12 Væsentlige Sekretæropgaver

En sekretær kan nogle gange påtage sig mere ansvar end blot at besvare telefoner og tage beskeder. Sekretærer kan også stole på en række forskellige færdigheder for at hjælpe dem med at få succes i deres job. Ofte kan sekretærer være de personer, der er ansvarlige for at holde kontoradministration og -drift kørende.

I denne artikel vil vi diskutere, hvad en sekretærs fælles pligter er, samt nogle yderligere ansvarsområder, som en sekretær kan påtage sig som en del af deres job.

Hvad er en sekretær?

En sekretær er en administrativ professionel, der spiller en integreret rolle i erhvervslivet og andre organisatoriske miljøer. Sekretærer er typisk de personer, der vedligeholder og organiserer kontoropgaver, implementerer procedurer og udfører yderligere administrative opgaver, afhængigt af arten af ​​deres ansættelse. For eksempel kan de administrative opgaver, en sekretær er ansvarlig for, variere mellem brancher som jura, private virksomheder og offentlige enheder. En sekretær kan dog være ansvarlig for flere almindelige opgaver, der kan omfatte:

  • Arbejder som receptionist for at hilse på kunder, kunder og besøgende
  • Besvare og dirigere telefonopkald
  • Organisering af dokumenter og papirarbejde og vedligeholdelse af et arkiveringssystem
  • Assistere ledere og medarbejdere med virksomhedens projekter og opgaver

Selvom disse ansvarsområder ofte kræves af sekretærarbejde, kan de væsentlige opgaver, en sekretær kan udføre i deres job, omfatte flere administrative opgaver, afhængigt af hvor de arbejder.

Relateret: Lær om at være sekretær

Sekretærens opgaver og ansvar

En sekretærs opgaver kan variere afhængigt af, hvor de arbejder, og nogle gange overskrider sekretærer deres jobkrav.

  1. Besvare og dirigere telefonopkald
  2. Organisering og distribution af budskaber
  3. Vedligeholdelse af virksomhedens tidsplaner
  4. Organisering af dokumenter og filer
  5. Hils på erhvervskunder og gæster
  6. Dokumentation af økonomiske oplysninger
  7. Vedligeholdelse og bestilling af kontorartikler
  8. Planlægning af møder og konferencer
  9. Assistere ledere med projektopgaver
  10. Supervision af personale og nye medarbejdere
  11. Koordinering med andre organisationer
  12. Implementering af administrative procedurer

1. Besvarelse og viderestilling af telefonopkald

Sekretærer kan være ansvarlige for at besvare kontorets telefonlinjer og dirigere hvert opkald til den relevante person. Ofte er sekretærer de personer, der håndterer opkald, klientopkald og modtager beskeder. For eksempel kan en advokatsekretær regelmæssigt tage imod opkald fra klienter vedrørende sagsbehandling eller andre oplysninger, og de skal være i stand til at rette hvert klientopkald til den relevante advokat samt modtage og distribuere andre beskeder og korrespondancer. En sekretær kan også have behov for at have ekspertise i at skelne mellem presserende og mindre vigtig kommunikation.

2. Organisering og distribution af budskaber

En anden vigtig opgave, som sekretærer ofte udfører, er at organisere og distribuere notater, noter, beskeder og anden skriftlig kommunikation. Derudover kan sekretærer have exceptionelle kommunikations- og analytiske færdigheder til at påtage sig kommunikationsopgaver som disse. For eksempel kan det forventes, at en administrerende sekretær, der arbejder for en administrerende direktør i et stort teknologiselskab, organiserer og formidler forskellige meddelelser eller notater for kun at bringe den mest presserende kommunikation til deres administrerende direktør. En presserende besked kan relatere til en ændring i en klients kontrakt, og den administrerende sekretær skal være i stand til hurtig og effektiv kommunikation, mens de sender beskeder videre.

Læs mere: Lær om at være eksekutivsekretær

3. Vedligeholdelse af virksomhedens tidsplaner

Sekretærer er også almindeligvis ansvarlige for at vedligeholde tidsplaner og dagsordener for fagfolk i deres virksomheder. For eksempel kan en sekretær for et stort marketingfirma organisere holdplaner for hver af virksomhedens afdelinger såvel som ledernes dagsordener ved at lave aftaler med kunder, leverandører og aktionærer. Sekretærer kan også være de personer, der holder personalet på sporet med påmindelser og advarsler om kommende konferencer eller møder.

4. Organisering af dokumenter og filer

At holde dokumenter, optegnelser og filer organiseret er en anden vigtig opgave, som sekretærer kan forventes at udføre. For eksempel kan en lægesekretær normalt tage ansvaret for at vedligeholde et arkiveringssystem for patientjournaler, udgiftsrapporter for medicinske forsyninger og medicin, proceduremæssig dokumentation og andre vigtige dokumenter. Ofte er en virksomheds dokumenter, filer og andre optegnelser gemt i en computerdatabase, og sekretærer kan ofte forventes at have de nødvendige tekniske færdigheder til at bruge disse typer arkivsystemer.

5. Hils på erhvervskunder og gæster

Sekretærer kan også påtage sig receptionistopgaver ud over deres administrative ansvar. For eksempel kan en direktionsassistent fungere som receptionist for at hilse på kunder, der ankommer til konferencer eller møder, og kan være den person, der hjælper besøgende med at finde sig til rette, medbringer forfriskninger, tager noter under møder med kunder og generelt arbejder for at fastholde fagligheden og det overordnede. varemærkebillede af deres virksomhed, når de hilser og dirigerer besøgende.

6. Dokumentation af økonomiske oplysninger

En anden yderst væsentlig opgave, som sekretærer kan påtage sig, er dokumentation af udgifter, indtjening og andre økonomiske oplysninger. For eksempel kan en sekretær i et salgsselskab være ansvarlig for at dokumentere omsætning og salgstal fra salgsteamets rapporter samt virksomhedens udgifter og driftsomkostninger. Sekretæren kan derefter bruge regnearkssoftware til at organisere økonomiske data i specifikke økonomiske rapporter, som virksomhedens administrerende direktør kan analysere og godkende.

7. Vedligeholdelse og bestilling af kontorartikler

Sekretærer kan også være de personer, der er ansvarlige for at føre lageroptegnelser og vedligeholde kontorartikler. Sekretæren kan også være ansvarlig for at afgive bestillinger på forsyninger, der er ved at løbe tør. For eksempel kan en kontoradministrator lave et månedligt regneark for at holde en løbende registrering af antallet af forsyninger som kopipapir, toner, kuglepenne, arkivmapper og andre forsyninger for at holde styr på, hvilke forsyninger der er nødvendige, og hvilke forsyninger der er tilstrækkeligt på lager.

8. Organisering og afholdelse af møder

Ud over at planlægge møder og konferencer kan sekretærer også påtage sig ansvaret for at organisere og afholde møder. For eksempel kan en administrerende sekretær for en administrerende direktør i et detailselskab organisere et møde med tøjdesignere, modemærker eller andre fagfolk i branchen. Derefter kan sekretæren lede mødet ved at diskutere de vigtige punkter på konferencen og tage noter til den administrerende direktør og andre beslutningstagere i virksomheden. Sekretærer kan være et vigtigt teammedlem til at udføre disse typer opgaver, da ledere, direktører og andre højtstående fagfolk nogle gange kan være utilgængelige under lignende omstændigheder.

Relateret: Administrative færdigheder: Definition og eksempler på din karriere

9. Assistere ledere med projektopgaver

Nogle gange kan en sekretær være uvurderlig til at hjælpe deres vejledere med at løse små opgaver som en del af større projekter. For eksempel kan en sekretær for en ledende marketingdirektør hjælpe med at organisere rapporter, udskrive dokumenter eller forberede en præsentation. På grund af den række af opgaver, en sekretær kan udføre, skal denne type professionel besidde en bred vifte af bløde og hårde færdigheder for at lykkes i rollen.

10. Supervision af personale og nye medarbejdere

Sekretærer kan også være de mentorer, der arbejder med personalet, når de implementerer procedurer og underviser nye medarbejdere. På grund af deres viden og erfaring med deres virksomheder hjælper mange sekretærer med at lede medarbejdere og nyansatte med at udvikle deres færdigheder, følge virksomhedens protokol og lære om det overordnede virksomhedsmiljø. Som et eksempel kan en advokatsekretær påtage sig at vejlede en nyansat advokatfuldmægtig og vise dem, hvordan man bruger virksomhedens computer- og arkivsystemer, hvordan man organiserer sagsbehandling og dokumenter i overensstemmelse med politik og de metoder, personalet bruger til at udføre opgaver og håndtere klienter.

11. Koordinering med andre organisationer

Sekretærer arbejder også med at koordinere og danne relationer med andre virksomheder og organisationer. For eksempel kan en sekretær for et ingeniørfirma være forbindelsesleddet, der forbinder med entreprenører, designere og andre ingeniørorganisationer for at oprette konferencer, købe ressourcer eller danne forretningspartnerskaber.

12. Implementering af administrative procedurer

Sekretærer kan også spille en rolle i udvikling og implementering af virksomhedens politikker og forskellige administrative procedurer. For eksempel kan en lægesekretær udvikle en procedure til at dokumentere patientbehandlingsplaner, der inkluderer at følge et sæt trin til at dokumentere medicinsk information i en database. Sekretæren kan derefter implementere denne nye procedure ved at uddanne sygeplejersker og personale i, hvordan de skal udføre retningslinjerne i politikken.

Fordi sekretærer kan påtage sig en række forskellige opgaver og ansvar, kan det være afgørende for sekretærer at besidde en bred vifte af færdigheder som administrative færdigheder, kommunikationsevner, kundeservicefærdigheder, tekniske færdigheder, analytiske og problemløsningsevner. Sekretærer kan også stole på lederevner til at organisere og lede kontorpersonale og -procedurer.

Frode Thorsen
Frode Thorsen En sekretær kan nogle gange påtage sig mere ansvar end blot at besvare telefoner og tage beskeder. Sekretærer kan også stole på en række forskellige færdigheder for at hjælpe dem med at få succes i deres job. Ofte kan sekretærer være de personer, der er ansvarlige for at holde kontoradministration og -drift kørende.