Lær Hvordan Du Bliver Assisterende Kontorchef

Lær Hvordan Du Bliver Assisterende Kontorchef

Professionelle kontorassistenter er en vital del af ledelsen og andre fagpersoners arbejde og er nødvendige for at koordinere og understøtte overordnede front office-aktiviteter under minimalt opsyn. De hjælper deres supervisorer med at udføre mandater på arbejdspladser, herunder indkøb, e-mail, planlægning, produktionsplanlægning, organisering af receptioner og koordinering af faciliteter. Hvis du forfølger denne karriere, skal du have de nødvendige kvalifikationer til at hjælpe dig med at søge stillingen. I denne artikel diskuterer vi en assisterende kontorchef, hvad en assisterende leder gør, de færdigheder, der kræves for at blive det, løn, jobudsigt og ofte stillede spørgsmål om assisterende kontorchefer.

Hvad er en assisterende kontorchef?

En kontorassistentchef er en medarbejder, der er ansvarlig for at føre tilsyn med administrativ støtte og holde et kontor kørende. Jobbet har en bred vifte af ansvarsområder, herunder kopiredigering, reception og support til at håndtere arkivering for specifikke afdelinger eller en bestemt type papirarbejde. De mest succesrige assisterende ledere bruger deres omfattende erfaring inden for kontoradministration til at udføre deres opgaver godt. De er også afhængige af deres færdigheder i Microsoft Office-applikationer som Excel og Word til at udføre deres opgaver.

Assisterende kontorchefer er fagfolk, der koordinerer og organiserer kontorprocedurer og administrative opgaver. Deres rolle involverer at opbygge og vedligeholde et godt arbejdsmiljø, sikre høj kommunikation, sikkerhed og organisatorisk effektivitet.

Relateret: 23 Højtlønnede administrative opgaver

Hvad laver en assisterende kontorchef?

En assisterende kontorchefs ansvar og pligter omfatter forskellige aktiviteter såsom at yde generel kontorstøtte til virksomhedens medarbejdere. Disse fagfolk fokuserer også på at planlægge aftaler, hilse på besøgende og bestille kontorartikler. Tidligere erfaring som kontoradministratorer eller kontorchefer kan hjælpe assisterende kontorchefer med at udføre deres opgaver med succes. De kræver også kendskab til kontorsoftware såsom databaser, e-mailværktøjer og regneark for at håndtere kontoradministrative opgaver nøjagtigt.

Ofte kan den assisterende kontorchef sikre en smidig drift af kontoret ved at forbedre virksomhedens procedurer og udføre andre daglige opgaver, herunder:

  • Bestilling af forsyninger
  • Udførelse af vedligeholdelse
  • At lave indkøbsture
  • Løbe ærinder
  • Vedligeholdelse af udstyr
  • Betale regninger
  • Planlægning af aftaler og møder
  • Bestilling af udstyr og papirvarer
  • Organisering af kontorindretning
  • Samarbejde med HR for at vedligeholde og opdatere kontorpolitikker efter behov
  • Overvåge kontorprocedurer og operationer
  • Koordinering med IT-afdeling vedrørende alt kontorudstyr
  • Bekræftelse af alle varer er på fakturaer og betales til tiden
  • Håndtering af pris- og kontraktforhandling med kontorlejekontrakter, kontorleverandører og serviceudbydere
  • Sikring af rettidig og præcis rapportering og administration af kontorbudget
  • At yde support til besøgende
  • Hjælpe med onboarding-processen af ​​rekrutterne
  • Hjælpe med at løse medarbejdernes spørgsmål om kontoradministrationsproblemer (rejsearrangementer, papirvarer, hardware osv.)
  • Kontakt med facilitetsleverandører, herunder catering, rengøring og sikkerhedstjenester.
  • Planlægning af aktiviteter som fester, konferencer, sport og fester.

Assisterende kontorchefer sikrer, at alle deres pligter og ansvar er fuldført for at forbedre organisationens produktivitet. De samarbejder også med andre teammedlemmer for at levere tjenester og produkter til deres kunder og nå deres mål. Uanset deres arbejdsmiljø bør medarbejdere i denne stilling udføre deres opgaver nøjagtigt og udvikle deres karrierer for at opnå flere fordele fra virksomheden, herunder forfremmelse, lønstigning og bedre vilkår på arbejdspladsen.

Sådan bliver du assisterende kontorchef

Omtænksom tilgang til jobsøgningsprocessen og forberedelsen kan hjælpe med at sikre, at du får en succesfuld oplevelse. Nogle trin til at blive en assisterende kontorchef inkluderer:

Relateret: Hvad er en Chief Administrative Officer?

1. Undersøg arbejdsmarkedet

Før du forfølger en karriere for at blive assisterende kontorchef, skal du undersøge arbejdsmarkedet. Sørg for, at de færdigheder, du ønsker at opnå, kan hjælpe dig med at forfølge et job, du elsker. Overvej andre arbejdsmiljøproblemer, typen af ​​arbejdsgiver, sandsynlighed for karriereforløb, løn og tid til at fortsætte med at lære.

2. Forfølge en gymnasial eksamen

De fleste fagfolk, der arbejder som assisterende kontorchefer, kunne have startet deres karriere som diplomholdere. Med denne uddannelseskvalifikation kan du få job i enhver organisation, der leder efter assisterende kontorchefer. Mens du studerer gymnasieeksamen, kan du tage regnskab, videnskab, handel og erhvervsadministration.

Disse fag vil hjælpe dig med at opnå et gymnasialt eksamensbevis for at forfølge følgende uddannelseskvalifikation, herunder en associeret grad og bachelorgrad. Nogle arbejdsgivere overvejer også kandidater med gymnasieeksamener at ansætte til stillingen som assisterende kontorchef.

3. Få en bachelorgrad

Hvis du ønsker at få succes inden for feltet assisterende kontorchef, så overvej at tage en bachelorgrad i business administration, office management eller andre relaterede grader. Disse grader vil lære dig flere hårde og bløde færdigheder, herunder kontorledelse og budgettering, der er relevante for at understøtte din karriere som assisterende kontorchef.

4. Finpuds dine færdigheder

Der er mange færdigheder, der skal til for at være en succesfuld assisterende kontorchef. Nogle færdigheder, der kræves at overveje, omfatter organisationens troværdighed, interpersonelle færdigheder, kommunikationsevner, fleksibilitet og tidsstyringsevner. De, der forfølger denne karriere, bør forbedre deres færdigheder inden for disse områder og blive potentielle kandidater til stillingen.

5. Få relevant kontorledelseserfaring

Før du forfølger en virksomhedsstilling som assisterende kontorchef, skal du få mere erfaring for at tiltrække arbejdsgivere. Administrative roller er de bedste måder at få hands-on assisterelateret viden og vise ansættelsesledere, at du har stor erfaring til at besætte en ledig stilling. Overvej praktikophold i forskellige organisationer, der involverer kontorledelsesopgaver, og få den relevante erfaring, der er nødvendig for at blive professionel på dette område.

6. Bliv dygtig til Microsoft Outlook, Excel og Word

Brug af softwaren, helst QuickBooks, kan være noget, assisterende kontorchefer har brug for for at udføre deres opgaver med succes. Det betyder, at de kræver computerkendskab til at anvende, når de udfører opgaver gennem Microsoft Excel, Outlook og Word. Du kan læse computerkurser, mens du forfølger en gymnasieeksamen eller i løbet af en fire-årig bachelorgrad. Du kan også undersøge computere efter at have gennemført uddannelser og øge dit beskæftigelsespotentiale som assisterende kontorchef.

7. Overvej certificering

Mange certificeringer relateret til kontorledelse kan give dig de nødvendige kvalifikationer og hjælpe dig med at blive assisterende kontorchef. Selvom certificering ikke er obligatorisk, kan det hjælpe arbejdsgivere med at have tillid til, at du kan klare dig godt i denne stilling. Du kan opnå en Certified Administration Professional-certificering gennem International Association of Administration eller en relateret certificering for at gøre dig til en bedre kandidat til jobbet.

8. Opret et stærkt CV

Dem, der ønsker at besætte åbne stillinger i ansættelsesvirksomhederne som assisterende kontorchefer, bør oprette et CV og inkludere et følgebrev. Skriv et CV, der kan indeholde alle dine kvalifikationer, erhvervserfaring og andre væsentlige detaljer. Et velskrevet CV kan tiltrække arbejdsgivere og vise information, der matcher arbejdsgiverens virksomhedsbehov.

9. Send din ansøgning

Når du har fået den nødvendige erfaring, kan du begynde at søge job som assisterende kontorchef. Hvis du er ny i denne karriere, så fortsæt med at søge job og giv aldrig op, før du finder en stilling, der passer bedst til dine interesser og færdigheder.

Relateret: 8 nødvendige administrative assistentfærdigheder

Kompetencer nødvendige for assisterende kontorchefer

At blive assisterende kontorchef kræver, at du besidder nogle færdigheder, herunder:

Administrativ

Du bør udføre nogle administrative opgaver, herunder at udføre præstationsevalueringer, fyre og ansætte medarbejdere, overvåge og træne teammedlemmer. Du bør også godkende formelle rekvisitioner, vedligeholde papirarbejde, føre personaleregistre og udføre forretningsdrift. Administrative færdigheder kan hjælpe dig med at fokusere på ting, herunder:

  • Postproces
  • Planlægning
  • Konfliktløsning
  • Beslutningstagning
  • Delegation

Analytisk

En del af dit ansvar kan være at lede efter bedre måder at udføre dit job på. Du skal identificere områder med ineffektivitet og udvikle en løsning, der kan spare arbejdsgivere for penge og spare dine teammedlemmer for en masse forværring. En stor assisterende kontorchef vil vurdere alle processer, procedurer og praksis i virksomheden. De kan bruge følgende strategier til at forbedre deres præstationer:

  • Optimering
  • Kreativitet
  • Kritisk tænkning
  • Problemløsning
  • Procesledelse

Detaljeorienteret

Som assisterende kontorchef stoler medarbejderne på dig. Du vil være ansvarlig for rettidig bestilling af kontorartikler for at føre optegnelser på en organiseret måde og præcist. Opmærksomhed på detaljer kan hjælpe dig med at forbedre:

  • Nøjagtighed
  • Proaktivitet
  • Journalføring
  • Intuition

Meddelelse

Som assisterende kontorchef får du ofte besøg. Hvis du er den eneste, der ser besøgende, så ager som en effektiv receptionist, mens du udfører andre opgaver. At besidde fremragende kommunikationsevner kan hjælpe dig med at håndtere besøgende effektivt og arbejde med succes i denne stilling. Udvikl skriftlige og verbale kommunikationsevner for at hjælpe dig med at engagere dig effektivt med kolleger, ledere og kunder. Sørg for, at dine kommunikationsevner til enhver tid er venlige, præcise, effektive og professionelle.

Computer

Som assisterende kontorchef kræver du en bred vifte af computerfærdigheder. Din arbejdsgivers detaljer kan afgøre, om du passer i stillingen, men typisk besiddelse af regneark, database og it-evner kan gøre dig succesfuld i denne stilling. Ledelse af kontorer kan involvere en enorm mængde arbejde, der kan kræve, at du udmærker dig i opgaver, herunder:

  • Indtastning af data
  • Operativ system
  • Digital kalender
  • Software fejlfinding
  • Fildeling

Finansiere

Dine ansvarsområder kan omfatte bogføring, budgettering, budgettering, fakturering og regnskab. De kan også have brug for dig til at administrere løn, QuickBooks og småpengeposter. Det kan også være dit ansvar at levere kvartals- og årsrapporter. Du kan trives som assisterende kontorchef, hvis du besidder økonomiske kompetencer.

Ledelse

Som assisterende supervisor for, hvad der kan være en stor gruppe af kontoroperatører, skal du holde alle koordinerede og motiverede. Fremragende lederevner er afhængige af samarbejde for at sikre, at organisationen udvikler sig og hjælper andre med at vokse deres karriere. Disse aspekter vil hjælpe dig med at forbedre dine lederevner:

  • Samarbejde
  • Samordning
  • Motivering
  • Vejledning
  • Styring og forventningsafstemning

Relateret: Skrive kontorassistentopgaver på dit CV (med tips og eksempler)

Løn og jobudsigt

Den gennemsnitlige nationale løn for assisterende kontorchefer i USA er $43.499 om året. Denne løn kan variere afhængigt af din erhvervserfaring, geografiske placering og type arbejdsgiver.

Ifølge US Bureau of Labor Statistics kan assistentkontorchefers jobudsigter stige med 6 procent mellem 2019 og 2029, hurtigere end gennemsnittet af alle erhverv. Opgaver såsom styring af faciliteter, virksomheder og forberedelse til nødsituationer vil fortsat være afgørende i forskellige brancher.

Nikoline Schmidt
Nikoline Schmidt Professionelle kontorassistenter er en vital del af ledelsen og andre fagpersoners arbejde og er nødvendige for at koordinere og understøtte overordnede front office-aktiviteter under minimalt opsyn. De hjælper deres supervisorer med at udføre mandater på arbejdspladser, herunder indkøb, e-mail, planlægning, produktionsplanlægning, organisering af receptioner og koordinering af faciliteter. Hvis du forfølger denne karriere, skal du have de nødvendige kvalifikationer til at hjælpe dig med at søge stillingen. I denne artikel diskuterer vi en assisterende kontorchef, hvad en assisterende leder gør, de færdigheder, der kræves for at blive det, løn, jobudsigt og ofte stillede spørgsmål om assisterende kontorchefer.