Administrativ Assistent Vs. Sekretær: Ligheder Og Forskelle

Administrativ Assistent Vs. Sekretær: Ligheder Og Forskelle

Selvom administrative assistenter og sekretærer begge yder administrativ støtte på en arbejdsplads, er der nogle forskelle mellem de to job. At lære forskellene mellem rollerne og det ansvar, hver stilling har, kan hjælpe dig med at træffe et mere informeret valg, hvis du leder efter job.

I denne artikel forklarer vi forskellene mellem en administrativ assistent og en sekretær, fordelene og pligterne ved at arbejde i hver rolle, og hvordan man kommer i gang med en karriere inden for disse områder.

Hvad er en administrativ assistent?

En administrativ assistent støtter en arbejdsplads og hjælper medarbejdere, ledere og besøgende med forskellige administrative opgaver. Afhængigt af virksomheden kan nogle administrative assistenter endda have lederstillinger for at føre tilsyn med og træne juniormedarbejdere. Den daglige arbejdsbyrde for en administrativ assistent kan variere meget afhængigt af størrelsen af ​​en organisation og erfaringsniveauet inden for rollen. De fleste administrative assistenter udfører følgende opgaver:

  • Hils på besøgende
  • Besvarelse af telefoner og mails
  • Indtastning af korrespondance på arbejdspladsen
  • Behandler mail
  • Vedligeholdelse af elektroniske arkivsystemer
  • Organisering af tidsplaner
  • Oprettelse af dagsordener
  • Indkøb af forsyninger
  • Udarbejdelse af udgiftsrapporter
  • Tage notater under møder
  • At lave rejsearrangementer

Relateret: Administrativ assistent vs. receptionist: Hvad er forskellen?

Hvad er en sekretær?

En sekretær er normalt den første person, en besøgende interagerer med, når de ringer eller besøger en arbejdsplads. Sekretærer udfører grundlæggende kontorfunktioner, såsom at byde gæster eller klienter velkommen, registrere vital information, besvare opkald og lave aftaler. De udfører de fleste af de administrative relaterede opgaver i en virksomhed.

Sekretærer kan have følgende opgaver:

  • Hilser besøgende, så snart de ankommer
  • Ydelse af kundeservice
  • Besvarelse af telefoner og mails
  • Indtastning af korrespondance på arbejdspladsen
  • Vedligeholdelse af optegnelser
  • Drift af kontorudstyr
  • Løbe ærinder

Relateret: 12 væsentlige sekretæropgaver

Administrativ assistent vs. sekretær

Her er et par forskelle mellem en administrativ assistent og en sekretær:

Løn

En administrativ assistent tjener 15,74 USD i timen, mens en sekretær tjener 13,79 USD i timen. Da administrative assistenter typisk har flere opgaver, får de højere løn end sekretærer. Begge lønninger kan dog variere baseret på erfaring, uddannelse, beliggenhed og virksomhedens størrelse. For eksempel kunne en sekretær med mere erfaring tjene mere løn end en administrativ assistent på begynderniveau.

Krav

Sekretærer og administrative assistenter behøver typisk ikke at opfylde andre krav end at have en gymnasial eksamen eller GED. Da administrative assistenter ofte har flere ansvarsområder, kan arbejdsgivere søge kandidater med mindst associerede grader. Uddannelse kan også fungere som en erstatning for relateret erfaring.

Erfaring kan variere alt efter rolle og virksomhed. Sekretærer har typisk ikke brug for erfaring for at finde entry-level jobs, mens nogle administrative assistentroller kan kræve omkring et års erfaring for at kvalificere sig. Virksomheder, der forventer, at sekretærer eller administrative assistenter udfører mere komplekse opgaver, kan kræve noget relateret erfaring.

Både sekretærer og administrative assistenter, der ønsker at arbejde inden for et specialiseret område, kan have brug for specifik erfaring. For eksempel kan advokatfirmaer bede sekretærer eller administrative assistenter om at have en vis erfaring eller viden i en juridisk kontekst. Jobopslagene kunne specificere den type erfaring, der er nødvendig, såsom advokatsekretær.

Relateret: Sådan bliver du sekretær i 6 trin

Avancement muligheder

Både sekretærer og administrative assistenter har mange avancementsmuligheder. En almindelig vej for sekretærer er at gå ind i en administrativ assistentrolle efter at have fået noget erfaring. Administrative assistenter og sekretærer kan også udforske disse karrierer:

  • Kontorchef
  • Kontoradministrator
  • Administrativ koordinator
  • Executive assistent
  • Administrativ direktør

Da disse roller understøtter hele arbejdspladser og lærer forskellige aspekter af mange job, kan de gå over i en anden karriere inden for et nyt felt. For eksempel kan en administrativ assistent, der arbejder for et revisionsfirma, blive bogholder eller regnskabsmedarbejder med en vis erfaring.

Færdigheder

Sekretærer og administrative assistenter har ofte lignende færdigheder, herunder følgende færdigheder:

  • Kommunikation: Disse administrative fagfolk interagerer med kolleger, kunder og ledere regelmæssigt i løbet af deres dage. Fremragende skriftlige og verbale kommunikationsevner hjælper dem med at arbejde med teammedlemmer og hjælpe kunder.
  • Tidsstyring: Mange administrative assistenter og sekretærer planlægger møder, laver rejsearrangementer og administrerer direktørens tidsplaner. Tidsstyring hjælper dem med at planlægge deres eget arbejde såvel som andre medarbejderes tidsplaner.
  • Organisation: Et hovedansvar for administrative fagfolk er at holde arbejdsområdet organiseret, herunder fysiske og digitale genstande. De kan bruge denne færdighed til nemt at få adgang til filer, vurdere inventar og hjælpe andre med at finde udstyr eller information.
  • Computerfærdighed: Administrative fagfolk fuldfører det meste af deres arbejde på computere, hvilket gør computerfærdigheder afgørende. De bør være effektive med e-mail-platforme, planlægningssoftware og eventuelle specifikke platforme, deres virksomheder bruger.
  • Kritisk tænkning: Da administrative fagfolk muligvis skal udføre mange typer opgaver, er kritisk tænkning en nyttig færdighed at udvikle. Det kan hjælpe dem med at lære, hvordan man løser visse problemer med lidt eller ingen overvågning.
  • Teamwork: Administrative assistenter og sekretærer interagerer normalt med alle kolleger på deres kontorer. De skal have fremragende teamwork færdigheder til at samarbejde med andre og skabe et positivt arbejdsmiljø.

Certificeringer

Administrative assistenter og sekretærer kan opnå certificeringer for at udvikle deres færdigheder og udvikle en konkurrencefordel. Her er nogle almindelige certificeringer, der er tilgængelige for begge fagfolk:

  • Certified Administrative Professional: International Association of Administrative Professionals tilbyder denne legitimation. For at være berettiget til CAP har du brug for en blanding af professionel erfaring og uddannelse. Jo højere den akademiske grad du har, jo færre professionelle timer har du brug for, selvom du kan kvalificere dig uden at have en universitetsgrad.
  • Microsoft Office Specialist: Microsoft tilbyder flere certificeringer baseret på forskellige Office-programmer. Du behøver ingen erfaring eller uddannelseskrav for at kvalificere dig til MOS-certificeringer, selvom du skal bestå certificeringseksamener for hver specialitet. Da mange virksomheder bruger Microsoft-programmer, kan det være nyttigt at være en MOS for at vise dine færdigheder.

Fordele

Administrative assistenter og sekretærer deler mange af de samme fordele, herunder potentiale for karrierevækst og fleksibilitet. Begge disse stillinger arbejder normalt i små administrative afdelinger, nogle gange uafhængigt. Dette aspekt kan appellere til dem, der nyder at arbejde uden meget tilsyn. Men administrative fagfolk kommunikerer og arbejder med mange kolleger, så disse roller er også gode for folk, der kan lide et teammiljø.

Maren Bruun
Maren Bruun Selvom administrative assistenter og sekretærer begge yder administrativ støtte på en arbejdsplads, er der nogle forskelle mellem de to job. At lære forskellene mellem rollerne og det ansvar, hver stilling har, kan hjælpe dig med at træffe et mere informeret valg, hvis du leder efter job.