Forstå I-9-formularen

Forstå I-9-formularen

At acceptere et nyt job kommer med en lang liste af papirarbejde. En I-9 formular er en af ​​de punkter, du skal udfylde, når du accepterer en ny stilling. Denne formular beviser, at du er berettiget til at arbejde i USA. I denne artikel diskuterer vi definitionen af ​​en I-9-formular, herunder hvad hvert afsnit indebærer, og hvilke understøttende dokumenter du kan bruge, når du indsender den.

Hvad er en I-9-formular?

En I-9-formular er en form for bekræftelse af ansættelsesberettigelse, der bruges til at bekræfte ansættelsestilladelse i USA. Denne formular kommer fra United States Citizenship and Immigration Services-afdelingen. Både arbejdsgiveren og medarbejderen udfylder deres del af I-9-formularen. Ud over formularen vil medarbejderen også indsende andre dokumenter, der beviser deres identitet og deres tilladelse til at arbejde i USA.

I-9 formularen siger, at:

  • Medarbejderen attesterer, at de er autoriseret til at arbejde i USA.
  • Arbejdsgiveren har gennemgået I-9-formularen sammen med de understøttende dokumenter for at bestemme medarbejderens berettigelse.

Hver ny betalt leje skal udfylde en I-9-formular inden for den krævede tidslinje. Nogle medarbejdere kan være undtaget, selvom disse situationer er usædvanlige. Nogle få undtagelser kan omfatte:

  • En medarbejder med ansættelsesdato før 6. november 1986.
  • En medarbejder, der sjældent arbejder i et privat hjem.
  • En midlertidig entreprenør, der er ansat hos en ekstern arbejdsgiver.
  • En medarbejder, der ikke i øjeblikket arbejder i USA.

Relateret: 11 elementer, der skal medtages i din tjekliste for nye ansættelser

Hvorfor er en I-9-form vigtig?

I-9-formularen er en vigtig del af ansættelsesprocessen, fordi den dokumenterer alle ansatte i en virksomhed, hvilket sikrer, at de er autoriseret til at arbejde i USA. Den regulerer også arbejdsgivere, og kræver, at de kun ansætter medarbejdere, der er autoriserede. På grund af dette kræver føderal lov, at alle nyansatte skal udfylde en I-9-formular, samtidig med at arbejdsgiverne kræver en fra deres nye medarbejdere.

Når både arbejdsgiver og medarbejder har udfyldt I-9-formularen, skal arbejdsgiveren beholde den i medarbejderens ansættelsesperiode i minimum tre år. Hvis medarbejderen bliver i virksomheden i mere end tre år, skal arbejdsgiveren opbevare skemaet i mindst et år efter orlovsdatoen. Selvom arbejdsgiveren ikke behøver at indsende I-9-formularen til regeringen, skal de dele den med dem, hvis de bliver bedt om det.

Relateret: Sponsorering af ansættelse: Sådan sponsorer du en udenlandsk medarbejder

Hvornår skal man bruge en I-9-formular

I-9-formularer gives til nyansatte i USA. Det gives til både amerikanske statsborgere og ikke-statsborgere, der har et midlertidigt eller permanent arbejdsvisum.

Du kan forvente følgende tidslinje, når du udfylder en I-9-formular:

  • En medarbejder modtager et jobtilbud og tager imod.
  • Medarbejderen udfylder den første del af I-9-formularen før eller på deres første arbejdsdag.
  • Medarbejderen returnerer I-9-formularen til deres arbejdsgiver.
  • Arbejdsgiveren verificerer nøjagtigheden af ​​oplysningerne i afsnit 1.
  • Arbejdsgiveren udfylder afsnit to i I-9-formularen senest på deres tredje dag.
  • Arbejdsgiveren beholder formularen I-9 i mindst tre år.

Hvis disse trin ikke er gennemført inden for tidslinjen, skal sektion tre muligvis bruges. I-9-skemaet opbevares sammen med medarbejderens dokumenter. Det går ikke til regeringen, medmindre en embedsmand anmoder om adgang.

I-9-formularen kan bruges af arbejdsgiveren eller personaleafdelingen. Det er en vigtig del af ansættelsesprocessen, der sikrer, at nyansatte udfylder alt nødvendigt papirarbejde. Nyansættelser er normalt underlagt andre typer papirarbejde, som at underskrive deres ansættelsesaftale eller tilmelde sig sygeforsikringsydelser, hvilket er, når de fleste virksomheder vil udfylde I-9-formularen.

Afsnit på en I-9-formular

I-9-formularen består af tre dele:

Afsnit 1- Medarbejderinformation og attest

Afsnit 1 udfyldes af medarbejderen. Det er arbejdsgiverens ansvar at sikre, at alle nyansatte udfylder I-9-formularen nøjagtigt og rettidigt. Det er også her medarbejdere med arbejdsvisum vil indsende deres arbejdstilladelses udløbsdato. Arbejdsgiveren skal så notere sig denne dato og genbekræfte medarbejderens autorisation inden denne dato. Hvis medarbejderen ikke har en udløbsdato, kan de lade dette stå tomt.

Afsnit et vil kræve, at du indtaster dit juridiske navn, alle brugte efternavne, adresse, fødselsdato og US CPR-nummer.

At udfylde denne formular bekræfter, at:

  • Medarbejderen er amerikansk statsborger eller,
  • Medarbejderen er en amerikansk ikke-statsborger eller,
  • Medarbejderen er lovligt fastboende eller,
  • Medarbejderen er en udlænding, der er autoriseret til at arbejde i USA

Ud over at udfylde afsnit 1, skal nyansatte også inkludere eventuelle yderligere dokumenter for at bevise ansættelsestilladelse. De skal indsende enten:

  • Et enkelt dokument fra liste A, der beviser identitet og ansættelsesberettigelse.
  • Et enkelt dokument fra liste B, der beviser identitet MED et enkelt dokument fra liste C, der beviser arbejdsegnethed.

Liste A kan omfatte dokumenter som et amerikansk pas, et amerikansk paskort, grønt kort eller midlertidigt opholdskort. Liste B kan omfatte dokumenter som et kørekort eller ID-kort, et føderalt eller statsligt ID-kort, et skole-id med et fotografi eller et US Armed Services ID-kort eller udkast til registrering. Liste C kan omfatte dokumenter som et gyldigt amerikansk socialsikringskort fra Social Security Administration, en fødselsattest fra det amerikanske udenrigsministerium, en original fødselsattest med et officielt segl eller et certifikat om amerikansk statsborgerskab. Alle dokumenter skal være originale, aktive og gyldige. Arbejdsgiverne kan heller ikke bestemme, hvilke dokumenter en nyansættelse bruger.

Relateret: 10 typer arbejdsvisum og kvalifikationskrav

Afsnit to - Gennemgang og verifikation af arbejdsgiver eller autoriseret repræsentant

Afsnit to udfyldes af arbejdsgiveren. Dette afsnit skal udfyldes inden for tre dage efter startdatoen. Afsnit to kræver, at arbejdsgiveren registrerer alle dokumenter, som medarbejderen indsender, der beviser deres berettigelse. Dette afsnit indeholder en fortegnelse over dokumentets titel, udstedende myndighed, dokumentnummer, arbejdstilladelsens udløbsdato og den dato, hvor medarbejderens ansættelse begynder.

Når arbejdsgiveren har udfyldt hvert af disse områder, skal de underskrive og datere I-9 og indsende det med medarbejderens andre ansættelsesdokumenter.

Relateret: Ansættelseskontrakter: En omfattende vejledning

Afsnit tre - Genbekræftelse og genansættelser

Afsnit tre bruges kun, hvis en medarbejder allerede har udfyldt I9-formularen, men genbekræftelse er nødvendig. Den kan også bruges, hvis medarbejderen forlader virksomheden, og derefter vender tilbage igen. Andre grunde til, at du muligvis skal udfylde afsnit tre omfatter:

  • Hvis medarbejderens juridiske navn er ændret siden de oprindeligt blev ansat.
  • Hvis medarbejderen genansættes inden for treårsperioden og stadig har tilladelse til at arbejde.
  • Hvis medarbejderens arbejdsvisums udløbsdato er før den treårige tidslinje.

Lennart Kjær
Lennart Kjær At acceptere et nyt job kommer med en lang liste af papirarbejde. En I-9 formular er en af de punkter, du skal udfylde, når du accepterer en ny stilling. Denne formular beviser, at du er berettiget til at arbejde i USA. I denne artikel diskuterer vi definitionen af en I-9-formular, herunder hvad hvert afsnit indebærer, og hvilke understøttende dokumenter du kan bruge, når du indsender den.