær punktlig. Timing er en vigtig succesfaktor for interviews, så prøv at nå frem, før interviewet er planlagt til at begynde. Punktlighed viser, at du er disciplineret og tager stillingen seriøst.

  • Øv dig med interviewspørgsmål. Læs stillingsbeskrivelsen omhyggeligt for at identificere de færdigheder og kompetencer, som arbejdsgiveren leder efter hos kandidater. Dette vil hjælpe dig med at kende de sandsynlige interviewspørgsmål, du kan forvente. Så repeter de almindelige spørgsmål, så meget du kan.

  • Kom med den nødvendige dokumentation. Udover at være punktlig, er det vigtigt at ankomme med flere kopier af dit CV, en kuglepen, en notesblok til at tage noter og enhver anden ønsket dokumentation.

  • Klæd på til lejligheden. Selvom den virksomhed, du går til samtale til, har en fleksibel kultur, er det tilrådeligt at klæde sig professionelt på til arrangementet. Du kan undersøge organisationen for at lære den dresscode, der er acceptabel for deres ansættelsesledere. Dette kan hjælpe dig med at levere et varigt indtryk.

  • Tag dig god tid. Før du besvarer spørgsmål, skal du bruge mindst et par sekunder på at tænke og samle dine tanker. Lyt aktivt, og bed om nødvendigt intervieweren om at omformulere spørgsmålet for at give dig selv lidt tid. Pause før du svarer giver dig tid til at komponere et godt svar og undgå fejl.

  • Kropssproget betyder noget. Intervieweren kan identificere frygt og nervøsitet ud fra den måde, du sidder, taler eller bevæger dig. I stedet for at gemme dine hænder i dit skød, gestikulere eller holde dem på bordet. Hold begge fødder solidt plantet på gulvet. Uanset om du interviewer personligt eller i telefonen, så lad din stemme og kropssprog formidle tillid.

  • Stil spørgsmål. Stil spørgsmål i slutningen af ​​interviewet. Du kan forberede spørgsmål relateret til stillingen på forhånd eller udvikle dem under samtalen. Det er dog tilrådeligt at undgå spørgsmål om løn og personalegoder, indtil du modtager et jobtilbud.

  • Tak til intervieweren. Inden du forlader interviewet, skal du takke ansættelseslederen for deres tid og indsats. Du kan også sende en takkebesked via e-mail eller mail senere for at minde intervieweren om din passion for stillingen, og hvorfor du er den bedste kandidat til rollen.

Tue Christiansen
Tue Christiansen Et administrativt assistentjob kan fungere som et springbræt til mere ledende roller i administration og ledelse. Administrative assistenter udfører opgaver for at støtte kontoradministratorer i en række forskellige brancher. At få en stilling som administrativ assistent indebærer at have et skræddersyet CV, der fremhæver dine erfaringer og færdigheder og at vide, hvordan man besvarer interviewspørgsmål korrekt.